論文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的意義

劉丹

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位檔案管理工作中的位置越來(lái)越重要。本文基于文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展進(jìn)行簡(jiǎn)單了解，根據(jù)其重要意義，針對(duì)其檔案整理人員的專業(yè)性、信息管理水平、檔案整理制度中存在的問(wèn)題，提出提高人員素質(zhì)能力、應(yīng)用新型信息技術(shù)、規(guī)范檔案整理等有效措施，為我國(guó)事業(yè)單位效能化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案整理;事業(yè)單位;優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 18-0-02

一、引言

隨著我國(guó)科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位檔案管理工作中占據(jù)著越來(lái)越重要的位置，為事業(yè)單位的整體發(fā)展提供了有效依據(jù)，其本身具有客觀記錄事業(yè)發(fā)展歷程的特性，對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展發(fā)揮著重要作用，因此，事業(yè)單位必須做好提升自身文書(shū)檔案管理水平工作。

二、文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

（一）是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)核心

文書(shū)檔案整理能夠有效將檔案進(jìn)行綜合管理，按照一定順序編碼，信息內(nèi)容進(jìn)行整理歸類，在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中起著承上啟下的重要作用，而且還是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中的中心環(huán)節(jié)，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的完整化、系統(tǒng)化對(duì)其效能化發(fā)展具有重要意義，因此，必須保證檔案業(yè)務(wù)整體系統(tǒng)的完整性[1]。

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案文件首先要以專門(mén)的形式傳遞到檔案管理機(jī)構(gòu)，在機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行綜合整理，繼而按照一定條件進(jìn)行分類編碼，如果在這過(guò)程中存在問(wèn)題，則需要重新對(duì)文件進(jìn)行退回直至合格。文書(shū)檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提，只有做好相應(yīng)的前期整理工作，才能對(duì)檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化起到一定保障作用，從而有效提高對(duì)檔案的合理化利用。與此同時(shí)，還需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格篩選偵查工作，對(duì)檔案收集管理工作起到一定的監(jiān)督作用，通過(guò)對(duì)檔案的比較和鑒定突出檔案整理工作的價(jià)值，確保檔案業(yè)務(wù)整體工作的穩(wěn)定性。

（二）是利用檔案信息資源的必要條件

文書(shū)檔案管理是事業(yè)檔案管理整體工作中的重要組成部分之一，其根本實(shí)質(zhì)就是使信息資源能夠在一定情況下增加利用效率。在對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納整理的同時(shí)，也是對(duì)其資料進(jìn)行保護(hù)的另一種表現(xiàn)形式。事業(yè)單位通過(guò)高效率的文書(shū)檔案整理，能夠有效高度保持重要文件的完整程度，還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行及時(shí)的調(diào)取采用，極大地提升了事業(yè)單位文件檔案的利用價(jià)值，提高其重復(fù)使用效率，因此，檔案的整體工作不僅是事業(yè)檔案管理體系的重要前提，還是利用檔案信息資源的必要條件。

一般事業(yè)單位接收文件資料時(shí)，遞交上來(lái)的文件資料一般都呈現(xiàn)出零散的狀態(tài)，這種狀態(tài)下不利于對(duì)文件及時(shí)的利用和查找，同時(shí)這些資料也無(wú)法對(duì)真實(shí)情況進(jìn)行充分表達(dá)和展示，從而影響檔案效果有效發(fā)揮和重復(fù)使用，因此，需要不斷加強(qiáng)文檔之間的有效聯(lián)系，對(duì)整體檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)有效的整理和劃分，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和成分進(jìn)行正確揭示，不僅為檔案創(chuàng)造了必要性優(yōu)勢(shì)，在將檔案完整規(guī)范保存下來(lái)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)事業(yè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展。

（三）有利于促進(jìn)檔案工作持續(xù)運(yùn)行發(fā)展

文書(shū)檔案整理的根本含義就是將分散且無(wú)規(guī)律可循的文件進(jìn)行收集整理，并根據(jù)先后順序進(jìn)行編號(hào)排列，為日后重復(fù)使用奠定有效基礎(chǔ)。檔案整理工作的科學(xué)化、合理化、有效化能夠在一定程度上提升文書(shū)檔案整理工作的效率和質(zhì)量，從而確保了檔案管理體系的系統(tǒng)性和完整性，進(jìn)一步為文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化運(yùn)轉(zhuǎn)提供有效保障。

在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作實(shí)時(shí)開(kāi)展中，需要在一定基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)化整合，以及基礎(chǔ)目標(biāo)編寫(xiě)樣目表等操作整理流程，在經(jīng)過(guò)多樣化的操作流程后，更容易發(fā)現(xiàn)文書(shū)中存在的價(jià)值，在建立事業(yè)單位效能化管理體系的同時(shí)，省去繁瑣的前期準(zhǔn)備工作，這些都為全面鑒定文書(shū)檔案的價(jià)值提供了有效契機(jī)，同時(shí)又奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)，為文書(shū)檔案的多元化檢索提供了參考數(shù)據(jù)，在檔案的完整性與安全性之間構(gòu)建溝通橋梁，同時(shí)也是開(kāi)發(fā)文檔信息資源價(jià)值的重要保障，進(jìn)一步促進(jìn)檔案整理工作持續(xù)運(yùn)行發(fā)展。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案整理中存在的具體問(wèn)題

文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義，但是其中存在著人員專業(yè)性有待提高、信息管理水平比較落后、文書(shū)檔案整理不規(guī)范三方面問(wèn)題。

（1） 相關(guān)文書(shū)檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力還有待提高。由于事業(yè)單位每年都會(huì)有一批“新鮮血液”注入其中，所以對(duì)于這些新的文書(shū)檔案管理員來(lái)說(shuō)，相關(guān)業(yè)務(wù)流程還不夠熟悉，而且掌握方法的速率也比較慢，技能方面存在欠缺。而且在傳統(tǒng)觀念的影響下，沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案整理工作有一定的重視和認(rèn)識(shí)，工作態(tài)度也比較散漫，沒(méi)有保持積極熱情的工作心態(tài)，因此極易出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。

（2） 文書(shū)檔案整理信息化管理水平仍處于落后階段。在現(xiàn)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，由紙質(zhì)管理逐漸向電子信息技術(shù)管理過(guò)渡，這就表明，可以將信息技術(shù)產(chǎn)物也保存到文書(shū)檔案之中，比如照片、視頻、錄音等電子產(chǎn)品，其也成為文書(shū)檔案整理工作中的重要組成部分，但是為了以防萬(wàn)一，還是要做好紙質(zhì)和電子信息整理工作的雙重保險(xiǎn)[2]。

（3） 如今文書(shū)檔案整理與傳統(tǒng)模式相比，雖然取得了很大的進(jìn)步，但是其整體系統(tǒng)的管理還是沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，比如在文件的收取和發(fā)送方面，都存在一定程度的延遲性，同時(shí)無(wú)法對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行有效保障，在對(duì)信息進(jìn)行有效處理和查詢后，歸檔過(guò)程顯示出隨意性，沒(méi)有按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格管控，為后期對(duì)檔案的調(diào)閱和使用造成了一定程度的影響。這種工作態(tài)度下極易出現(xiàn)檔案變質(zhì)破損現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位效能化的發(fā)展進(jìn)程。

四、強(qiáng)化事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作的優(yōu)化措施

（一）提高人員素質(zhì)能力

文書(shū)檔案整理人員的專業(yè)化素質(zhì)能力直接關(guān)系到事業(yè)單位效能化發(fā)展的程度，因此，事業(yè)單位必須做到加強(qiáng)對(duì)相關(guān)整理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能的有效提升。首先，事業(yè)單位要定期對(duì)新入人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)需要確保活動(dòng)內(nèi)容的豐富性和種類形式的多樣性，使新入員工能夠?qū)ξ臅?shū)檔案整理相關(guān)的理論知識(shí)進(jìn)行一定掌握的條件下，進(jìn)一步提升其知識(shí)文化素養(yǎng)和實(shí)踐操作技能，對(duì)文書(shū)檔案的歸類方法和流程步驟進(jìn)行梳理和了解，在了解內(nèi)涵的同時(shí)，將其潛移默化的在腦中形成深刻印象;其次，新進(jìn)人員要對(duì)事業(yè)單位的文書(shū)檔案整理的行為規(guī)范和規(guī)章制度進(jìn)行深入掌握，在工作過(guò)程中要保持嚴(yán)格的工作態(tài)度，確保在工作過(guò)程中減少失誤概率;再次，管理人員要對(duì)新入人員進(jìn)行一定程度的思想教育工作，使其充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案整理工作的重要意義;最后，新入人員可以充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)的通過(guò)平時(shí)鍛煉不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高事業(yè)單位文書(shū)檔案整理水平。

（二）應(yīng)用新型信息技術(shù)

傳統(tǒng)文書(shū)檔案整理工作已經(jīng)不能跟上時(shí)代的潮流，所以需要在其基礎(chǔ)上，不斷融入科技信息化技術(shù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)推動(dòng)事業(yè)單位效能化發(fā)展。經(jīng)濟(jì)是實(shí)現(xiàn)發(fā)展的基礎(chǔ)動(dòng)力，所以想要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整理工作與信息技術(shù)的高效融合，事業(yè)單位就必須加大資金的投入，購(gòu)買新型設(shè)備儀器，多方面共同建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)共同促進(jìn)技術(shù)交流，改變?cè)械奈募斯せ蛭锪鞯膫鬟f方式，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位科技化、便捷化發(fā)展[3]。不斷完善相應(yīng)的法律法規(guī)，進(jìn)一步有效實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范管理，進(jìn)一步消除雙向檔案無(wú)縫銜接的弊端，繼而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作的有效推動(dòng)。

（三）加強(qiáng)整理規(guī)范程度

提高文書(shū)檔案整理的規(guī)范程度，能夠提高檔案整理人員對(duì)文書(shū)檔案整理的精準(zhǔn)程度，確保文件處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)在文件進(jìn)行調(diào)閱和收發(fā)時(shí)，相關(guān)工作人員需要做好借調(diào)記錄并進(jìn)行有效登記，確保文件的行為規(guī)范，以及對(duì)文件的來(lái)源和回收進(jìn)行及時(shí)有效調(diào)查，擬定規(guī)范的、合理的文書(shū)檔案格式，能夠?yàn)槲臅?shū)整理創(chuàng)造便利條件。

在保管文書(shū)過(guò)程中，需要做好一切防止事故出現(xiàn)的預(yù)防措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)等。需要對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案進(jìn)行定期的檢查工作，針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效整理，全面性的預(yù)防文書(shū)檔案出現(xiàn)變質(zhì)、潮濕、損壞等現(xiàn)象，從而進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位效能化順利發(fā)展。

五、結(jié)論

綜上所述，文書(shū)檔案整理工作能夠有效客觀記錄事業(yè)單位會(huì)議中的重要資料，并將其進(jìn)行綜合性匯總分類，經(jīng)過(guò)積累構(gòu)成一個(gè)海量數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的發(fā)展歷程和決策服務(wù)提供真實(shí)有效的依據(jù)，不斷將其與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)科技相結(jié)合，進(jìn)一步有效促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展。

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