企業數字檔案室建設的實踐與思考

汪友波

摘 要：當前，隨著我國信息化建設進程的不斷推進，我國的各大企業開始著手建設數字化、現代化的檔案室。信息化的管理方式以及數字化的建設已經成為現階段最具代表性科學管理方式，同時也是企業實現可持續發展的重要目標。相較于傳統的企業檔案室，現代化的數字檔案室大有裨益。依托于高新技術，能夠有助于檔案室館藏檔案數字化的實現，有助于實現信息資源的共享，有助于信息傳輸的自動化。但是現階段的企業數字檔案室在建設的過程中仍然存在諸多問題，嚴重制約著建設活動的有效開展。基于此，本文通過介紹當前數字檔案室建設的背景，詳細分析了目前企業數字檔案室建設過程當中所面臨的困難與矛盾，并結合實際提出了一系列關于提升企業管理水平，促進數字檔案室建設的有效應對措施。

關鍵詞：企業管理;數字化檔案室;建設與實踐

引言：隨著我國現代化信息技術的不斷發展，數字檔案室的建設逐漸提上日程。大數據背景下，企業要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，就需要加強建設與管理。數字檔案管理作為現代化信息時代進行綜合管理的重要手段，是企業進行優化決策、科學管理的重要方式。建設數字檔案室應該與時俱進，及時發現在建設過程中所面臨的問題與矛盾，并從多方面、全方位角度去分析與解決。不論是對數字檔案室技術方面的升級，還是對數字檔案室管理方面的創新都應該加強重視，在結合現代化信息技術與網絡技術的基礎上，不斷提升企業的整體管理水平與效能，已達到促進自身綜合競爭力的最終目標。

一、適應企業發展需求，各階層大力支持數字檔案室的建設

傳統企業檔案室在管理方式與館藏內容上的問題愈發暴露。經常面臨著資金籌備不住、數字專業化人才稀缺、檔案安全與信息質量不高等問題。因此，伴隨著信息化時代的到來，數字化、信息化、網絡化的管理對檔案事業的發展產生了深遠影響，并逐漸成為館藏檔案的重要構成，為企業的檔案管理以及科學決策提供了有利條件，數字檔案室建設成為大勢所趨，并得到了社會各階層的大力支持與認可。首先，國家大力支持數字檔案室的建設，相關部門還積極響應并指出建設設計的目標、原則以及內容，為企業數字檔案室的建設提供了有效地建設依據。其次，目前多家企業已經開始宣布開始建設現代化的數字檔案室，并明確了具有針對性以及可操作性的建設指導。此外，企業還邀請業界相關的專業人士進行建設培訓與指導，開啟了全面推進數字檔案室建設的新時代[1]。最后，隨著企業現代化與信息化建設的穩定健康發展，檔案室的建設也需要注入更多的信息化技術，傳統的檔案室已經不能夠滿足企業日漸增長的需求，需要及時轉變傳統化的檔案管理方式，不斷推進檔案管理由人工管理向信息化管理的方式轉變。

二、企業數字檔案室建設所面臨的困難

（一）企業數字檔案室需要加強檔案信息安全與保護問題

現階段的企業數字檔案室建設還遺留著傳統檔案室的歷史問題，對于檔案材料的搜集與整理、將材料歸檔入庫以及查閱與利用共享資源都需要人工手動操作，這在一定程度上降低了檔案信息的準確性與可靠性，存在隨時發生檔案信息被盜用或者篡改的可能性。企業要想有效解決這類問題就需要加強檔案信息的安全與保護問題，通過有效地安全管理辦法，有效提升檔案的信息安全與防護級別。由于檔案信息在儲存與管理的過程中很容易被人為誤刪或者篡改，而想要恢復原先的數據需要花費更多的資金，不僅耗費大量的時間與精力，還浪費了大量的人力、物力，增加了企業的投資成本。

（二）企業檔案室采用的管理技術過于傳統、單一

現代化的企業檔案室建設在管理技術的要求上不斷提升標準，就目前來看，相當多的大型企業還存在采用傳統、過時的管理技術，在與其他的成功、先進企業進行交流與溝通時常會出現所應用的管理軟件與數據傳輸系統不相吻合、互相排斥的現象，這在一定程度上嚴重制約著數字化檔案室的建設，使得檔案工作的開展缺乏科學性與兼容性[2]。此外，還有一些企業電子化的元件與紙質的設計原稿并無差別，嚴重浪費了電子硬盤的儲存，降低了檔案管理數字化的質量與效率。

（三）企業數字檔案室缺乏專業性較強的綜合型高素質人才

在企業進行數字檔案室建設的過程中，普遍存在對數字化的先進技術張溝窩不到位或者不會使用的現象。這主要是因為企業在進行引流先進技術人才的入資方面不上心，企業員工的老齡化現象比較嚴重，對于信息化、數字化的先進技術沒有做到及時培訓與加強實踐操作能力的學習。另外，在進行招聘時不注重檔案工作人員的技術能力與專業理論，導致在開展數字檔案工作時無法應用數字化優秀管理軟件。

三、建設數字檔案室提升企業管理水平的有效措施

（一）加強企業各階層對數字檔案室建設的重視程度

企業領導層對檔案工作的重視是有效完成數字檔案室建設的重要前提與基礎。企業應該將建設數字化、信息化的檔案管理創新理念灌輸到企業全員中，從管理層到執行層，逐步貫徹與落實數字化檔案室建設的主要內容與方法，以促進建設進程。一方面，企業要加強對檔案室各科室的管理要求，積極配合建設工作的相關內容，及時上報本單位的工作流程，比如工作記錄、工作總結、工作數據匯總等，加強各單位工作人員對建設數字檔案室的重視，并樹立正確的建設與發展理念[3]。另一方面，通過量化管理對檔案工作人員的工作流程與檔案數字化應用軟件進行定期培訓與教學，使得本科室的相關技術人員能夠具備較強的實踐操作能力。

（二）借助于現代化的信息技術進行管理

在進行現代化、數字化的檔案室建設時，不僅需要檔案相關工作人員具備較為專業的檔案知識以及相關管理能力，還需要有效掌握先進的高新管理技術以及現代化信息技術。只有這樣，才能夠不斷滿足數字化檔案室建設的需求，實現檔案室建設的終極目標。因此，需要借助于現代化的信息技術與網絡手段，加強對相關檔案信息以及資源的數據庫建設，創立可操作性強、全面系統的多媒體數據庫以及數據管理與共享平臺，并創設一些針對性較強的關鍵詞搜索、查詢備份等檢索窗口，全面提升數據應用的有效性。通過數字化的管理方式，不斷提升檔案信息搜索的效率，提高對檔案信息以及資源的利用與共享。

（三）建設一支具備高素質、高技能的數字檔案室專業化人才隊伍

為了能夠更好地為企業數字檔案室建設提供堅實的建設基礎，需要不斷加強檔案管理人員與相關工作人員的專業技術水平以及綜合素質。在進行企業員工培訓師，重點加強對檔案現代化、信息化管理技術以及高新網絡技術的使用知識與應用技能學習與培訓，加強對骨干員工的繼續教育，定期開展關于數字化檔案建設的活動，并積極與先進企業、單位的專業人員進行交流與溝通，加強對數字檔案室建設的正確認知，做好檔案內容的供需分析，從而達到實現檔案室資源開發與利用的實際價值[4]。另外，采用員工激勵機制，加強員工的工作積極性以及職業責任心，不斷提升檔案干工作人員的專業素養與檔案管理技能，建設一支具備高素質、高技能的數字檔案室專業化人才隊伍。

結語：綜上所述，數字檔案室建設對企業的數字檔案管理水平提升具有重要的意義。相關管理人員應當重視信息化的安全管理，借助于高新技術以及網絡手段加強數字化建設的科學性與全面性，為提升企業的信息化管理水平奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]馬麗，張小敏.打造數字化檔案室促進服務立體化[J].魅力中國，2019，（47）：24-25.

[2]郭曉霞.企業數字檔案室建設中的問題與對策[J].卷宗，2019，9（36）：50.

[3]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019，（4）：92，94. DOI：10.3969/j.issn.1005-9458.2019.04.033.

[4]阿以古力·外力.試論信息化背景下數字檔案室的建設[J].卷宗，2019，9（32）：84.