釘釘平臺在研究所日常管理工作中的應用淺析

摘 要 隨著信息技術的發展，移動通信越來越便捷，無線網絡的覆蓋范圍也越來越廣，移動辦公成為社會發展的潮流。通過釘釘平臺，研究所可以加速單位日常管理工作的信息化進程，充分利用計算機和現代通信手段向科研管理服務，建立單位內部信息交流的快速通道，實現信息資源共享，強化部門業務管理，加強各業務部門之間的溝通，加快單位內部信息的上傳下達，促進協同辦公，提高辦公效率，為各級領導及科研人員提供輔助辦公和決策服務。

關鍵詞 釘釘平臺;信息化;協同辦公

隨著信息技術和網絡技術的不斷發展，移動辦公擺脫了傳統辦公地點和辦公時間的限制，工作人員隨時隨地利用手機來處理辦公事項。這種方式有效地實現了研究所辦公的信息化和協同化，從而大幅度地提高了研究所的辦公效率和管理質量，節省了日常辦公成本。

1研究所目前日常管理存在的問題

（1）信息反饋不及時，表現在溝通與反饋無法互動，信息在傳遞過程中存在大量失真、丟失、延誤，領導層無法及時、準確了解一線員工的思想動態和工作進展。

（2）工作流程煩瑣，多余中間環節造成大量重復工作，效率低下，推諉、越權、拖延、隨意現象嚴重，管理不可控、事后不可查，各種信息、文檔無法及時共享，工作的溝通和進度管理混亂[1]。

2釘釘軟件在研究所日常管理工作中的應用

“釘釘”作為一款移動辦公軟件，免費且支持不同客戶端使用，例如ios 系統、安卓系統等，“釘釘”解決了傳統辦公管理系統不能跨越平臺使用的問題，為研究所節約了開發辦公系統的費用以及后期維護的成本。

2.1 研究所通訊錄

釘釘通訊錄是一個職工信息庫，每個職工的所屬部門和相關信息都在上面，包括職工姓名、所在處室、工作崗位、個人郵箱、個人主頁、聯系電話、工作狀態等。同時，研究所的組織架構和部門信息也可以便捷查詢，比如部門領導信息，部門人數等。無論是領導還是職工都可以及時準確地查詢自己權限范圍內的信息和數據，極大地方便了同事之間溝通交流，方便了日常管理工作的展開。

2.2 研究所協同辦公

職工可以通過釘釘平臺實現語音、圖片、文字、視頻等方式即時溝通，而且無須單獨添加好友，只需要快速通過通訊錄找到需要聯系的人就能進行溝通。

在日常管理工作中，管理人員為了讓通知快速傳達，通過QQ 群、微信群等發送群體消息，可發出去并不知道誰看到了，誰沒看到，因此給管理工作帶來了極大的困擾。釘釘的“DING”消息功能可以讓發布者準確及時查看信息或者通知的狀態，只要群發消息，發布者能查看信息發布后收到信息已讀和未讀人的條數，可以看到對方是“已讀”還是“未讀”狀態，誰收到了誰沒收到一目了然。如果對方一直顯示消息“未讀”，可以通過“Ding一下”模塊，利用短信或電話提醒功能提醒對方查收信息。DING消息便于研究所將重要文件、會議通知、緊急事件等消息及時通知給全體職工，提高了群發消息的有效性，確保通知到位，從而節省了時間，最終提升研究所的整體工作效率[2]。

2.3“釘釘”軟件實現智能考勤

傳統的考勤方式大多由部門內部指定專人進行紙質統計的方式進行，這種統計方式不僅占用了正常的上班時間，而且存在職工代替簽到的情況。而“釘釘”軟件則實現了智能化考勤管理。通過釘釘軟件自帶的考勤打卡功能，實現對職工工作時間上下班的考勤打卡進行統計。

釘釘打卡采取手機定位功能，打卡必須在指定區域如辦公區，職工進入該區域后系統會自動提示定位地點，打卡時間設定為上班到崗時間和下班離崗時間，打卡成功后會收到系統反饋信息。離開辦公區域的考勤打卡為外勤，應有請假、公務外出或出差等審批手續說明外勤原因，如無正當理由視為異常考勤。如果忘記打卡可以申請補卡，但要經過部門領導審核通過后才能通過。人事部門管理人員可以通過系統的后臺統計數據，十分方便就能按照要求自動生成周報表、月報表、多維度統計報表等，極大的方便統計職工出勤情況。

2.4 通達審批

通達審批主要用于研究所部分工作的在線審批及送閱，包括用印、請假、出差、租車申請，以及公文流轉等流程。審批流程可根據具體工作規定和要求進行設計和調整。譬如釘釘請假的可以做到智能請假、分級審批的方式、保留請假記錄和請假材料、有效控制請假作弊狀況。

2.5 釘盤與文檔

釘盤與文檔主要用于存儲個人文件、發布公共文件及共享文件。在研究所的日常辦公中，有大量的文件和表格需要存儲，分級別存儲能夠方便、快速找到所需文件，提高了研究所文件資源使用的便捷性，減少了職工的工作量。

釘盤可以創建個人文件夾，保存那些與個人工作相關的文件，當然也可以上傳生活相關的文件;創建內部“共享文件夾”，是由指定職工上傳，向特定或全體職工共享的文件，主要是會議紀要、常用表格、工作經驗等，所上傳的文件失去使用價值時應及時刪除，或經管理員提醒后及時刪除。管理員在收到其他人員舉報或所領導指示后，可直接刪除[3]。

3結束語

研究所通過釘釘平臺的應用實現了日常工作的信息化管理，通過整合內部資源，規范工作流程，促進信息化管理水平的提高，減少了職工工作量，提高了職工工作效率。隨著平臺使用的推進，將繼續完善擴展應用，設計實現出更實用、強大、符合管理工作的功能，以滿足實際工作的需要，從而提升研究所核心競爭力。

參考文獻

[1] 劉立成.高校輔導員巧用“釘釘”提高管理效率探研[J].成才之路，2018（22）：9.

[2] 包靚，趙旭斌，王飛非.基于釘釘平臺的高職院校學生管理應用探索與實踐：以金華職業技術學院建筑工程學院為例[J].金華職業技術學院學報，2019（1）：10-14.

[3] 朱宇航.新時代高校大學生管理工作的新途徑：基于“釘釘”的運用[J].福建師大福清分校學報，2018（3）：70-73.

作者簡介：

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業院校：中國農業科學院研究生院，專業：農業信息化，學歷：碩士研究生，現就職單位：中國農業科學院植物保護研究所，研究方向：信息化管理。