信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作探析

李雄英

【摘 要】基于信息社會背景下，事業單位的辦公室文書檔案管理工作受到巨大影響，主要突出在技術手段、管理模式等方面，事業單位自身也在此方面加大各項技術引進與應用力度，目的是對辦公室文書檔案管理智能化創新，解決單一化管理模式所產生的問題，注重技術水平、管理質量、管理效果等提升，充分突出信息化技術在此方面的重要性與影響性，從而促進事業單位創新發展。

【關鍵詞】信息社會;辦公室;文書;檔案管理

引言：

眾所周知，辦公室文書檔案管理是事業單位健康發展的核心內容之一，所涉及到的信息內容與影響范疇較大，要保證各類信息數據精準、完整，才能為重要決策制定、管理制度實施等提供有利條件。在此基礎上，事業單位組建專業化管理隊伍，通過對工作內容與職責細化處理，對常規問題有效解決，避免影響各項工作進度與效果。同時，整體技術水平也顯著提升，成為推動事業單位健康發展的必要條件之一。

一、創新意識與能力要增強，有效提升管理工作質量

互聯網時代的到來與發展，給各領域創新發展均帶來了不同程度的影響，主要是技術手段增多，各企業可結合自身實際需求正確應用信息化技術，在實踐中獲得相應的成效[1]。其中，在事業單位內部發展中就加大了信息化技術應用力度，尤其是在辦公室文書管理方面，在創新階段把重心放在此方面，目的是能在管理階段逐漸增強自身的創新意識與能力，并對辦公室文書檔案管理工作引起高度重視，遵循“從實際出發”管理原則，依據不同的工作崗位、職責選擇適合的技術手段，既不會對技術職稱、職務比例、工資總額等產生影響，又可以激發人員參與性、競爭意識等，能在日常工作中發揮自主職責與優勢。在此基礎上，事業單位也能對自身實際情況詳細掌握，確定每項工作中的人員數額，全面落實遞增機制，顯著提升辦公室文書檔案管理效果。

此外，管理方式創新也極其重要，主要是對以往管理階段所存的問題或模糊的內容等詳細處理，要保證辦公室文書檔案的安全性，尤其是在信息社會背景下，技術手段眾多、信息內容量較大等，一旦在管理階段出現問題就會使事業單位的各項信息內容被泄露，嚴重威脅著事業單位綜合效益。對此，在管理方式創新階段要依據人員工作內容與職責，選擇從日常操作環節中加大監管力度，需監管部門與負責人均發揮自身職能，采用信息化技術對辦公室文書檔案進行動態化監管，實時掌握各檔案管理進度、應用時效等，每位工作人員均能結合自身職能做好本職工作，有效處理常規問題，提升辦公室文書檔案管理工作質量。

二、引進信息化技術，創建智能化管理系統

在新時代發展背景下，信息化技術在各領域中均發揮著重要作用，成為促進事業單位創新發展的必要條件之一。其中就包括對辦公室文書檔案的管理，因事業單位在此方面引起重視，注重人力、物力、財力等投資，能引進與應用信息化技術，創新智能化管理系統，改變傳統化的工作模式，依據各項工作內容與要求，會在系統內設置相應的工作模塊，工作人員只需對系統進行操作與應用，就能順利地完成檔案管理工作[2]。同時，還能保證檔案內容完整、精確，能一邊開展管理工作一邊匯集相應的信息數據，始終都保證信息內容的完整性，為后續工作開展提供重要依據。

例如：對檢索系統的創建與應用，核心目的是便于對檔案信息檢索，對比傳統化人工管理方式，能在此方面減少時長，有更多是時間與精力放在管理模式創新方面。并靈活、正確地運用信息技術，減低人員工作壓力與任務量。同時，檢索系統創建還可滿足辦公室文書檔案管理、使用等要求，時刻都能保證檔案內容完整、安全，為各部門對檔案內容使用提供便利條件。同時，在信息內容儲存階段，可細化信息類型，一般情況下，會按照普通信息、重要信息去污粉區分儲存與管理，在初期建立階段就考慮到檢索內容簡潔、明了，會把重要的信息內容進行命名，如：信息創建時間、經手人姓名了、儲存位置等，各部門或工作人員對檔案查找、借閱等，只需在檢索欄內輸入相應的關鍵詞，系統就會迅速地給出相應的文檔，減少了不必要的查找環節，整個工作效率顯著提升。

三、具備完善的監督抽查制度，保證各項依據完整性

為保辦公室檔案信息能規范保存與使用，要詳細探究事業單位特殊性質，各項工作環節中所產生的信息數據均會對各項工作開展產生巨大影響，甚至是影響著事業單位綜合效益，還需從此方面入手，加大各項工作監管力度，具備完善的監督抽查制度，無論是普通文書檔案資料還是重要的檔案資料，均要不定期地進行抽查檢測[3]。一方面，可對各類資料儲存與管理情況準確掌握，第一時間發現問題、解決問題，能對影響范疇合理控制，通過專業化管理人員的科學解決，避免影響后續工作進展;另一方面，監管部門在此環節中積極參與，可對各項內容全面性分析，能依據自身職責與監管工作要點，在不定期檢查階段抽查更多檔案資料的管理情況。建議事業單位能按月、季度、年度為單位，分別在不同時期開展相應的監督抽查工作，并對管理人員的專業能力與職業素養不斷考核，保證基礎條件充足的同時，控制各項依據的完整性，成為后續工作順利實施的必要條件。

四、加大人員培訓力度，組建專業化的管理隊伍

先分析事業單位自身的特殊性，每項工作開展均會影響到綜合效益，事業單位在新時代發展背景下注重創新與監管，尤其是在辦公室文書檔案管理方面加大投資力度，為在細節上解決常規問題，采用公開招聘的方式吸引眾多專業化的管理人員自主參與，既能保證各項工作環節中均具備獨立化的監管人員，又能在日常工作中加大對人員的培訓力度，可保證工作人員具備較強的專業能力。同時，工作人員也會結合自身工作內容詳細探究，探究信息化技術對檔案管理工作的影響性，自身責任意識、創新意識等不斷增強，事業單位鼓勵人對工作方式創新，在實踐環節中突出自身優勢與職業素質，為管理隊伍組建提供有利條件[4]。

例如：人力資源管理部門會與檔案管理部門積極交流，能詳細掌握檔案管理部門的用人要求與標準，能在人員聘用與選拔階段就提出嚴格要求，為后續培訓工作降低難度。然后開展崗前培訓工作，是結合工作崗位與要求不同，制定多樣化的培訓模式，主要是結合人員工作崗位與內容，設定相應的培訓內容，既影響人員工作理念與責任意識，又能對人員日常工作中所遇到的各種問題有效處理，避免常規問題持續性發生，依然能對事業單位辦公室文書檔案管理工作質量與效率提升帶來積極影響。

結語：

事業單位在信息社會背景下開展辦公室文書檔案管理工作，傳統化管理模式已經無法滿足實際要求，從長遠發展角度考慮，必須在此方面加大創新力度，能對信息化技術引進與應用，創建智能化管理平臺，既能保證信息內容完整、安全，又便于信息數據搜索、查閱等，顯著提升事業單位整體技術水平，能在信息社會背景下健康發展。

參考文獻：

[1]劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].蘭臺內外，2020，6（10）：31-32.

[2]宋婕，楊玉清.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創新[J].信息記錄材料，2019，20（07）：178-179.

[3]常艷麗.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].蘭臺內外，2018，3（11）：3-4.