大數據背景下檔案管理的問題和對策研究

劉杰

【摘 要】在信息技術飛速發展的背景下，檔案管理的發展得到了一定的現代技術支持，但由于檔案管理理念更新不及時等因素的影響，這項工作的推進還不夠快。隨著大數據時代的來臨，為了提高檔案管理的整體質量，必須相應建立現代檔案管理機制，使用現代檔案管理手段讓檔案管理與時俱進，滿足時代發展的需要，隨著人們對檔案需求的不斷增加，有效地提高了檔案資源的利用效率。本文就大數據時代對檔案管理的影響，問題以及對策進行闡述。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;問題;對策

在如今的信息社會中，大數據是一個不可或缺的重要內容和現代社會未來發展的驅動力。為檔案管理提供了新的環境，增加了新的課題，社會檔案的保存和提供是其自身的責任。與傳統社會和大數據時代相比，檔案管理中每天需要記錄的信息量和類型更加龐大復雜。因此，面對大數據的趨勢，文件管理者需要改變思維方式，利用大數據的思維模式來迎接未來的挑戰。

一、大數據時代對檔案管理的影響

信息技術的發展改變了檔案的形成方式。隨著計算機技術的廣泛應用，人類社會經歷了幾千年的文件和資料，記錄的方式也從根本上發生了變化，從直接可讀的文字、圖形和符號，到肉眼無法讀懂的計算機代碼，從“實物檔案”到信息載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發生了顛覆性的變化。電子檔案以多種形式存在，形式多樣。檔案管理從紙質檔案等傳統載體檔案向電子檔案轉變。這種情況要求改變長期形成的傳統檔案管理理論和管理模式。傳統的檔案載體，由于信息與載體是統一的、不可分割的，檔案的管理很大程度上是對檔案載體的管理，而電子檔案信息與載體可以分離甚至轉換。其特點決定了要更加重視和加強對檔案信息內容的管理。與此同時，信息技術與社會生產和生活也變得不可分割、密不可分。越來越多的生產活動從“線下”轉向“線上”。人們也越來越對通過互聯網參與社會活動產產生依賴。許多政務服務已經“一網通”，這就要求應積極調整檔案管理方式，利用信息技術提高檔案的存儲和利用水平，提高檔案服務全局的能力，服務中心的工作與國計民生息息相關，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求[1]。

二、大數據背景下檔案管理的問題

由于許多人認為檔案管理工作十分簡單，有沒有什么用處，忽視了檔案管理的重要性，以及檔案管理工作的復雜性，所以對其投入的資金和精力都是有限的，導致檔案管理工作這些年的發展停滯不前，也導致了這些年檔案管理的工作問題日益突出[2]。

（一）對檔案管理工作認識不到位

由于事業單位領導沒有完全認識到檔案信息管理的重要性。所以只是記錄一些日常的信息，并沒有意識到檔案信息對機構未來發展的關鍵。所以檔案管理的成效并不好。從長期來看，檔案管理工作基本上是膚淺的、形式化的，幾乎沒有實質性的進展，導致許多事業單位檔案信息的損毀和丟失，造成嚴重影響。

（二）管理人員專業素養不到位

目前，企業黨委的信息管理工作不僅限于政策的性質，而是與企業黨委正常發展相關的技術工作。因此，檔案管理人員的專業素質非常重要。然而，由于我國事業單位檔案管理制度和領導的忽視，檔案管理人員的關注度很低。一些事業單位根本沒有專職的檔案管理人員，而是由其他崗位的工作人員一起擔任，致使其業務素質水平較差，無法高效地完成檔案管理工作。

（三）制度不完善

隨著我國的發展，事業單位在國家治理過程中的作用越來越重要。一直以來，事業單位檔案管理體制沒有隨著其他工作的發展而得到改變，致使我國事業單位檔案管理體制嚴重落后，在一定程度上防礙了事業單位檔案管理體制的有效發展。此外，一些員工無法抵制金錢和名譽的誘惑，所以會為了某些利益篡改檔案信息，給行政機關造成重大損失。

三、大數據背景下檔案管理的對策

在大數據時代的背景下，對于檔案管理工作而言，技術變革和管理方式的改善及時一種對新事物的挑戰也是一種上升的機會。面對大量的信息，可以通過大數據解決收集、分類、整理和挖掘的方法，也為更好的管理和服務提供了思路。所以，檔案管理工作要緊跟時代的腳步，改善各個方面，提高工作效率[3]。

（一）提高對檔案管理的認識

事業單位要充分發揮檔案管理對個人、單位和社會的關鍵作用，發揮示范和引領作用，高度關注檔案管理，把檔案管理納入日常工作日程。組建單位檔案管理領導小組，明確人事分工，細化各崗位工作標準，形成“大檔案”管理模式。單位內部也可以設立專門的檔案管理和審查部門，定期檢查檔案室的有關情況，及時發現存在的問題，妥善解決。事件領導要充分支持部分檔案工作人員提出的改進檔案管理的可行方案，努力開創全單位重視檔案管理的新局面

（二）提高管理人員綜合素質

做好事業單位檔案管理工作，不僅需要檔案管理人員的細心精神和過硬的工作能力，更需要良好的職業素質和必要的專業知識。事業單位可以引進檔案管理人才，為檔案管理加入新鮮血液。為了有效提高事業單位檔案管理人員的專業素質，通過增強培訓和務實的業務交流，改變和完成檔案工作人員的知識構成，使事業單位檔案工作人員獲得最新最好的工作方法。事業單位要注意保證檔案管理人員在崗位安排上的穩定性和連續性。檔案人員在職培訓需要很長時間才能熟悉業務。通過保持人員的相對穩定，可以更好地做好檔案管理工作。

（三）加強對檔案管理的規范

任何單位的正常運行都離不開制度規范的保障，事業單位檔案管理也是如此。必須按照國家檔案管理法律、法規，制定符合本單位實際情況的檔案管理制度，保證檔案管理的規范化。確保檔案管理所需的硬件設施，完善檔案管理設備，各單位應配備單獨的隱蔽檔案室，滿足采光通風的要求。房間應配備必要的使用設備和管理附件，如溫度計、濕度計、空調、除濕機、檔案密碼箱、計算機等，以盡量減少檔案保管過程中的丟失，完善檔案管理制度。管理體系必須與單位特點和檔案管理的實際相符，以方便、實用、簡單、可操作性強為目標，充分發揮系統的指導和規范作用，實現科學管理、簡單操作的目標。

（四）提高信息化管理水平

首先，事業單位領導要為檔案管理信息化的實現提供硬件保障。信息設備必須按標準配備齊全，配備大容量存儲載體，確保電子檔案數據的安全。在檔案管理程序中引入計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，如建立檔案信息存儲與檢索系統。此外，事業單位檔案信息建設也應建立規范的管理機制。從本單位的實際情況出發，制定既符合國家檔案法律法規，又有利于本單位檔案管理信息化建設的管理體系。探索和完善檔案管理工作流程和技術規范，細化電子檔案的環節和步驟;各級檔案應采用明確的管理標準，確保檔案信息網絡暢通。同時，要注重提高檔案管理人員的計算機應用水平，使工作人員能夠熟練掌握各種電子信息技術，有效地將信息技術運用于檔案管理，提升工作效率。

結束語：

通過對檔案管理問題的分析，不難發現這些問題并不是太大的問題，但在實踐中很難實施。事業單位的相關負責人員應該足夠注意這方面。事業單位如果能足夠關注這些問題，事業單位檔案管理的質量就會得到提高，也能為事業單位的發展更好的給予保障。

參考文獻：

[1]趙亞玲.檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策[J].辦公室業務，2019（06）：126.

[2]舒麗.淺談大數據背景下檔案管理面臨的挑戰與對策[J].山東紡織經濟，2018（09）：17-19.