建筑工程檔案電子文件管理分析

陳雅靜

【摘 要】在過去，工程檔案重點依靠紙質歸檔立檔方式來歸集檔案，從而造成工程檔案歸檔流程非常復雜，同時伴隨著紙張翻閱頻率的提升，極容易發生損毀，或者字跡不清楚問題。現今提倡的電子文件歸檔管理對比過往紙質文件歸檔管理來講優勢顯著，比如：借助各式各樣方式，且綜合參照本身特性，從而對工程檔案實施針對性處置解析，進一步提高使用率，此時不僅降低原件翻閱頻率，此外也呈現出信息儲備量大與高密度性等特征。

【關鍵詞】建筑工程檔案;電子文件;管理;分析

尤其科學技術水平持續提升，電子文件在建筑工程信息處置中普及率極高，與此同時，當前國內建筑工程電子文件管理系統存在漏洞，造成電子文件管理非常雜亂無序，基于此，建設行政主管部門務必強化建筑工程電子文件檔案管控，創建完備的檔案管理系統，進一步確保建筑工程電子文件能夠獲得有效的儲存與管理。

1.在建筑工程中使用電子文件管理優點

1.1更有助于保管

電子文件受到信息多媒體、及其新儲存介質的產生與發展，直接干擾到電子文件的可使用周期。因此，檔案職能部門歸檔電子文件之后將格式替換，借助統一格式儲備匯總的電子文件檔案，便于今后計算機技術創新后，依舊能夠獲取之前儲存的文檔，確保信息資源的便捷應用。

1.2便于分類與編目等管控

借助電子文檔的特殊性，檔案職能部門收到文檔時，需要立刻給文件編輯獨立編號，且匯總對應分類號與檔案號，參照上下行文相互間的關聯，隨即做出文件編號，在匯總時標注主題詞。技術條件具備的情況下，需要編寫多角度、全面的檢索工具，便于篩查相關文檔信息。使用者只要提示文件分類號或主題詞，便可迅速查閱出對應文檔與上下級行文及其附件關聯，進一步降低檔案管理人員工作壓力。

1.3歸檔及時便捷

電子文件借助電子編碼技術，能夠編輯修訂且不遺留任何跡象，載體不能確定，部分鑒別文件早期憑證性重要數據也需替換，從而造成電子文件早期憑證性分辨非常繁雜。基于此，電子文件在產生實踐中，務必實施身份驗證與加密措施，從而確保文件在傳送、處置實踐中不發生偏差，從而保證檔案職能部門獲取到的電子文件原始性、真實性與精準性，確保電子文件的法律憑證地位。

2.當前國內建筑工程檔案電子文件管理的情況

2.1電子文檔歸納不到位

在建筑工程實踐中，借助信息化處置的電子文檔，擁有較強操作，對于有關文件管理職員專業知識要求非常高，相反國內此方面人才嚴重缺失，少數區域的文件管理職員專業技能水平較低，根本不能勝任繁雜的文檔管理任務，從而造成大部分區域電子文檔歸納不到位狀況屢見不鮮。

2.2電子文檔管理員職責劃定不清楚

大部分建筑工程場地針對電子文檔管理職員的職責劃定不清楚，絕大多數公司把電子文檔管理任務移交給計算機技術相關人員，相反此類人員嚴重欠缺電子文檔管理技能，尤其在電子文檔處置及其管控中極易產生漏洞，造成建筑工程檔案電子文件管理出現雜亂無序狀況。

2.3電子文檔真實性與可讀性非常差

在建筑工程檔案電子文件管理中，其突出的問題為真實性與可讀性非常差。一則，建筑工程電子文檔要想符合相關標準，相關內容出現虛假信息狀況。二則，大部分建筑工程企業相關檔案管理員出現了應付差事的工作態度，造成了電子文檔內容可讀性非常差。上述狀況極大造成建筑工程檔案電子文件相關內容可用性較弱。

3.建筑工程檔案電子文件管理具體措施

3.1確立檔案管理員的職責

在建筑工程檔案電子文件管理中檔案管理員為主體，所以務必確立相關人員的職責所在，從而保證電子文件的安全管控。一則，建筑工程企業要派遣專人來管理檔案，針對電子文檔實施管控。二則，務必強化相關人員的檔案管理技能培訓，提升專業性。

3.2提升電子文檔管理思想

目前，從建筑工程企業來講，勢必要擁有完備的電子文檔管理思想，以至于，地方政府職能部門急需促進建筑工程電子文檔的管理任務，進一步將電子文檔管理執行到每個建筑工程企業中，才可保障每個建筑工程的電子文檔獲得妥善、高效的儲存與管控。

3.3統一建筑工程電子文檔格式

建筑工程方面的電子文檔非常繁雜，一旦無法將格式統一，勢必在搜索時有一定難度，所以在建筑工程中，統一建筑工程電子文檔極為關鍵。此方式不但能夠帶來搜索文件的便捷，并且也有助于檔案管理的完備，有利于今后搜索與糾正等。

3.4建筑工程每個時段執行電子文檔管理

針對電子文檔歸納其不光是在建筑工程完工之后才開始，而是要在建筑工程每個時段務必貫徹執行電子文檔歸檔管理工作。其中需要引起注意的是，務必確保電子文檔歸納的完整性，便于今后相關工作的搜索，打下良好的基礎。基于此，在電子文檔處置實踐中，確保數據真實性，預防相關人員為了項目數據達到標準，隨意更改電子文檔內容。

3.5提升電子文檔鑒定技術

針對建筑工程檔案電子文件管理歸納，其真實性與高效性非常關鍵，所以務必確保電子文檔能夠客觀反饋相關工程的整體數據，且可提供高效的數據檢索功能。因此，則務必提升電子文檔的鑒定技術，保證建筑工程電子文檔的真實性與高效性。需要招聘專門鑒定技術員，針對電子文檔內容實施篩查，方才保證電子文檔有關內容不被隨意修改。

3.6完備建筑工程檔案電子文件管理系統

要想創建建筑工程檔案電子文件高效管理，則需要借助有關系統來管控，只要完備了建筑工程檔案電子文件管理系統，方才確保電子文檔的有效管理。一則，需要相關人員針對電子文檔內容來核查，二則，科學儲存已完成歸檔的電子文檔，預防病毒侵擾造成電子文檔損壞。并且預防相關技術人員隨意獲取電子文檔內容，保證建筑工程檔案電子文件可以安全完善儲存。

總結：

總而言之，在建筑工程實踐中，電子文檔歸納管理對于政府職能部門、及其電子文件產生部門具備實踐意義。因此，建設責任主體單位和行政相關職能部門務必主動加入到電子文檔歸納管理中，且需要跟技術服務部門、法律人士與文檔收集保管部門等相關人員緊密合作，加強相關人員檔案管理法制思想，一起盡全力促進電子文檔的社會化、標準化、自動化，強化電子文件檔案管理工作，從而保證電子文檔歸納管理工作積極展開，才能對建筑工程電子文檔信息資源共享做出相應貢獻。

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