信息化在教育類檔案管理中的應(yīng)用研究

翟發(fā)強

摘 要：在我們的日常生活中手機、電腦、掌上平板等電子工具處處可見。這些電子科技產(chǎn)品的豐富，將世界上來自各地、多種多樣的新聞信息都帶入了我們的生活。信息具有很強的共享性和傳播性在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下得到更大的彰顯，促進(jìn)教育類檔案管理工作在科學(xué)技術(shù)的幫助下實現(xiàn)信息化管理，一方面能夠使得教育類檔案的管理效率得到增強，提高對教育類檔案的使用效率，另一方面為檔案管理工作人員減輕了工作負(fù)擔(dān)，使教育類檔案的管理方式得到優(yōu)化，對教育單位的檔案管理工作起著潛移默化的影響，推動其實現(xiàn)更進(jìn)一步的調(diào)整改革，是當(dāng)代社會對教育類檔案管理工作的需求。本文探討教育類檔案管理工作中對信息化技術(shù)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化管理;檔案管理;教育類檔案;管理現(xiàn)狀;信息化途徑

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 13-0-02

現(xiàn)在的課堂教學(xué)受到了科學(xué)技術(shù)發(fā)展的影響，在開展教學(xué)的過程中逐漸地應(yīng)用更多的現(xiàn)代多媒體技術(shù)，實現(xiàn)教育的信息化。教育類檔案管理工作也應(yīng)該以此為學(xué)習(xí)目標(biāo)，借鑒其經(jīng)驗，在檔案管理工作中采用相關(guān)科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)管理信息化。而根據(jù)當(dāng)今教育類檔案管理工作中存在的問題，依然對實現(xiàn)信息化結(jié)果有所阻礙。信息化時代下，學(xué)校的檔案管理工作也需要產(chǎn)生相應(yīng)的變化，如何進(jìn)一步提高信息化時代圖書檔案管理能力，也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點。[1]在學(xué)校發(fā)展的過程中，檔案信息化的建設(shè)和管理正在如火如荼地展開，其主要目標(biāo)就是為了能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，從另外一個角度來看，在學(xué)校檔案的信息化建設(shè)和管理中，卻始終還存在著一系列的問題。要想提高檔案管理的質(zhì)量，還需要積極地采取有效措施來進(jìn)行解決。[2]本次研究分析在教育類檔案管理工作中存在的問題，根據(jù)自身的工作體會，分析檔案管理實現(xiàn)信息化的重要意義，并探索解決這些現(xiàn)存問題的有效途徑，以期實現(xiàn)更好地管理工作信息化。

一、當(dāng)代教育類檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作未得到管理人員充分重視

素質(zhì)教育的理念逐漸地深入人心，但是在教學(xué)的過程中依然有部分老師還保留著傳統(tǒng)的教育觀念，這一部分教師受傳統(tǒng)觀念的影響比較深，一時難以在短期內(nèi)直接拋棄傳統(tǒng)的應(yīng)試教育思想。這種傳統(tǒng)應(yīng)試教育觀念不僅影響著教學(xué)工作者，在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層面也存在著這類思想的深刻痕跡。這些具有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的工作人員的管理思想是以學(xué)生的成績?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)，只要學(xué)生的成績好，就證明學(xué)校的管理是正確有效的，是成功的。這樣的管理思想無疑會將重點都放在提高學(xué)生的成績上，而對于檔案的管理工作則會忽視其重要作用，在學(xué)校的政策方面也不會往檔案管理工作層面提供支持。忽視檔案的管理工作會造成長期的文件堆積，造成檔案的丟失等問題。對于檔案的記錄等工作則會增重負(fù)擔(dān)。特別是一些重要的教學(xué)資料、教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)等文件如果得不到合適的保存，那么在將來就會造成學(xué)校教育資源的損失，嚴(yán)重地影響到檔案的安全與完整。

（二）教育類檔案管理方式缺乏科學(xué)性

在教育單位的檔案管理工作中，其采取的方式依然是傳統(tǒng)的形式，較為落后。例如，我們在查找檔案中的相關(guān)文件時，由于管理方法落后，缺乏先進(jìn)技術(shù)，在查找的過程中就需要按照文件擺放的序號來查找文件。只有我們無效率地一個接著一個的查找目標(biāo)文件，才有可能會找到所需要的文件。或者只有在找不到之后才能夠得知相關(guān)文件或被外借。在這樣一個查找過程中，需要大量的時間，人手多則會提高一些工作效率，但是另一方面則會造成人力資源的浪費。這樣傳統(tǒng)的檔案管理方法依舊存在于教育單位的檔案管理工作中。如果能夠?qū)崿F(xiàn)各類檔案的信息化管理，那么在查找文件信息的時候我們就可以通過數(shù)字等形式直接得到，而不必再用很多時間浪費在查找過程中，這些省下來的時間能夠讓這些工作者將經(jīng)歷投入到更加廣泛的領(lǐng)域中，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。由此可見，在傳統(tǒng)管理方法的影響下，教育類檔案管理工作具有較大的困難性，檔案的利用率會降低。在面對愈加頻繁的檢查與評審工作時，傳統(tǒng)的教育類檔案管理工作方法會形成對管理工作人員的直接壓力。

（三）教育類檔案管理工作人員專業(yè)水平低下

在教育單位的檔案管理工作中，通過對從事該工作的工作人員的調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的相關(guān)工作者并非主修專門的檔案學(xué)知識，有很大一部分工作人員是兼職工作者，在心理態(tài)度和時間精力上不具備優(yōu)勢。或者是由文化水平程度不高的年齡大的人員來從事該項工作。雖然說檔案的管理工作主要是對檔案進(jìn)行分類、查找、外借登記等，但是其中卻需要很多的技術(shù)性工作，且對工作人員的細(xì)心、耐心、責(zé)任心等方面的要求極高。倘若工作人員稍有不慎，遺漏檔案的歸放、記錄等，就會造成檔案的丟失，使學(xué)校的管理工作得不償失，造成更深層次的損失。

二、實現(xiàn)教育類檔案管理信息化的積極作用

（一）實現(xiàn)檔案管理工作效率的提高，為學(xué)校發(fā)展節(jié)省資源

在教育類檔案管理工作中采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，例如條形碼、二維碼等技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，能夠極大程度地提高檔案管理工作的效率。在這些信息技術(shù)的幫助下，相關(guān)工作人員查找檔案的信息就會變得更加方便快捷，能夠?qū)崟r查詢到有關(guān)檔案的信息，時刻了解檔案的動向等，提高檔案管理工作的質(zhì)量，減少檔案缺失、亂序等不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，使檔案具有更有力的安全保障。在信息化技術(shù)的幫助下，原本依靠人工進(jìn)行的檔案整理、收集等工作都會逐漸地降低繁瑣程度，簡化工作程序，這無疑會提高教育類檔案管理工作的效率，提高工作質(zhì)量。為了使信息管理更加科學(xué)有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。[3]

（二）提高檔案的利用率及使用壽命

在檔案的信息化管理過程中，實現(xiàn)檔案的電子化相比原本的紙張保存來說具有更大的安全性。電子數(shù)據(jù)可以依靠計算機技術(shù)進(jìn)行維護、加密等工作，特別是在外借的過程中能夠減少對紙張文件的翻閱，從而能夠延長檔案的使用壽命。對于紙質(zhì)的檔案文件來說，其保存對環(huán)境條件有一定的限制，例如紙質(zhì)的文件不能夠保存在潮濕的地方，需要做到環(huán)境干燥且遠(yuǎn)離火源，做好防水的裝備。這樣的需求會增加檔案管理的成本，也會增加管理工作人員的負(fù)擔(dān)。而將檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，一方面對環(huán)境的要求并不高，儲存方便，能夠提高檔案的利用率;另一方面則能夠節(jié)省更多的紙質(zhì)資源，減少對木林資源的使用，符合環(huán)境保護政策的要求，能夠為環(huán)境保護做貢獻(xiàn)。

三、教育類檔案管理實現(xiàn)信息化的途徑

（一）提高對檔案管理的重視程度，提高工作人員素質(zhì)

科學(xué)規(guī)范做好檔案的管理和利用工作，才能不斷適應(yīng)新時代檔案管理工作的新任務(wù)、新要求。[4]在教育單位的檔案管理工作中，有些領(lǐng)導(dǎo)層面的工作人員沒有形成對檔案管理工作的正確認(rèn)識，沒有形成對檔案管理工作高度的重視。因此，在教育類檔案管理信息化過程中，首先就要做到提高重視程度，形成正確的認(rèn)知，不能僅僅將學(xué)生的成績作為學(xué)校管理水平唯一的考核標(biāo)準(zhǔn)。其次，為了提高檔案管理工作質(zhì)量，更加順利地實現(xiàn)檔案管理的信息化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)做到選擇具有較高專業(yè)水平的人來從事這份工作，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，同時要做到加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，督促他們積極地學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，掌握更加專業(yè)的現(xiàn)代化知識，提高業(yè)務(wù)水平，重視對檔案管理工作人員責(zé)任心等維度的考察。

（二）加強檔案安全管理工作的力度

在教育類檔案管理工作中，為了提高管理工作的質(zhì)量，檔案文件資源的安全必須得到更好的保障。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理中，有對環(huán)境條件的要求，也有管理上的不便。實現(xiàn)檔案文件的電子信息化，雖然能夠節(jié)省更多的空間資源，提高檔案利用率，且數(shù)據(jù)儲存對環(huán)境沒有特殊要求，但是在電子信息化的過程中也必須提高對檔案安全管理工作的重視程度。在網(wǎng)絡(luò)時代，數(shù)據(jù)丟失或泄露的現(xiàn)象已經(jīng)屢見不鮮，一方面是技術(shù)性失誤，另一方面則是有黑客的攻擊與盜取。檔案文件中有很多重要信息，在檔案管理信息化的過程中需要做到不斷地完善計算機技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，做到對電子設(shè)備的經(jīng)常性維護與檢修，做好數(shù)據(jù)備份。其次，還需要做到提高工作人員的思想品德素質(zhì)和技術(shù)水平，加強檔案的安全技術(shù)采用力度，設(shè)置安全性高的權(quán)限。

四、結(jié)語

教育類檔案管理信息化應(yīng)以智能化的手段對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行歷史性的改革，來提升檔案管理的成效性，以確保工作質(zhì)量。[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]劉子劍.信息化時代圖書檔案的管理研究[J].科技風(fēng)，2020（04）：01.

[2]盧靜華.探析農(nóng)業(yè)檔案信息化的建設(shè)與管理[J].傳媒論壇，2020 （04）：01.

[3]劉宇霞.淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2020（04）：01.

[4]柴國棟.淺析新時代檔案管理工作的科學(xué)化[J].青海教育，2020 （03）：01.

[5]王霞.檔案信息化管理的實現(xiàn)策略探討[J].中外企業(yè)家，2020（03）： 01.