某企業高效會議管理的實踐

孔祥亮

[摘 要] 提升企業會議效率是一項系統工程，是一項必須抓緊抓實的基礎性工作。如何使會議精益、高效是每個企業面臨的課題。

[關鍵詞] 高效會議；效率；管理

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A

會議效率反映了企業整體運行效率，決定了企業的競爭力，會議的低效直接導致管理低效。會議效率低下的主要表現為：一是會議數量多、議題零散，占用了大量工作時間；二是參會人員多，“陪會”現象嚴重；三是會議主持人的權責不明確，未能有效地引導會議做出決策；四是會議時間過長，發言超時情況普遍存在等。

為進一步規范企業會議管理，不斷提高會議效率和運營質量，確保企業各項決策部署高效落地，需要規范會議組織等，實現會議管理合規化、精益化、標準化。

一、建立會議原則

會議原則是企業會議文化的直接體現，也是會議管理的根本和底層邏輯。

（一）嚴格會前策劃

精心策劃，充分溝通。根據實際情況，以合理的時間和頻率安排例會和專題會，根據不同內容和目標，優化例會的頻率和長度。充分利用例會時間解決問題，最大程度減少大型專題會或計劃外會議，充分用好工作時間。

（二）嚴格會前準備

周密部署，充分準備。會前嚴格明確4W（WHEN-開始和會議時長，WHERE-地點，WHO-參會人，WHAT-議題），并提前通知與會人員。會議材料應精簡、具體、量化，且會前經各相關方充分溝通并達成一致，專業會議要形成固定模板，杜絕空談和形式主義。

（三）嚴格參會人員

人員精干，杜絕陪會。……