某企業高效會議管理的實踐

孔祥亮

[摘 要] 提升企業會議效率是一項系統工程，是一項必須抓緊抓實的基礎性工作。如何使會議精益、高效是每個企業面臨的課題。

[關鍵詞] 高效會議；效率；管理

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A

會議效率反映了企業整體運行效率，決定了企業的競爭力，會議的低效直接導致管理低效。會議效率低下的主要表現為：一是會議數量多、議題零散，占用了大量工作時間；二是參會人員多，“陪會”現象嚴重；三是會議主持人的權責不明確，未能有效地引導會議做出決策；四是會議時間過長，發言超時情況普遍存在等。

為進一步規范企業會議管理，不斷提高會議效率和運營質量，確保企業各項決策部署高效落地，需要規范會議組織等，實現會議管理合規化、精益化、標準化。

一、建立會議原則

會議原則是企業會議文化的直接體現，也是會議管理的根本和底層邏輯。

（一）嚴格會前策劃

精心策劃，充分溝通。根據實際情況，以合理的時間和頻率安排例會和專題會，根據不同內容和目標，優化例會的頻率和長度。充分利用例會時間解決問題，最大程度減少大型專題會或計劃外會議，充分用好工作時間。

（二）嚴格會前準備

周密部署，充分準備。會前嚴格明確4W（WHEN-開始和會議時長，WHERE-地點，WHO-參會人，WHAT-議題），并提前通知與會人員。會議材料應精簡、具體、量化，且會前經各相關方充分溝通并達成一致，專業會議要形成固定模板，杜絕空談和形式主義。

（三）嚴格參會人員

人員精干，杜絕陪會。集團級會議原則上由相關部門主要負責人或有決策權的人員參會，其他人員不得陪會，不得代為匯報。要充分利用視頻會議系統，避免外埠人員路程消耗。

（四）嚴格會議時間

敬畏時間，尊重效率。原則上，集團級會議不超過3小時，運營類會議不超過2小時，部門例會不超過1小時，每周五不安排集團級會議，各部門每日10：00—14：00或每日至少有2—4小時不安排會議。

（五）嚴格問題聚焦

直面問題、直擊痛點。會議的主題必須鮮明、直接，要聚焦當前重大必須解決的問題。與會者要提前就相關主題充分研討并做好準備，在會議上針對問題能夠切中要害、集中解決。

（六）嚴格會議發言

發言要邏輯清晰、簡明扼要。會上要說實話、短話、說話負責任，會后要迅速行動、說辦就辦。會議發言杜絕長篇大論、夸夸其談、避重就輕。

（七）嚴格決策落實

會而有議，議而有決。嚴格按“無目標，則不開會；無議程，則不開會；無準備，則不開會；無決策，則不開會；無落實，則不開會”的基本要求進行。會議結束要有決議，并形成行動計劃。

（八）嚴格任務跟蹤

決而有行，行而有果。會后及時貫徹會議精神，布置的任務必須有專人持續跟進和追蹤，所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。

二、規范會議要素

會議要素主要包括會議議題、會議議程、參會人員、會議時間及地點等；會議相關方應積極從會議要素各方面做出改善，以保證會議的質量和效率。

（一）會議議題

議題是會議所討論的中心、主題，應根據議題，組織召開有針對性的會議；議題必須有必要性、重要性、明確性和可行性，不滿足上述屬性的議題原則上不應安排會議。

會議組織方應在會前完成與議題相關方的充分討論，避免在會上進行過多的討論，以保證會上集中精力做出決策；各參會方應在會前完成議題相關信息的收集和分析（力求充分），完成多方案的比較和深入研究，以保證會議決策的精準性；各參會方應在會前完成議題相關材料的編制，材料要真實、簡要、規范、精確、清晰（體現核心概要即可，如量化數據、關鍵表述等），并根據發言時長精簡篇幅。

（二）會議議程

議程是會議的議題性活動的整體安排；有多項議題的會議，會議組織方應編制會議議程文件，并提前發至各參會人員；議程應包含各個環節的發言順序、發言人和發言時長，確定發言時長時充分考慮討論環節的時間冗余；議程必須基于會議的目標，必要時可在議程中標示出會議目標和相應關鍵點，以提醒參會人員圍繞目標進行發言和討論。

議程應合理分配各項議題的時間，重要的議題要留出足夠的時間；會議持續兩個小時以上的，應考慮在議程中安排休息；如議程中的議題過雜或時間過長，會議組織方應考慮是否可以分兩次開會，或分階段討論同一個議題。

（三）參會人員

主持人負責確保會議不偏離主題、高效解決問題、達成會議目標；會議開始時，主持人應簡要介紹會議主題和目的，以確保參會人員了解會議相關信息；主持人應有效地控制會議時間，如發現會議“跑題”或拖期，應進行提醒，以最快的速度將會議調整到正常議程或進度中；主持人應積極協調參會人員的發言，充分調動參會人員的積極性，讓其主動、自覺地發言；會議最后，主持人應剔除微小、次要的問題，進行總結，引導會議作出決策，并在會上通報相關決議。

匯報人應在會議召開前充分了解議題相關信息，并對發言內容進行充分準備；應簡明扼要、重點突出、直奔主題，避免“跑題”或長篇大論；應嚴格按照議程要求的時長進行發言，如確實需要延長時間，向主持人提出申請后方可繼續發言；應代表所在單位的意見，并準備回答質詢。

決議執行人必須參加會議；如會議確實需要將相關任務指派給未參加會議的人員，會議組織方需提前與其進行溝通；決議執行人要切實擔責，嚴格按照決議要求落實相關工作任務，并按時反饋工作任務落實進度。

（四）會議時間及地點

會議組織方應嚴格控制會議時間，可采用站立開會等方式，以形成開短會的習慣；在選擇會議地點時應綜合考慮會議的規模、所需設備、周邊環境、交通便利性等因素，選定合適的會議地點；如參會人員在外地或出差，一般可采用視頻會議的方式參會。

三、規范會議過程

應做到會前精心籌備、會中高效決策、會后快速落實；各相關方應在會議過程的各方面下足功夫，以提升會議的質量和效率。

（一）會前籌備

會議組織方要在會前制定會議方案，方案應包括會議目的及預期效果、時間、地點、召開方式、參會人員、主要內容、工作分工、會場布置等，并根據方案確定籌備計劃和任務清單；應提前（一般應至少提前3個工作日）將會議通知發送至參會人員，通知具體包含以下要素：會議時間、會議地點、會議議題、會議議程、參會人員、參會回執、相關要求（如材料準備、著裝要求）等，通知內容應明確具體、言簡意賅、措辭得當。

會議組織方應在會前準備相關背景材料、領導及來賓講話稿、主持詞、演示材料、會議手冊、座位圖等，并提前發送至參會人員；應根據不同會議需求，布置相應的會場物品，包括指示牌、會標、桌簽、水杯、文件夾、紙、筆、筆記本、白板、濕（紙）巾等；參會人員的座次安排要符合相關規范要求；應提前到會議室點檢會議材料、會場物品、會議設備、領導座次等，以保證會議順利召開。

（二）會中管理

會議組織方應維護好會議秩序，并協調做好會務服務，尤其是會議室光線控制、溫度控制等工作；應在會議間歇期間滾動播放會場紀律要求，安排相關人員在會場出入口維持秩序；應安排相關人員做好會議的記錄或錄音，以備會后確認會議相關信息。

參會人員應提前到達會場，不得遲到、早退，若因特殊情況確實無法按時參會，應提前向主持人請假；應做到衣冠整齊、精神飽滿，應集中精力、認真聆聽、積極投入，不得交頭接耳、私開小會、隨意走動、做與會議無關的事情。

（三）會后落實

重要會議應盡快形成會議紀要，寫明會議的基本情況、內容和決議；其中決議應重點說明，包含會議確定的解決辦法以及有關落實責任方面的要求等。會議紀要應在會議召開后3個工作日內發送至參會人員，并抄送相關人員。

會議組織方應安排相關人員做好參會人員離場秩序維護、會場清理、設備關閉等工作；應做好會議組織過程的復盤，積累會議管理經驗，提升組織體系能力。

總之，開會的目的就是集眾智、匯合力，集中力量解難題，辦實事，辦大事。會風是干部作風，也是企業運營效率的重要體現，為會議立規矩就是為了避免“長會”“會海”，實現會議的精益、高效，助力企業的跨越發展。