文書檔案管理中存在的問題及其對策

歐艷芳

[摘 要] 單位在發(fā)展過程中必然會涉及到諸多文書檔案，尤其是在現(xiàn)今市場環(huán)境日益嚴(yán)峻的形勢下，文書檔案的涵蓋面愈來愈廣，其管理工作對于單位的發(fā)展起到了決定性的作用，能夠?yàn)閱挝唤窈蟮陌l(fā)展提供方向指引。所以，單位相關(guān)工作人員需要基于現(xiàn)今的信息技術(shù)手段之下，進(jìn)一步完善單位的文書檔案管理工作，用以提升單位的日常管理效率，文章以不同的角度作為切入點(diǎn)，分析了現(xiàn)今我國單位文書檔案管理工作中的不足，同時提出針對性的解決措施，以供各位同仁參考。

[關(guān)鍵詞] 文書檔案；管理；問題對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文書檔案是體現(xiàn)一個單位發(fā)展歷程的重要方式之一，通過文書檔案，不僅能夠使外人對單位的成長過程有所了解，同時還能夠在以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，明確單位下一步的發(fā)展方向，在單位的日常運(yùn)行期間起到了極為重要的作用。為了確保文書檔案能夠發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，需要單位針對文書檔案管理工作中的不足，采取針對性的整改措施，用以提升文書檔案管理效率。

一、當(dāng)下單位文書檔案管理中的不足之處

（一）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有限

由于文書檔案管理工作與單位內(nèi)其他工作存在較大的不同，其綜合性較強(qiáng)，需要管理人員具備較高的工作能力。并且某些單位管理者不重視文書檔案管理，他們認(rèn)為這項工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益并不存在直接聯(lián)系，這主要是由于文書檔案管理工作并不會直接為單位帶來收益，因此部分領(lǐng)導(dǎo)者為了確保單位的經(jīng)濟(jì)效益，經(jīng)常會縮減文書檔案管理資源。與此同時，部分單位領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為，文書檔案管理工作僅僅是整合單位在發(fā)展過程中涉及的資料文獻(xiàn)等等，對于這項工作的認(rèn)知不完全，使得下屬基層員工的文書檔案管理意識也難以得到有效提升，從而影響了文書檔案管理質(zhì)量?；诖?，不難看出，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理之間有著緊密的聯(lián)系，一般情況下，文書檔案管理工作起步較晚，缺少相應(yīng)的比較成熟實(shí)用的管理經(jīng)驗(yàn)，使得文書檔案管理質(zhì)量受到了一定的影響。與此同時，由于上級管理者對于這項工作的重視程度較低，因此導(dǎo)致這一崗位多由其他非專業(yè)的人員擔(dān)任，使得文書檔案管理工作成為了可有可無的存在[1]。

（二）工作銜接不到位

將文書檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，能夠分為兩個方面，通用文書管理與檔案管理，現(xiàn)今大部分單位對這兩者的銜接工作做得不到位，使得文書檔案管理工作受到了影響。主要是因?yàn)槭艿浆F(xiàn)今崗位分離觀念的影響，阻礙了二者之間的工作銜接，導(dǎo)致了文書與檔案無法進(jìn)行有效結(jié)合，盡管在這一觀念下能夠顯現(xiàn)出二者的特征，但是同樣也影響了文書與檔案之間的協(xié)同發(fā)展。

（三）文書檔案管理信息化程度較低

由于現(xiàn)今單位發(fā)展的速度較快，因此涉及到的文書檔案信息也越來越多，普通的管理模式難以應(yīng)對日益提升的市場需求，因此基于信息技術(shù)的電子化管理方式逐漸走進(jìn)了人們的視野。但是在實(shí)際管理期間，仍舊有一部分單位沒有及時更新自身的管理觀念，仍舊沿襲著以往的管理方式，從而影響了單位文書檔案管理質(zhì)量。并且在查閱檔案的過程中，僅僅依靠傳統(tǒng)方式會耗費(fèi)大量的人力物力，與當(dāng)下的市場發(fā)展需求無法達(dá)到統(tǒng)一。另一方面，盡管有些單位在文書檔案管理期間雖然采用了先進(jìn)的技術(shù)手段，但是由于維護(hù)工作以及工作人員的專業(yè)水平較低等原因，使得信息化的管理難以發(fā)揮其最大作用[2]。

（四）文書檔案管理專業(yè)化程度較低

文書檔案管理是單位管理工作中的重要組成部分，在單位發(fā)展期間起到了一定程度的推動作用。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)者的文書檔案管理觀念淡薄，導(dǎo)致單位相關(guān)管理人員對于文書檔案管理工作的重視程度較低，大部分單位仍舊沿襲了以往的管理方式，不僅占用了較大的人力、物力，同時也無法確保文書檔案管理工作質(zhì)量。

二、提升單位文書檔案管理水平的有效策略

（一）培養(yǎng)員工的文書檔案管理觀念及技能

想要有效提升單位的文書檔案管理水平，僅僅依靠制度的約束是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要從根本入手，在思想層面上提升員工以及管理者的文書檔案管理意識。使得管理者能夠?qū)ξ臅鴻n案管理這項工作有一個明確的認(rèn)知，這樣才能夠?yàn)楹罄m(xù)的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時，提升員工的文書檔案管理技能也是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，在進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)期間，首先需要讓基層員工認(rèn)識到文書檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要意義，將其與員工的切身利益掛鉤，使其明白文書檔案管理工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān)。其次，為了能夠進(jìn)一步提升員工的文書檔案管理觀念，單位還可以組織相關(guān)員工定期觀摩其他兄弟單位的管理流程，這樣能夠使員工直觀地認(rèn)識到自己工作期間存在的問題。最后，還需要制定相應(yīng)的考評體系，同時實(shí)施獎懲制度，用以提升員工的工作積極性[3]。

（二）采取科學(xué)化銜接流程

由于近年來單位發(fā)展所涉及的文書檔案越來越多，因此怎樣在確保文件檔案質(zhì)量的前提下開展相應(yīng)的管理工作，這已經(jīng)成為了相關(guān)管理人員需要面對的問題之一?；跀?shù)量龐大的文書檔案下，單位需要進(jìn)一步提升各部門之間的協(xié)調(diào)合作，使得通用文件與檔案之間的銜接工作能夠更加科學(xué)化、合理化。換一種說法，就是要求管理人員對單位內(nèi)部的文書資料進(jìn)行集中化的整理，然后對這些資料進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，通過信息技術(shù)錄入到服務(wù)器終端，方便日后進(jìn)行查找，并且單位內(nèi)的其他部門也需要在文書檔案管理期間發(fā)揮自身的積極作用，盡可能的配合文書檔案管理人員，確保文書檔案管理工作能夠順利開展[4]。

（三）加強(qiáng)信息化管理水平

由于我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，在單位文書檔案管理工作中融入信息技術(shù)已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢，但是怎樣才能夠確保信息技術(shù)能夠在管理工作中發(fā)揮其積極作用，這是廣大管理人員需要探索的一個重要問題。為了確保文書檔案管理工作的信息化建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行，需要單位加大投資力度，進(jìn)一步完善其信息管理系統(tǒng)，以先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備作為基礎(chǔ)，以此來保障單位文書檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。通過信息化的管理手段能夠避免人為管理所帶來的誤差，符合現(xiàn)今現(xiàn)代化的發(fā)展理念，與此同時，單位還可以建立相應(yīng)的文書檔案管理系統(tǒng)，對單位的文書檔案進(jìn)行集中化的管控。但是在這一過程中，需要管理人員能夠做好系統(tǒng)的防竊取工作，確保單位內(nèi)部文件的安全性，這樣才能夠達(dá)到文書檔案信息化管理的最終目的。

（四）完善文書檔案管理隊伍與制度

高效的團(tuán)隊是確保單位文書檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，通過完善單位文書檔案管理隊伍，能夠確保單位文書檔案管理的科學(xué)性與合理性，隊伍成員需要分工合作，對文書檔案進(jìn)行集中化處理，根據(jù)單位的發(fā)展需求進(jìn)行合理的分類，同時還需要做好后期的管理，能夠在單位有需求的情況下，第一時間調(diào)取相應(yīng)的文書檔案。在進(jìn)行文書檔案管理期間，需要工作人員將更多的精力放在文書檔案的保存上，確保每一份資料的安全性。同時還需要定期對團(tuán)隊內(nèi)的成員進(jìn)行考評，確保其具有足夠的能力應(yīng)對文書檔案管理工作中的突發(fā)情況。與此同時，單位還可以建立相應(yīng)的文書檔案管理機(jī)制，通過制度與思想的雙重約束來提升文書檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建科學(xué)化、合理化的檔案管理制度，要求相關(guān)工作人員以制度為工作準(zhǔn)則，對于文書檔案的查閱需要制定嚴(yán)格的審批流程，確保單位內(nèi)部資料的安全性。如果存在未按時歸還的情況，需要派專人進(jìn)行審查，確保文書檔案能夠及時歸檔。同時還需要按時進(jìn)行文書檔案的檢查，實(shí)行統(tǒng)一化、集中化的管理.

三、結(jié)語

綜上所述，為了提升單位日常管理效率，確保單位能夠在長遠(yuǎn)發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)，需要管理者提升對于文書檔案管理工作的重視度，從某一角度來看，文書檔案管理工作的優(yōu)劣會直接反映出一個單位的經(jīng)營情況，因此，在新時代的背景下，需要管理者帶領(lǐng)單位的基層員工，共同培養(yǎng)自身的文書檔案管理意識，以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段作為基礎(chǔ)，構(gòu)建文書檔案管理制度，推動單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]冮媛.高校文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].明日風(fēng)尚，2019（10）：136-137.

[2]袁玉霞.適應(yīng)新時期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：69.

[3]王峰.廣播電視臺文書檔案管理存在的問題及優(yōu)化方法[J].傳播力研究，2018，2（31）：215.

[4]凌瑞英.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的問題及對策探討[J].蘭臺內(nèi)外，2018（06）：33-34.