大數據時代背景下的檔案管理研究

齊翠榮

摘 要： 在新時期下，大數據與社會生產以及各個行業的融入逐漸加深，為人們工作也帶來諸多影響。借助大數據技術，現下檔案管理工作得到進一步完善，工作效率明顯提高，符合現下檔案數據數量不斷增加、檔案類型日益復雜的時代背景。本文將結合實際情況，對大數據時代背景下的檔案管理策略進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供借鑒與參考。

關鍵詞： 大數據;檔案管理;策略

【中圖分類號】G270.7 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）21-0298-01

進入到大數據時代以后，檔案管理工作難度不斷增加，由于檔案類型、數量等不斷增加，傳統的人工檔案管理模式已經無法完全適用于現下的實際工作，直接影響到工作質量與效率，為檔案管理工作的長期發展帶來較大影響，需要在今后充分利用大數據加以優化與完善。因此，聯系實際分析大數據時代背景下的檔案管理策略是十分必要的。

1 大數據概述

大數據是基于現代科技發展起來的一種技術，有著龐大的數據庫，能夠對數據進行快速整合、處理，滿足多種類型信息的處理需求。在行業發展中，工作人員能充分利用大數據技術來完成還來能數據的收集與整理，降低工作難度、提高信息收集與處理效率，對于促進行業發展有著重要意義。通過將大數據應用于檔案管理工作中，一方面能夠提高管理效率，利用其強大的數據收集、分析與存儲、整理能力，提高檔案管理效率，在短時間內完善大量工作，實現高效率管理[1]。另一方面，則是能夠壓縮檔案管理成本，相對而言紙質材料的存儲成本較高，不僅需要大量紙張，同時還需要一個較為封閉的場所，溫度、濕度、環境都能達到保存目的，才能避免檔案損壞，大數據檔案管理，則主要是將檔案存儲在硬盤、云空間中，極大程度上節約了空間與成本，且更有助于維護，減少可能出現的檔案丟失與損壞。除此之外，大數據能夠提高檔案資料的有效利用率，只可以在短時間內調取檔案，加以有效利用，對于企業單位發展而言有著較好的促進作用。

2 大數據時代背景下提高檔案管理質量的策略分析

基于上述分析，大數據為檔案管理工作帶來諸多便利，而各項與大數據相關的技術也逐步在檔案管理中加以應用，為檔案管理的持續優化創造了有力條件，具有較高的應用與融合價值。

2.1 加強大數據檔案工作平臺建設

目前，我國在檔案管理信息化方面仍然處于一個發展階段，再加上檔案管理本身屬于實踐的一部分，難免會出現信息不全面、技術手段滯后的情況，影響管理工作實效性。這也就需要在今后，企業必須要結合實際發展狀況，完善檔案管理工作平臺，關注數據變化，靈活運用數據收集與采集技術。一方面，必須保證檔案原始數據的精確性，對材料進行全面客觀的發孽畜與審查，所有信息必須要在保證核查無誤以后，再錄入到數據庫中形成電子檔案;另一方面，則是要對所有的檔案資料進行分類編碼，保證在需要時能夠通過關鍵詞、編號等方式查找到資料，提高檔案資料的有效利用率。

2.2 構建檔案管理監管系統

由于大數據技術是基于互聯網構成的，其應用對計算機、網絡等有著較高的要求，而網絡又是一個較為開放的大環境，很容易出現有人惡意篡改、盜取檔案信息的情況，導致現階段絕大部分的檔案管理系統面臨著嚴重的安全隱患。因此，若是想要完全保證檔案管理的安全，就必須要構建完善的管理監督系統，作為檔案信息管理的最高保障。首先，應該完善監管制度，可以安排專門的監督人員，對管理人員的各項工作進行監督，若是發現違規行為，則應該嚴格處罰;其次，要明確檔案管理人員的自身職責，檔案需要設置密碼，而進入數據、資料檔案庫的人必須要備案，進入檔案庫必須要報備，避免出現私自進入檔案庫查閱資料的情況;最后，檔案的調取、借用、歸納、整理、信息內容核對等工作，必須要嚴格控制質量，同時形成明確記錄，避免來源不明的檔案混入資料庫，也是為了保證入庫資料的精確性。除此之外，企業監督小組、監督人員還要定期抽查、考察檔案管理人員的實際工作，尤其是各項記錄，檢查結果將作為檔案管理人員考核的一部分，以調動檔案管理人員的工作積極性[2]。

2.3 優化檔案管理人才結構

在新時期下，檔案管理人員不僅要具備專業的管理知識，同時還需要具備一定的計算機操作能力，對信息技術有著較強的理解與操作性，這樣才能更好的完成工作。為此，檔案管理必須要優化人才結構，改變以往，“老齡人多、中年人少、年輕人無”的結構，引入優秀的年輕人才，加大對檔案管理工作的重視程度，對年輕、優秀的檔案管理人員一定鼓勵，而工作時間較長的老員工，也應該鼓勵其學習，并予以一定補助，激發檔案管理人員的參與積極性，為其今后自主學習、工作積極性提升等提供良好的外部條件。

2.4 完善高端管理人才培訓機制

在現代社會企業之間的競爭壓力逐漸增加，而激烈市場競爭的本質，基礎是人才競爭，只有具備更多高端人才，才能提高企業的綜合競爭實力。因此，企業若是想要提高檔案管理工作效率，并且將大數據融入其中，就必須重視高端人才的培養。首先，企業可以利用跨學科專業辦法，為了引進優秀人才可以與高校合作，為高校學生提供便利的同時，也可以優先選擇優秀人才，向企業內部輸送大量高水平、高素質的優秀人才，為企業檔案管理工作注入新鮮血液。其次，對于企業內部的檔案管理人員，可以開展針對性培訓，聘請專家或者是一些具有對豐富管理經驗的人員，講解有關檔案管理工作的真實案例，加快傳統檔案管理人員轉型進程。

結束語：綜上所述，隨著科技的進步，現如今大部分工作崗位都應用了較多的大數據技術，檔案管理工作也不例外，大數據技術的應用比例不斷增加，企業單位也應考慮如何在這樣的背景下有效展開檔案管理工作。為此，在今后可以通過加強大數據檔案工作平臺建設、構建檔案管理監管系統、優化檔案管理人才結構、完善高端管理人才培訓機制等方式，為大數據在檔案管理中的融入創造有力條件，加快檔案管理工作革新。

參考文獻

[1] 楊春玲.談大數據時代背景下的檔案管理[J].山西青年，2020，（11）：210.

[2] 王鵬飛，黃新德，王程，等.大數據時代背景下檔案管理工作的研究[J].環渤海經濟瞭望，2020，（5）：134-135.