檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施研究

齊翠榮

摘 要： 受到各個方面因素的影響，企業單位已經進入信息化發展階段，檔案管理作為企業單位發展中的一項重要管理任務，也開始注重信息化建設，將信息化建設融入到日常的管理工作中，提高工作效率。然而，在建設期間仍然會存在一些問題難以避免，需要在今后加以解決。本文將結合實際情況，對檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供借鑒與參考。

關鍵詞： 檔案管理;信息化建設;問題;解決措施

【中圖分類號】G270 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）21-0296-01

檔案管理信息化建設就是指，利用各種信息技術對檔案進行管理，屬于現代化管理手段，涉及較多方面的專業知識，這不僅對企業建設提出了更高的要求，同時對檔案管理人員也有了較高標準。這也就使如何解決企業檔案管理信息化建設中的問題，成為其今后發展必須要考慮的重要問題。因此，聯系實際分析檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施是十分必要的。

1 檔案管理信息化建設的重要性

在信息時代下，各個行業發展都有了較大改變，且對信息技術的依賴程度更高，尤其是檔案管理工作，數據量大、類型眾多，傳統檔案管理難度大，檔案管理信息化能夠較好的解決這一問題，對于提高檔案管理工作效率有著重要作用。因此，信息化建設已經成為檔案管理工作發展的一種必然趨勢，一方面能夠較好的保護檔案本身的精確性，避免在長期保存的過程中出現信息丟失的情況，保證檔案管理的全面性，另一方面，有機整合檔案資源，目前檔案的重要作用已經得到了基本肯定，但傳統檔案管理方式的資源整合效果較差，難以保證檔案資料全面、有條理，而信息化建設完成以后就可以利用局域網實現信息資源共享，保證檔案瀏覽便利，查找迅速，為更好的使用檔案資料帶來諸多便利[1]。

2 檔案管理信息化建設問題分析

根據現階段檔案管理信息化建設的實際進展情況，具體問題大致集中在以下幾個方面：（1）觀念落后，大部分檔案管理人員缺少信息化認知，而領導也缺少對信息化建設的充分解讀，通常會將信息化檔案管理視作為存儲工具，導致檔案資料無法得到充分利用;（2）信息化管理水平低，為了減少企業經營開支，信息化管理技術無法得到及時更新，僅僅在管理部分引入信息化管理技術，后續管理、前期收集等，技術應用都沒有更新，影響信息化建設進程;（3）檔案信息安全性難以保證，由于網絡是一個較為開放的環境，信息化技術應用帶來便利的同時，也帶來了檔案信息丟失、篡改的可能性，需要在今后采取有效措施加以解決;（4）管理人員技術水平較低，檔案管理信息化技術的更新，為檔案管理人員工作提出了更高的要求，但由于企業缺少專門的、針對性培訓，導致檔案管理人員專業程度不高，容易出現操作失誤的情況，引起不必要的麻煩，應當引起重視。

3 檔案管理信息化建設問題的解決措施

基于上述分析，目前檔案管理信息化建設已經基本完成，然而受到諸多影響，仍存在一些問題，需要在今后采取有效措施加以解決。

3.1 更新檔案管理觀念

在新時期下，信息化建設的重要性已經充分展現，且成為一種必然趨勢，在這樣的情況下企業必須要重視檔案管理信息化建設，轉變以往的思想觀念，尤其是領導層，必須要加強對檔案管理信息化建設的認知，了解其職能、作用等，將目光著眼于更長遠的方向，重視管理信息化除了存儲以外的其他功能，實現上行下效，便于下屬員工深度理解檔案管理信息化的實質，進而為接下來的建設工作提供便利，營造良好工作氛圍[2]。

3.2 建立完善的檔案管理平臺

信息化的實施，在很大程度上會依賴管理信息平臺，因此必須要將注意力放在平臺構建上。首先，要結合企業自身發展的實際情況以及現階段檔案管理工作進程，制定構建計劃，了解信息化與平臺建設的切實需求，而后則是要購置數據庫服務器、信息錄入設備、管理軟件等，同時還需要安排專門的機房，用于檔案資料與數據查詢，為檔案管理信息化平臺創設一個良好的外部環境。其次，就是軟環境建設，在系統與軟件方面，應以滿足企業檔案管理需求為優先考慮，同時還需要預測計算機、軟件、系統的使用周期，以及可能產生大龐大檔案數據資料，保證管理平臺建設科學性。

3.3 重視檔案信息安全防護建設

安全一直都是檔案信息化建設中必須要面對的一個問題，若是無法處理，則檔案管理的安全性難以保證。這也就要求企業在落實信息化建設工程時，必須要重視安全防暑。第一，可以增加安全設施方面的投入，引入安全技術、設計與應用軟件，最大程度上保證檔案管理的優勢能充分發揮。其次，系統、軟件要及時更新，避免漏洞危害到檔案管理信息系統。最后，合理利用防火墻技術與密匙技術，能夠有效防護外部病毒的入侵，密匙則是可以保證檔案的傳輸的過程中不會被篡改，能夠提高存儲的安去性，具有重要意義。

3.4 加強檔案管理人員的專業培訓

在檔案管理信息化建設過程中，人才是重要因素。因此，企業一方面要引進專業檔案管理人才，另一方面要對現有的檔案管理人員進行專業技術培訓，提高檔案管理人員的專業水平。這也就要求，企業在今后必須要將培訓納入到重點工作環節，加大培訓力度，也可以與部分學校合作，為企業內的檔案管理人員提供再教育機會，提高檔案管理人員的專業知識與能力，同時強化計算機實踐方面的培訓，確保個人能力。除此之外，必須要對檔案管理人員結構進行有效的優化調整，建設一只具有高素質的專業化檔案管理團隊，為檔案管理工作優化與完善創造有力條件。

結束語：綜上所述，檔案管理信息化建設符合現下時代發展需求，對于企業單位發展而言十分重要。因此，針對信息化建設過程中存在的觀念落后、信息化管理水平低、檔案信息安全性難以保證、管理人員技術水平較低問題，應通過更新檔案管理觀念、建立完善的檔案管理平臺、重視檔案信息安全防護建設、加強檔案管理人員的專業培訓等措施予以有效解決，加快檔案管理信息化進程，為企業單位今后發展創造有力條件。

參考文獻

[1] 徐錚.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].環球市場，2020，（13）：222.

[2] 吳金鳳.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].化工管理，2020，（8）：13-14.