信息化背景下如何做好檔案管理工作分析

劉亞萍

摘 要： 隨著信息時代的來臨，檔案資源在社會發展的過程中發揮的作用也愈加凸顯，由此帶來了日益增長的檔案資源利用需求。信息化轉型與創新是當前我國檔案管理工作的重要發展趨勢，有利于檔案管理水平和質量的全面提升。近年來，我國企事業單位的檔案管理信息化建設工作已成為社會各界廣泛關注的話題，本文就信息化背景下如何做好檔案管理工作開展全面探討和分析，以期助推我國檔案管理水平的全面提升。

關鍵詞： 信息化;檔案管理;舉措

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）21-0297-01

在信息時代背景下，任何一個領域都需要進行信息化轉變才能緊隨時代發展步伐。隨著信息技術的普及和應用，我國檔案管理工作也隨之發生改變，不僅檔案管理工作的質量和效率得以大大提升，同時也進一步發揮了檔案資源的社會服務功能。現階段，我國越來越多的企事業單位開始推進自身檔案管理的信息化轉型與發展，但仍面臨一定的問題與困境。筆者就如何做好信息化檔案管理工作提出個人見解和建議，希望為相關領域從業者提供必要的參考和幫助。

1 信息化檔案管理工作的構成要素

1.1 信息化技術與設備

信息化技術與設備是支撐檔案管理信息化轉變的基礎要素，只有建立于信息技術及相關硬件設備上才能推動和開展信息化檔案管理工作。信息化技術已不言而喻主要指局域網、網站等技術，而相關設備則是指計算機、數字化檔案掃描錄入設備等，只有構建一套完整、系統的信息化技術與設備儀器才能滿足信息化檔案管理硬性需求。

1.2 網絡管理平臺

要想實現檔案資源的有效收集、歸納、存儲及檢索，還需要一個專業化檔案管理網絡平臺。現階段，在我國檔案信息化推進過程中，已出現許多優秀的檔案管理系統如電子文件管理系統（ERKS）、文件管理系統（DMS）及檔案計算機管理系統（ACAMS），這些都為檔案管理信息化建設提供了良好的發展平臺。

1.3 數字化檔案資源

從技術角度來看，要想開展數字化檔案管理工作，還需要將大量檔案資源進行數字化轉變。檔案管理信息化發展的核心目的在于更加高效的管理和利用檔案資源，而數字化檔案資源不僅在存儲上更加簡單，同時也有利于檔案資源的傳輸。數字化檔案資源的轉變，一方面需要將傳統紙質檔案資源進行數字化轉變和系統錄入，另一方面也要將新生成的檔案資源以數字化進行記錄和收集。

1.4 技術人才

檔案管理信息化轉變給檔案管理工作內容發生重大轉變，并由傳統人工管理作業轉變為信息化管理模式，不僅降低了人工作業的強度，同時也對管理人員提出了信息化技能要求。在此趨勢下，吸收引進和改造培養信息化技術人才成為信息化檔案管理工作推進的核心要素，因此檔案管理部門要注重技術人才隊伍的構建。

2 做好信息化檔案管理工作的有效舉措

2.1 轉變管理模式，樹立信息化管理理念

現階段，受傳統檔案管理理念的束縛，我國許多單位仍沿傳統用人工作業的檔案管理理念和方法，不僅檔案管理工作費時費力，同時檔案利用效率也十分低下，因此難以實現檔案資源服務價值的充分發揮。為強化檔案資源服務價值，推動檔案管理工作的科學現代化發展，我們首先要打破傳統管理理念的束縛，將信息技術融入到檔案管理工作中，由此推動檔案管理工作的信息化轉變。其次，為更加高效的推進和落實檔案信息化管理工作，我們還要加大宣傳工作，將信息化檔案管理的價值和作用傳輸給每一位單位職工，從而為檔案管理信息化轉變創造一個更加理想的思想氛圍。

2.2 加強資金投入，構建信息化管理環境

要想全面推進檔案管理信息化轉型與發展，我們還需要面對資金投入問題。眾所周知，傳統檔案管理工作以人工作業為主體，無論檔案資料的收集、整理和歸檔，還是檔案資源的檢索和利用，均由檔案管理人員開展與落實。這種檔案管理工作對于資金需求很低，但信息化檔案管理作為一種依托于現代信息技術發展而來的檔案管理模式，不僅要具備專業的信息化技術與設備，同時還要安全穩定的網絡管理平臺，因此在資金投入方面增長十分可觀。為此，單位領導層必須加大資金投入力度，并不斷對相關信息技術設備及網絡管理平臺進行優化升級，由此檔案管理信息化轉變奠定堅實的環境基礎。

2.3 注重管理創新，完善信息化標準體系

在檔案管理信息化轉變過程中，一個系統完善的檔案管理制度和技術體系具有十分重要的意義。從管理角度出發，過往檔案管理標準及相關規章制度已不適用于信息化背景下的檔案管理工作，因此需要加以完善和創新。首先，針對信息化檔案管理工作需求，我們要進一步明確和細化檔案管理內容和工作流程，特別是注重檔案管理工作技術標準的制定，由此指導管理人員科學系統的開展檔案管理工作。其次，由于信息技術的開放性，為保障檔案資源的安全，還要強化檔案管理人員監管，并落實檔案管理責任制與檔案管理權限制，通過嚴格的工作監管提高檔案管理工作的安全性與保密性。

2.4 強化技能培訓，打造信息化人才隊伍

作為檔案管理的執行者，提高檔案管理人員信息技術能力是推動檔案管理信息化轉變的重要舉措。針對當前檔案管理人員能力不足的發展困境，首先我們要強化管理人員信息化知識和專業工作技能，通過定期開展技能培訓工作不斷提升檔案管理人員綜合能力，從而滿足信息化檔案管理需求。其次，為加快檔案管理信息化轉型與創新，還需要積極引進外界高端技術人才，在引進人才的同時也吸收當前先進的檔案管理理念和方法，由此加快檔案管理信息化發展步伐。最后，還要強化檔案管理人員思想建設，通過必要的思想宣傳和法制教育提高檔案管理人員職業素養，由此推動信息化檔案管理工作的安全高效發展。

3 結論

綜上所述，在信息化背景下當代檔案管理工作以發生本質性改變，需要相關單位及檔案管理部門加快自身檔案管理的信息化轉變。從構成要素來看，要想做好檔案管理工作就必須轉變檔案管理意識，并加大資金投入力度、管理體系建設和技術人才培養，由此才能為我國檔案管理的信息化轉變奠定堅實的基礎。

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