基于云計算的檔案管理效率提升探析

趙潔

摘要：隨著網絡云技術的不斷進步與發展，其運用領域越來越廣。云計算所具備的云存儲、云備份及云共享等特點為檔案管理者提升檔案信息安全可靠性及資源共享和個性化服務提供了有力的技術支撐。本文討論云計算方法應用于檔案管理的可能性，并闡述利用云計算提升檔案管理效率的主要途徑。

關鍵詞：云計算;檔案管理;效率提升

近年來云技術的不斷發展與前進為檔案管理效率的進一步提升提供了技術可能性。云計算是通過云存儲整合存儲于異地與不盡相同設備上的數據資料是其優勢，并且利用特殊的數據加密方法和穩定的數據備份方法為檔案管理客戶提供網絡數據服務。用戶可以通過網絡按需訪問云端計算機的共享池，就能享受到云計算帶來的便利。云計算的另一個優勢是通過強大的數據池中的數據和數據池共享能力為檔案管理用戶提供資源共享服務，可以實現異地查詢，定制數據功能等服務。我國高科技巨頭阿里巴巴旗下的阿里云、騰訊旗下的騰訊云、華為旗下的華為云和電信旗下的天翼云等公司紛紛向社會各界推出云計算服務，這為檔案管理運用新技術提升信息服務效率提供了現實可能性。這篇文章首先簡單闡述下檔案管理中使用云計算的必要性，并在此基礎上論述云計算提升檔案管理效率的主要方法。

一、檔案管理運用云計算的必要性

云計算在保障檔案信息安全可靠、檔案資源實時共享以及檔案歸檔個性定制化服務上的巨大優勢可以為檔案管理效率的進一步提升提供有力的技術支持。檔案信息因為具有保密性的特點，對于安全性要求較高。我們單位辦公室在保存檔案過程中，如果遭遇停電、火災、水災等人為或自然災害時，極易丟失或損毀原始檔案。實踐中采用的光盤和移動硬盤等資料存儲和備份介質雖各有優點，但缺點也很明顯，光盤使用壽命短且易損壞，移動硬盤易感染計算機病毒。傳統的檔案是以本地存儲方式和相對簡單的保管方法難以在復雜的外界環境中保障信息的安全可靠。

此外，資源共享不足、缺乏對檔案的個性化定制服務是現如今大多數單純只靠人為進行檔案管理的問題。目前，一些單位的接文收文管理系統和檔案管理系統是兩個相對獨立的軟件。檔案管理人員接受檔案后，通過手打或者掃描的方式將檔案導入管理系統，檔案管理系統無法調閱。檔案管理系統中搜索到的文件不能立即打印出來給信息用戶，而是必須去檔案室調閱實體檔案案卷，對其進行復印或拍照。這大幅降低了檔案的利用效率，難以實現多用戶多地點的即時信息共享，也造成檔案管理人員難以高效便捷地為用戶提供個性化服務。傳統檔案管理中面臨的檔案資料安全可靠性程度較低及難以為檔案信息用戶提供即時共享及個性化服務的問題推進了云計算在檔案管理中的運用。

二、云計算提升檔案管理效率的主要途徑

（一）通過云計算提升檔案信息的安全可靠性

云存儲是云計算的重要組成部分，包含多個層面，例如數據存儲、數據管理、應用接口和用戶訪問等。其不同層面的功能可在不同方面提升檔案管理效率。對于檔案管理中的信息安全可靠性而言，數據存儲、數據管理和用戶訪問這三個層面尤為重要。

云存儲中的數據存儲通過互聯網鏈接位于不同地理位置、存儲于不同類型硬件設備上的數據，再巨大的檔案量都有空間得以存儲。這為數據資料的備份提供基礎，也為快速處理局部設備故障、提供可靠的檔案信息服務提供保障。

云存儲中的數據管理的主要功能是實現存儲設備的集群工作，提升數據存取速度;并且通過分布式文件管理系統對每個數據建立多個副本。數據放置在集群的存儲節點中，當一個節點中的數據發生損壞，系統會自動復制其副本到其他的可用節點，保證了數據的安全可靠，實現云存儲的動態管理。對于實現檔案信息安全可靠而言，通過云計算數據管理可加強數據備份和數據加密等功能。此外，可以通過信息加密技術對訪問權限進行加密管理。

并且單位日常負責檔案管理部門與人員可利用云計算服務商的技術人員對數據庫日常維護來保障云存儲系統安全可靠性的運行，并通過運用嚴格的權限管理，數據加密、加密傳輸、防篡改、防攻擊、實時監測等技術，降低病毒和網絡黑客入侵破壞的風險，確保信息資料不會丟失、不會泄密。

我國阿里巴巴、盛大、華為和百度等公司提供的云存儲業務可有效地保障檔案信息的安全可靠性。以阿里云提供的“對象存儲OSS”為例，OSS是阿里巴巴全集團數據存儲的核心基礎設施，歷經多年“雙十一”安全可靠性考驗。OSS采用多重冗余架構設計及高可用架構設計，可確保數據持久存儲，并消除單節故障、保障數據業務的持續性。此外，OSS支持服務端加密、客戶端加密、防盜鏈、IP黑白名單等，可確保檔案管理機構的信息安全。

（二）通過云計算提升檔案信息的即時共享和個性化服務

云存儲架構中應用接口這個層面可以根據檔案信息用戶的需求設計相應的接口，如信息檢索、資源訪問、信息存儲等功能。云計算的強大存儲和計算能力可以提高共享數據的訪問性能。當多用戶同時訪問共享文件時，系統同時從多個服務器讀取該文件包含的塊，供多用戶同時利用。這種共享不限定用戶所在的實際地理位置;只要連接上網絡并經過相應的用戶認證，無論用戶在哪里都可以同時共享信息。此外，云計算也可以便捷高效地獲取滿足用戶個體化需求的信息。接入云檔案平臺之后，檔案信息用戶不需要高端的終端硬件設備，也不需要高深的信息檢索能力，只需將其意圖輸入，計算能力超強的云計算將會把符合其個性化需求的信息顯示在其終端設備上。類似于這種的定制個性化服務在人工的時代是難以想象的。

云服務商所相對于傳統的硬盤存儲相比擁有了更加多的可拓展空間和相對于傳統電腦更加強大的數據信息處理能力，可以協助單位檔案人員更高效的處理相關檔案數據，可以節省更多紙張，并且節約更多的硬盤空間。以阿里云提供的“智能媒體管理”為例，該服務為云上的文檔、圖片數據提供一站式數據處理、分析、和檢索功能，使信息流轉的速度加快。阿里云提供的服務支持共48種文件類型的不同辦公文檔的格式轉換與預覽，極大地便利了檔案管理部門搭建檔案信息中心。該服務還可以有效地識別圖片內容，幫助圖片內容管理。智能媒體管理打通對象存儲OSS，無須額外開發即能讓OSS文件支持文檔預覽。這些功能使檔案信息用戶可同時共享信息，并可通過便捷的檢索功能為用戶提供高效率的個性化服務。

三、結語

2010年國家檔案局發布的《云計算技術與檔案信息共享模式研究技術報告》中詳細闡述了云計算技術和發展趨勢，鼓勵各個單位檔案管理部門與時俱進，探索嘗試新方法，嘗試使用例如云計算等先進技術使檔案管理效率得到進一步提升，從而提升政府單位工作效率。隨著我國各個提供云計算公司所提供的云計算服務日趨完善，推進規范云計算服務商與國家相關檔案管理機構之間的權利義務和相關協議標準的制定也逐步成熟。雖然云計算的檔案管理屬于網絡服務也有其特有的網絡安全性風險，例如病毒入侵、外部侵入、相關人員泄密等，但是隨著云計算技術的完善及規范與標準的成熟，其為檔案管理帶來的效率提升遠大于潛在的風險。因此，檔案管理走向云端勢在必行。

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