精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

譚波

【摘 ?要】醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進(jìn)程的文檔信息資料，是醫(yī)院傳承文化、服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障，為醫(yī)院的整體發(fā)展服務(wù)。隨著醫(yī)改政策推進(jìn)，醫(yī)院病歷檔案信息劇增，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下改進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作，需找出現(xiàn)狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規(guī)范化的管理。本文主要分析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;精細(xì)化管理;應(yīng)用

引言

隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理表現(xiàn)出了不可替代的重要地位，傳統(tǒng)的管理模式無法與科技元素相結(jié)合，致使管理意識(shí)和管理效率不斷下降。精細(xì)化管理重視的是管理細(xì)節(jié)，有助于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高，符合時(shí)代的發(fā)展需求。鑒于此，醫(yī)院檔案管理需要引入精細(xì)管理理念，明確管理目標(biāo)，制定管理計(jì)劃，確保醫(yī)院檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

1、精細(xì)化管理表現(xiàn)出來的管理優(yōu)勢

1.1實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療水平的提高

精細(xì)化管理理念的出現(xiàn)改變了醫(yī)院檔案管理模式，使得管理過程更加細(xì)致，為后續(xù)科研工作的開展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，精細(xì)化管理促進(jìn)了醫(yī)療水平的提升，患者的就診信息以電子檔案的形式儲(chǔ)存，為患者疾病信息的分析創(chuàng)造了條件。理論與實(shí)踐的結(jié)合既提高了檔案管理的高效性，又改善了檔案管理的科學(xué)性，滿足了患者的就診需求。

1.2發(fā)揮了檔案的最大價(jià)值

我國近年來展開了醫(yī)療行業(yè)的改革，使得人事信息復(fù)雜多樣，極大的加大了檔案管理的難度。另外，部分管理人員由于工作能力有限，檔案中出現(xiàn)了不少虛假信息，為醫(yī)院內(nèi)部的人事調(diào)動(dòng)創(chuàng)造了壓力，無法切實(shí)實(shí)現(xiàn)公平正義。精細(xì)化管理理念提出了全新的管理要求，將醫(yī)院檔案分為多個(gè)類型，不同的類型由不同的人員管理，確保了人事檔案信息的精確性，為后續(xù)管理人員的晉升和選拔提供了依據(jù)。

2、當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理中面臨的問題

2.1重視程度不夠

新的歷史條件下，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得巨大進(jìn)展，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、人員配置、規(guī)章制度等建設(shè)也取得顯著成效。檔案管理工作也日益受到各大醫(yī)院的關(guān)注和重視，并采取多種措施去提高檔案管理效率。然而，有些醫(yī)院的檔案管理部門長期受傳統(tǒng)管理思維禁錮，不肯走出以往檔案管理舒適圈，在更替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式過程中，缺乏創(chuàng)新精神。加上醫(yī)院本身信息化建設(shè)力度不夠，造成對(duì)現(xiàn)代新型管理理念認(rèn)識(shí)不夠，忽略6S精細(xì)化管理的重要意義，對(duì)這一方面的認(rèn)識(shí)模糊。

2.2缺乏管理制度

隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院行業(yè)的競爭日漸激烈，部分醫(yī)院為提高市場占有率，以效益考慮為先，忽略了對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的價(jià)值。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴(yán)重。這些問題對(duì)醫(yī)院各部門的運(yùn)行均產(chǎn)生了不同程度的影響，只有加強(qiáng)病歷檔案制度的管理建設(shè)，才能確保完整的檔案資料信息，為醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展提供有效保障。

2.3信息管理基礎(chǔ)有待夯實(shí)

在實(shí)際工作中，一方面，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員工作重心仍停留在傳統(tǒng)的檔案收集、整編等環(huán)節(jié)上，在信息化處理及深入應(yīng)用信息工具方面的能力有待提升;另一方面，醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，信息化管理水平參差不齊，信息化管理在硬件系統(tǒng)與軟件操作層面的缺失，導(dǎo)致信息管理根基不牢，難以充分提升其管理效率。

3、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

3.1樹立正確的管理意識(shí)，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

首先來說，醫(yī)院檔案管理必須明確目標(biāo)，從而制定管理計(jì)劃。在具體的管理中，需要以醫(yī)院的實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，制定長遠(yuǎn)的檔案管理規(guī)劃，借助合理的管理制度去提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全性。其次來說，檔案管理過程并非是任意的，需要遵循一定的原則，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行綜合角度的考核，對(duì)成績優(yōu)異的管理者給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，其目的是激發(fā)管理人員的熱情。

3.2創(chuàng)新管理方式，培養(yǎng)優(yōu)秀人才

首先，醫(yī)院檔案管理需要做到精細(xì)化，盡可能將類似的文件統(tǒng)一處理，并將文件的差異化標(biāo)記清楚，提高醫(yī)院檔案管理的精確性。當(dāng)因工作需要而發(fā)生檔案材料借閱時(shí)，必須按照規(guī)定征求負(fù)責(zé)人的同意，記錄檔案材料的借閱信息，例如借閱人的名字、借閱時(shí)間、借閱原因、歸還時(shí)間等，避免出現(xiàn)檔案材料的丟失。為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，醫(yī)院創(chuàng)建了科學(xué)化的檔案信息管理平臺(tái)，管理人員定期將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，從本質(zhì)角度實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。其次，醫(yī)院成立了專門的醫(yī)患糾紛檔案，其目的是為醫(yī)患問題的解決提供理論依據(jù)。最后，管理人員綜合素質(zhì)的提升，這既是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的方式，也是提高檔案管理質(zhì)量的途徑。

3.3提高管理意識(shí)、完善管理制度

首先，醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識(shí)，明確病歷檔案管理的建設(shè)方向和目標(biāo)。制定管理目標(biāo)時(shí)要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以規(guī)劃出符合自身檔案建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項(xiàng)制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時(shí)期下，要重視細(xì)化管理制度，規(guī)范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項(xiàng)工作規(guī)劃科學(xué)合理，以促進(jìn)檔案管理提升整體質(zhì)量。

3.4應(yīng)用6S管理

3.4.1整理

6S管理中的整理主要是按照用途將物品劃分為有用或者無用，再將有用的保留下來。將6S管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，就是要將醫(yī)院所有的檔案資料，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，把有用的檔案資料留下來，沒有參考價(jià)值的丟棄掉，合理利用醫(yī)院有限的空間，讓所有的檔案精簡有序，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加完善起來。

3.4.2整頓

是把物品做好標(biāo)識(shí)，按規(guī)定擺放，確保工作環(huán)境整齊，以方便物品使用，進(jìn)而提高工作效率。將醫(yī)院病歷檔案資料進(jìn)行合理歸置和標(biāo)識(shí)，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應(yīng)根據(jù)不同的專科部門由不同的部門負(fù)責(zé)和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續(xù)，便于后期查找。檔案管理工作人員應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行分類，標(biāo)識(shí)好檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字歸檔。

3.4.3清掃

6S管理中的清掃要素，指的是把員工工作的區(qū)域清掃干凈，即便是不顯眼看不到的邊邊角角也要保持清潔，主要是為了營造干凈整齊安全的工作環(huán)境。那么工作人員待在一個(gè)舒適的環(huán)境中，也能激發(fā)工作熱情。在醫(yī)院檔案管理中融入“清掃”理念，就是要讓檔案室、庫房區(qū)域時(shí)刻保持干凈整潔，保障各類檔案資料能夠在一個(gè)安全的環(huán)境下保存。鑒于此，醫(yī)院相關(guān)部門可以制定衛(wèi)生安全防護(hù)制度，對(duì)于檔案部門的安全衛(wèi)生問題，具體明確到規(guī)章制度中。

3.4.4素養(yǎng)

6S管理中的素養(yǎng)要素，指的是職員要有良好的素養(yǎng)，較高的職業(yè)道德，能夠自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度等。可以說，檔案管理工作人員的素養(yǎng)會(huì)對(duì)整體的管理水平產(chǎn)生重要影響，這也就意味著醫(yī)院平時(shí)要注重對(duì)檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)，提升整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素養(yǎng)。醫(yī)院組織業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)干部要發(fā)揮示范作用，積極帶頭開展學(xué)術(shù)研究，深入解讀最新檔案方面的政策法規(guī)、文件等，掌握檔案管理方面的前言信息，積極推動(dòng)6S管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理模式隨著科技的發(fā)展出現(xiàn)了顯著的變化，精細(xì)化理念的融入滿足了管理需求，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的革新，明確了管理目標(biāo)、制定了管理計(jì)劃，極大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理面臨的問題，將醫(yī)院檔案信息的價(jià)值發(fā)揮到了嶄新的水平，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造了條件。

參考文獻(xiàn)：

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