從檔案審核談干部人事檔案的規(guī)范化管理

程驍

【摘 ?要】檔案審核工作是干部人事檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于干部人事檔案的真實性與全面性起到了重要的作用。基于新的形勢下，應(yīng)該注重提升干部人事檔案的審核力度，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案審核;干部人事檔案;規(guī)范化管理

干部人事檔案是對于干部進行成長記錄的重要資料依據(jù)，因此人事檔案的管理人員對于檔案的資料進行嚴(yán)格的記錄與審核，本文通過從檔案審核的角度來對于人事檔案管理中存在的問題進行分析，并提出了相關(guān)的解決策略具體如下。

一、干部人事檔案審核問題及解決建議

（一）檔案記載信息不準(zhǔn)確

在進行干部人員信息記錄的過程中往往存在著干部的出生日期與實際不相符的情況。一般干部的出生日期都是記錄于第一類的履歷表，第四類的學(xué)歷職稱材料、第五類的政審和審核材料、身份證、體檢表等材料中。當(dāng)干部人員的出生日期記載不準(zhǔn)確時就會以最早的記錄為準(zhǔn)。最早形成的記錄多見于學(xué)歷的資料以及入團、入黨的記錄還會出現(xiàn)在畢業(yè)證書、工作派遣的記錄之中。因此在公務(wù)員進行審批錄用的過程中都是按照最早的登記信息為主。對于入黨的信息記載都是根據(jù)第六類黨團材料來進行記錄的，會查看第一類或者第四類職稱文件、第九類的職稱文件來進行干部任免審批表填寫的時間進行記錄。對于學(xué)歷學(xué)位的信息記錄都是按照第四類學(xué)歷學(xué)位的材料進行核實記錄，以第四類學(xué)歷學(xué)位材料中的畢業(yè)證和學(xué)位證為準(zhǔn)。干部的工作經(jīng)歷嚴(yán)格按照第一類履歷表，第四類的職稱材料進行登記工作的經(jīng)歷是否一致，還應(yīng)該做好以第九類工資和錄用的信息對比，審核是否一致。履歷表職稱評審材料中記載的工作經(jīng)歷在第九類要有工資變動審批表、勞動合同、任職通知、干部任免審批表等佐證材料，缺少以上材料時需要及時補齊。對于獎懲情況的記錄時，應(yīng)該結(jié)合第一類和第四類的資料進行記錄，并根據(jù)第七類的表彰獎勵材料查看是否存在相應(yīng)的證書，審批表和登記表，還應(yīng)該結(jié)合審核第八類資料中是否存在處分的情況，對于處分材料不健全的情況及時的進行查漏補缺。

（二）檔案不齊全

在干部資料管理中發(fā)現(xiàn)還存在著檔案內(nèi)容出現(xiàn)空缺的問題，一部分原因是由于干部本身的資料信息填寫不完整，對于不是必須填寫的項目沒有填寫或直接留空。例如：不少干部在進行文件的簽署時會出現(xiàn)只是進行文件內(nèi)容的簽署，而忘記進行文件的日期填寫。另一方面是文件的經(jīng)辦人進行信息的填寫時會出現(xiàn)各種漏填或者誤填的狀況，給予檔案的審核帶來了一定的負擔(dān)，同時對于文件的題目以及檔案中的相關(guān)內(nèi)容不能進行有序的排列，造成了干部信息資料的混亂記錄。同時還存在著手續(xù)不完備的現(xiàn)象，并且還會出現(xiàn)資質(zhì)審查需要蓋章的內(nèi)容沒有蓋章，因此需要對于這些材料進行嚴(yán)格的篩查，并進行資料的完善后，進行蓋章。對于成套的材料，沒有進行首尾對接，出現(xiàn)了同一個問題需要多種材料進行反映，并對于同一個問題需要結(jié)合多個材料進行研究，并以此來加重了調(diào)查、核實、審批的負擔(dān)，干部管理人員的負擔(dān)加重，人員不夠就會出現(xiàn)頭尾不清，資料來源不明以及處理程序不完整的情況。

（三）檔案真實性存在疑問

檔案資料的管理存在復(fù)印件的現(xiàn)象嚴(yán)重，在進行審核中會發(fā)現(xiàn)檔案中存在復(fù)印件的情況，在進行審核的過程中還發(fā)現(xiàn)了一些證件沒有標(biāo)注出處，單位蓋章不一致的情況，因此需要相關(guān)的干部必須出示原件，來確保證件復(fù)印件的真實性。檔案內(nèi)容會出現(xiàn)涂改的痕跡，并且一些干部在進行相關(guān)資料的填寫過程中出現(xiàn)反復(fù)涂改的現(xiàn)象，造成了一些材料在進行真實性的鑒定時還需要送至公安機關(guān)進行審核鑒定。部分干部還存在著名字不相符，有的出現(xiàn)兩個名字，或存在曾用名的現(xiàn)象，但在檔案中沒有去戶口登記部門進行審核變更，對于不能提供材料的干部需要戶籍的登記為主。

二、加強干部人事檔案管理的規(guī)范化

（一）把握源頭，前端管理

在進行檔案審核的過程中應(yīng)該做到對于問題的前端進行審核。提升干部人事檔案的規(guī)范化，最重要的環(huán)節(jié)是從源頭抓起，做得好前端的管理。首先是進行文件源頭的把控;另一個是檔案環(huán)節(jié)的源頭。首先從文件的來講，干部人事管理人員應(yīng)該做到對于文件形成之前就進行嚴(yán)格的把控，結(jié)合干部人事檔案的要求來明確文件的填寫、手續(xù)以及格式等。形成完整、字跡清晰，內(nèi)容完整以及手續(xù)完整的材料。認真做好檔案的審核，制定的材料符合要求，歸檔全面的管理規(guī)范，保障材料的健全性管理。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃，集中管理

干部人事檔案產(chǎn)生于人事活動，并且由人事部門來進行管理，服務(wù)于人事部門和組織的工作，因此在進行工作的過程中需要人事檔案管理人員做好人事管理和檔案管理，做好集中管理的規(guī)范化措施。首先應(yīng)該做好完善的管理制度，做到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案制度的建設(shè)，是做好人事檔案管理工作的前提和保障。其次，是保障干部人事檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，應(yīng)該對于干部人事檔案配置專門的檔案室，專業(yè)的檔案存放裝具，并設(shè)置專業(yè)的安保措施。因為干部人事檔案存在一定的隱私性和保密性，因此需要檔案配備專業(yè)的獨立空間，建立良好的管理團隊，并對于團隊的人員進行專業(yè)技能的提升，幫助管理人員掌握檔案業(yè)務(wù)知識，又要具備較強的政治素養(yǎng)、保密意識和信息分析能力，還要進行技能的提升，不斷地進行進行專業(yè)知識的儲備。

（三）依托技術(shù)，動態(tài)管理

人事檔案具有一定的動態(tài)性，會隨著干部的工作變動和工作年限的增加，不斷地進行浮動，部人事檔案的管理需要能夠及時響應(yīng)、動態(tài)管理。應(yīng)該緊隨科技的發(fā)展，借助信息化的技術(shù)手段構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立辦公系統(tǒng)，創(chuàng)設(shè)自動整合干部人事檔案，對于干部人事信息的動態(tài)變化可以快速捕捉到，做到實時動態(tài)管理。

綜上所述，在從檔案審核方面對于干部人事檔案的規(guī)范化管理時，應(yīng)該做到針對管理中存在的問題進行及時的核查與了解，并建立專業(yè)的管理制度，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)信息化的管理系統(tǒng)，從而促進干部人事檔案工作的良好發(fā)展。

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