信息偶遇視角下我國檔案局（館）網站研究

潘夢雅

摘要：信息偶遇是用戶被動地取得信息的一種信息行為，檔案局（館）網站中的信息偶遇無疑為那些不熟悉、不了解卻對檔案信息感興趣，關注檔案事業發展的用戶群體提供了一個便捷獲取檔案信息的途徑。文章基于信息偶遇的視角，從信息偶遇用戶和網站中利于用戶發生信息偶遇的環境兩個主體著手，選取并分析我國31個省級行政區劃的檔案局（館）網站，對網站的檔案信息資源建設及內容定位、用戶界面及信息組織、用戶分類及智能化服務、相關互動交流等方面提出操作性強的建議，力求提升用戶對檔案局（館）網站的使用率，實現檔案事業與用戶的互利共贏。

關鍵詞：信息偶遇；檔案網站；檔案局（館）網站；信息服務

分類號：G273.5

Research on Chinese Website of Archives（Bureau）from the Perspective of Information Encountering

Pan Mengya

（School of Management of Jilin University， Changchun， Jilin， 130022）

Abstract：Information encountering is an information behavior that a user passively obtains information. The information encountering in the archives website is undoubtedly an easy access to get archival information for users who are not familiar with， are not aware of but are interested in archival information， and those who care about the development of the archives business. This article is based on the occasion of information encountering， considering the occasional information users and the websites environment of the information encountering. The author selects and analyzes Chinas 31 provincial administrative divisions of the archives websites， putting forward strong operational suggestions from the sites file information resources construction and content localization， user interface and information organization， personalization and intelligent services， related interactions and other aspects， so as to promote the dissemination and utilization of file information， and achieve the mutual benefit of the file business and users.

Keywords：Information Encountering； Archives Website； Archives Bureau Website； Information Service

自20世紀90年代起，網絡技術日臻成熟并進入千家萬戶，我國檔案局（館）網站也應運而生并日趨完善，成為社會公眾獲取檔案信息的一個重要而便捷的平臺。據統計：截至2019年6月，我國網民規模達8.54億，較2018年底增長2598萬，互聯網普及率達61.2%。其中，手機網民規模達8.47億，較2018年底增長2984萬，網民使用手機上網的比例達99.1%[1]。但在我國網民數量持續增長及“流量社會”[2]的雙重浪潮下，用戶主動搜索信息的行為卻有所減少[3]，在網絡瀏覽中，用戶被動地獲得推送信息，偶遇感興趣的信息并加以查看，直接利用或分享偶遇信息的行為已然成為用戶獲取和利用信息的重要方式。

文章從信息偶遇的視角出發，調查了我國除港、澳、臺地區以外的31個省級行政區域的官方檔案信息網站現狀，針對網站建設中存在的不足之處，參照國外先進做法和國內優秀案例，提出可行性對策，希望盡可能地提升用戶在檔案局（館）網站中發生信息偶遇的概率，提升檔案信息的利用率，滿足用戶的信息需求，實現用戶和檔案事業的互利共贏。

1相關研究現狀

以“信息偶遇”為主題，在中國知網中跨庫檢索得到232條結果，經人工篩選，得到有效檢索結果149條，時間跨度為2000年4月至2020年6月。由此可見，學者們對信息偶遇的研究仍待豐富。在我國，潘曙光[4]最先對信息偶遇進行研究，田梅、張軍亮[5]等人研究了偶遇的信息行為，田梅[6]、郭海霞[7]、等人研究了網絡瀏覽中的信息偶遇。一些學者針對信息偶遇主體的信息行為及特點進行研究，如楊偉娜[8]針對系統開發人員進行研究，田立忠、俞碧飏[9]針對科研人員進行研究。但專門針對檔案網站中信息偶遇的研究還未開展過。

以“檔案網站”為主題在中國知網中跨庫檢索，得到806條有效檢索結果，時間跨度為2000年2月至2020年6月，這說明檔案網站的研究已得到眾多學者的關注。同時，已有研究涉及檔案網站的安全（如梁惠卿[10]、趙釗[11]）、網站信息的版權（如袁也[12]、黃南鳳[13]）、檔案編研（如胡康林[14]、吳建華[15]）方面工作，涉及企業檔案網站（如方燕平[16]、姚佳[17]）、高校檔案網站（如龍麗旭[18]、羅寶勇[19]）、城建檔案網站（如李弘彧[20]）等多個主體。誠然，學者們對我國檔案網站的研究已取得豐碩的學術成果，但我國檔案網站的建設是動態發展著的，并非一成不變，因而依然存在很大研究空間。

一是網站整體外觀設計不夠簡約，干擾用戶拾取信息。簡約并不是“簡單”，它擁有一定的邏輯，能將信息分組、歸納以突出整體內容[24]。簡約的整體設計有利于用戶對網站信息的感知，促進信息偶遇的發生；然而多數檔案局（館）網站不夠簡約美觀，圖文的搭配也不夠合理，有些懸浮信息甚至遮擋了主界面，如陜西檔案信息網二級頁面圖片過大，文字字號較小，上海市檔案信息網的三級頁面中部分字體顏色和背景色相似度高，易造成視覺疲勞。

二是缺乏內容集成的信息整合模塊，網站內信息層次感低。多數樣本網站將信息簡單地堆積在界面上，一級界面類目過多，頁面冗余無序、層次感低，如黑龍江檔案網在首頁陳列了大量具體政務信息欄目，陜西檔案信息網則用了更多的界面介紹政務信息。此外，網站信息的分類沒有統一標準，如“政策法規”在江西檔案信息網中屬于一級類目“檔案工作”下的二級類目，在甘肅檔案信息網中則屬于一級類目下的“法律法規”一欄；而人們的認知習慣又因人而異，這給用戶在網站中的信息偶遇也帶來了一定的挑戰。

三是網頁功能不健全，缺乏如字號調節、網站導航，以及針對盲人和老人設置的無障礙瀏覽等功能。樣本中僅17個網站設有導航功能，占比約54.84%；3個檔案局（館）網站設置了無障礙瀏覽功能，占比約9.68%；沒有網站在首頁設置字號調節功能。老人、小孩及有視力問題的人對字號調節功能和無障礙瀏覽功能的依賴性較強，相應功能的匱乏，顯然未充分考慮這些特殊群體的需求，似乎在一定程度上將這類用戶在網站中發生信息偶遇的情況排除在外。

（3）與用戶及相關網站的交互不足

檔案局（館）網站與用戶的良好交互能引導用戶探尋和了解檔案信息，與相關網站的交互則能擴大信息偶遇范圍，但我國檔案局（館）網站在這兩方面有所欠缺。

一方面，各省檔案局（館）多于2017年注冊并開通微信公眾號，微信公眾號及微博檔案信息的內容雖不及檔案網站豐富，但其使用及反饋交流的便捷性遠遠大于檔案網站。尤其對手機用戶來說，微信的使用頻率較高，但僅有17個檔案局（館）網站顯示了本機構微信公眾號的二維碼（見表1）。

其次，大多數檔案局（館）網站與公眾互動的效果差強人意。檔案局（館）網站與用戶的互動內容可分為網絡調查和用戶的咨詢建議，但網站上的“網上調查”欄目或更新不及時，或內容缺乏實質意義（如圖3），或流于形式（如圖4），抑或回復內容不實用等。

最后，檔案局（館）網站與相關網站交互度低，將用戶發生信息偶遇的范圍限制在本站內，這主要體現在“友情鏈接”欄目上。多數網站存在鏈接無效（如天津檔案網中對和平區檔案館的鏈接）、排列無規則（如青海檔案網）、列舉不全（如新疆檔案信息網、瓊蘭閣）等問題。此外，檔案局（館）與圖書館、博物館的館藏內容聯系緊密，相關鏈接有助于用戶深入、清晰地了解事物全貌，但事實上，僅9.68%的樣本網站鏈接了本行政區的圖書館網站，6.45%鏈接了本行政區的博物館網站。

4信息偶遇視角下優化我國檔案局（館）網站的建議

本部分將對信息偶遇視角下我國檔案局（館）網站中存在的問題，結合先進網站案例，提出針對性建議。

4.1豐富數字資源，調整自身定位

有信息，才能偶遇，豐富多樣的檔案數字信息資源是用戶在網站發生信息偶遇的要素之一。因此，我國檔案局（館）網站應立足本館館藏資源，加快館藏檔案數字化，盡力縮小網站資源與館藏實體資源的差距，及時更新網站數據庫內容；豐富目錄型（包括全宗目錄型和文件目錄型）檔案信息資源的同時，建立全文數據庫；豐富大事記、組織沿革、檔案編研等檔案信息資源，滿足用戶多樣的利用需求。

檔案局（館）網站是一個機構乃至一個地區的映射，它的建立固然是為了宣傳，但同時也是為了更好地服務用戶。因此，我國檔案局（館）網站應調整自身定位，改善網站信息內容向政務宣傳傾斜的局面，充實更多貼近用戶的檔案信息資源，如設立館藏專題，展示館藏特色資源。盡量凸顯本區域風土人情、文化特色以及歷史底蘊，以增強用戶的歸屬感和地域認同感，使用戶在瀏覽相應專題時能收獲更多的檔案信息，進一步提升用戶發生信息偶遇的潛在概率。

4.2提升用戶界面友好度，優化網站信息組織

良好的用戶界面能讓人眼前一亮，有層次的信息組織能減輕用戶的記憶負擔，加速用戶對信息的拾取和感知，促進信息偶遇的發生。因此，我國檔案局（館）網站在用戶界面的設計上應盡量簡約，充分利用頁面布局空間，減少特殊裝飾物及字體特效的設置，完善網站的信息導航及無障礙瀏覽功能，如澳大利亞國家檔案網在主頁頁眉、頁腳處設有導航欄目，且一直跟隨用戶瀏覽的腳步，便于用戶實現跳躍式瀏覽[25]。

明晰的信息組織搭配完善的導航功能，能讓用戶短時、高效地對網站內的檔案信息進行整體感知，并根據自身需求探索網站內的檔案信息。因此，應盡量采用主題法或分類法組織站內信息，不做過于細致的分類，減輕相似檔案信息的冗余度，如遼寧省檔案局網站界面簡單大氣，色彩鮮明而不凌亂，僅用“新聞發布室”一個欄目就概括了“工作要聞”“省內動態”“公告通知”等一系列政務類檔案信息。此外，網站還應設置合適的字體字號，將老人、小孩、有視力問題的特殊人群平等納入網站用戶的類別，保障網站上檔案信息的平等共享，擴大信息偶遇的用戶范圍。

4.3進行用戶分類，提供定制服務，實現智能化推送

進行用戶分類能使用戶直接查看與自身類別相關的各類檔案信息，大大增加信息偶遇的發生概率。美國國家檔案與文件署將用戶分為：公民檔案員、聯邦政府雇員、系譜研究員和國會議員。鑒于此，我國檔案網站可以簡單將用戶劃分為：普通用戶、國家機關工作人員、科研人員三類（其中普通用戶可依職業再次進行詳細劃分）。網站可以根據不同類別用戶的信息需求提供定制服務，進行智能化推送，使潛在的信息偶遇變為現實，如青海檔案網設有RSS訂閱服務，用戶可以在不打開網頁的情況下，使用RSS閱讀器瀏覽網站中訂閱的最新資訊[26]。此外，網站可以發放電子問卷，或借助相關技術手段了解用戶的信息需求，主動向用戶推送相關檔案信息。對于在網站閑逛而無特定信息需求用戶，檔案網站還可以根據歷史事件、本地風土人情推出“歷史上的今天”“今日XX（地名）”欄目，吸引其注意力，盡可能擴大偶遇范圍。

4.4暢通交流反饋渠道，實現與相關網站的良好交互

良好的互動交流能激發用戶深入探尋相關信息的興趣，有利于用戶評估和處理所獲信息，且在互動過程中也可能會發生新的信息偶遇。在與用戶的交流方面，檔案局（館）網站可建立在線即時交流對話框，及時為用戶答疑解惑，引導用戶的信息行為；也可完善網站上微信公眾號和新浪微博的相關信息，加快手機APP的開發，為手機用戶提供便捷、暢通的交流與反饋渠道。同時，可在“問卷調查”版塊征集用戶的使用意見、信息需求傾向、個人偏好等信息，全方位了解用戶，以便在交流時向用戶提供具體、全面的解答，保證交流的有效性，有條件時還可向用戶附加與其咨詢主題相似度高的檔案信息，以提升用戶偶遇信息的可能性。此外，在與相關網站的交互方面，檔案局（館）網站應盡可能與相關網站建立友情鏈接，形成站群，加快資源共享，為網站吸引額外的用戶，同時做好對檔案網站的維護，保證鏈接的可用性，盡可能地擴大用戶發生信息偶遇的網絡環境范圍。

5結論

隨著信息化浪潮的涌來，檔案網站建設與用戶服務手段勢必會越來越成熟，加之碎片化閱讀方式的蔓延，越來越多的用戶將更頻繁地訪問檔案網站。在網站中創造良好的信息偶遇環境，能夠提升用戶的好感度和用戶對本機構檔案網站的使用率，加速檔案信息的傳播、利用，進而提升本機構的社會影響力，同時也能夠打造更具生命張力、更具人文情懷、更富服務理念的檔案信息網站，為那些不熟悉、不了解卻對檔案信息感興趣、關注檔案事業的用戶群體提供一個便捷獲取檔案信息的途徑。值得注意的是，我國檔案網站眾多，筆者僅針對檔案局（館）網站中存在的普遍性問題進行研究，無法照顧到個別網站的特殊性，且檔案網站的建設是動態變化和發展著的，筆者對部分網站用戶界面的舉例可能會隨著時間的變化而有所偏差，故本次研究仍帶有一定的局限性。

注釋與參考文獻

[1]CNNIC.第44次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》[R].Beijing：CNNIC，2019.

[2]新華網.百億G汪洋大海中國全面步入“流量社會”[EB/OL].[2018- 09- 27].http：//www.xinhuanet.com//video/sjxw/ 2017-08/09/c_129676573.htm.

[3]CNNIC.《2016年中國網民搜索行為調查報告》[R].Beijing：CNNIC，2018.

[4]潘曙光.信息偶遇研究[D].重慶：西南大學，2010.

[5]田梅，張軍亮，劉喜文.移動互聯網信息偶遇行為演進動力機制分析：個體認知視角[J].圖書館學研究，2018（6）：55-59+ 73.

[6]田梅.網絡瀏覽中偶遇信息共享行為影響因素扎根分析[J].圖書與情報，2015（5）：117-122.

[7]郭海霞.網絡瀏覽中的信息偶遇調查和研究[J].情報雜志，2013（4）：47-50+62.

[8]楊偉娜.系統開發人員信息偶遇與制度化的信息交流模式研究[D].保定：河北大學，2014.

[9]田立忠，俞碧飏.科研人員信息偶遇的影響因素研究[J].情報科學，2013（4）：69-75+83.

[10]梁惠卿.檔案網站安全風險分析與應對——以網絡攻擊為例[J].檔案管理，2016（4）：82-83.

[11]趙釗.淺談高校檔案網站安全——以寶雞文理學院為例[J].農業網絡信息，2016（2）：100 -102.

[12]袁也.英美澳三國國家檔案館網站版權保護及啟示[J].北京檔案，2016（7）：38-41.

[13]黃南鳳.淺析檔案網站在鏈接過程中的版權問題[J].蘭臺世界，2008（2）：4-5.

[14]胡康林.檔案網站編研工作的實踐與思考[J].檔案管理，2013（2）：35-36.

[15]吳建華，方燕平.檔案網站信息資源及其整合概念的界定——“檔案網站信息資源普查與整合研究”系列論文之一[J].檔案學通訊，2009（5）：52-55.

[16]方燕平.國外著名企業檔案網站建設情況分析——對建設我國企業檔案網站的思考[J].檔案與建設，2010（9）：41-42+ 45.

[17]姚佳.北美企業檔案網站建設與啟示[J].蘭臺內外， 2016（2）：32-33.

[18]龍麗旭，童莊慧.高校檔案網站建設的問題與對策——基于湖南省13所本科院校檔案網站的調研[J].檔案學研究， 2012（1）：67-71.

[19]羅寶勇，喬健.哈佛檔案網站的特色及其對我國高校檔案網站建設的啟示[J].檔案學通訊， 2010（5）：65-67.

[20]李弘彧，黃存勛.基于大眾傳播理念的城建檔案館網站宣傳策略研究[J].山西檔案， 2015（1）：55-57.

[21]Erdelez S.Information encountering：A conceptual framework for accidental information discovery[C]//Alastair Smith.Proceedings of An International Conference on Information Seeking in Context.London：Taylor Graham Publishing， 1997：412-421.

[22]Erdelez S.Information encountering：Its more than just bumping into information[J].Bulletin of the American Society for Information Science and Technology，1999（3）：26-29.

[23]鍋艷玲，段愛峰.完善我國檔案網站檢索功能的策略研究——基于國內外檔案網站檢索功能的比較[J].檔案管理，2012（2）：17-20.

[24]方一平.信息界面中UI設計的優化研究[D].上海：華東師范大學，2013.

[25]毛天宇.澳大利亞國家檔案館網站人性化設計研究[J].云南檔案，2013（6）：42-44.

[26]蔣鍇軍.檔案網站訂閱服務的設計與實現[J].蘭臺世界，2009（S2）：43.