事業單位檔案管理信息化建設研究

朱峻峰

【摘要】隨著現代化信息技術的飛速發展，事業單位應積極順應時代的變革，轉變當前的檔案管理模式，優化整體工作水平，為建立高效的檔案管理機制而不斷優化自身的工作思路。本文就事業單位檔案管理信息化建設的重要性展開分析，并結合具體的問題，給予參考建議。

【關鍵詞】信息化;事業單位;檔案管理;重要性

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位與普通企業的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質而決定的。人事調動、工作紀要記錄以及發展歷程等內容則是其工作的重點，這些資料都是事業單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現代社會科技的快速發展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。這樣的檔案管理方式與傳統的紙質管理方式有著很大區別。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內容。所以，積極創新事業單位檔案管理的方式方法，深入數字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現事業單位檔案管理工作的優化、效率的提升，對于實現檔案管理工作的可持續發展大有裨益。

二、目前事業單位檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案信息化管理的重視。在傳統的檔案工作中，事業單位領導往往缺乏對檔案管理的認識，導致在工作中沒有主動性，也沒有管理創新的意識。在統籌規劃上，通常認為檔案管理的工作只是對人事檔案信息的保管、儲存，并不愿意耗費過多的精力和時間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當下，這種管理思維已經不能順應檔案管理的新需要。

（二）檔案管理人員信息化處理能力低。在信息化突飛猛進的當下，事業單位檔案管理人員信息素養、綜合素質都難以充分適應工作需求。當下很多檔案從業者不是檔案專業畢業的，也未經過專業的培訓，缺乏對檔案管理信息化的理念認知，在新思想、新思維方面，整體知識儲備薄弱，對待現代信息技術的掌握、數據的處理等都不夠熟悉，總體來說工作缺乏有效性和針對性。

（三）檔案信息化建設平臺更新速度緩慢。目前我國部分事業單位在開展檔案信息化建設時，雖然擁有較為完善的員工檔案信息管理系統作為檔案信息管理建設的基礎，但是在實踐過程中，檔案信息管理系統以及其平臺建設中受重視程度相對較為欠缺。很多事業單位的檔案管理人員仍舊使用最傳統的檔案管理方式，并沒有將全新的檔案管理方式融入自己的日常工作中，使得檔案管理的質量難以在短時間內得到提升。檔案信息化平臺建設更新的速度較慢，這無法讓一部分新入職的員工信息錄入系統中，更沒有辦法幫助更多的人在短時間內找到所需要的檔案，這給利用檔案信息化平臺獲取相關的資料、人才的優化以及管理帶來了相對較大的阻礙。不僅如此，由于我國部分事業單位的管理人員，在進行檔案管理以及檔案的收集過程中，沒有保持靈活且變通的思維，仍舊按照千篇一律的原則進行工作，使得檔案管理變成了一個重復性的勞動。但是通過對檔案管理這一工作進行分析，能發現檔案管理并不是要求工作人員在實際收集檔案時將檔案管理變得十分單一，而是需要考慮到在互聯網時代下以及計算機飛速發展的當前，檔案應如何進行管理，如何確保紙質檔案與電子檔案能夠共同流通，并且方便事業單位的工作人員對檔案進行及時分析與查詢。目前網絡的極速發展讓很多人員在分析、使用檔案時更習慣使用電子版。傳統的檔案管理人員由于其在工作時缺乏思維上的改變，進而導致檔案管理工作出現了一個非常大的漏洞，缺乏系統且成套的檔案資料，檔案整理內容不完整，很多復印件無原稿。

三、事業單位檔案管理信息化優化策略

（一）合理規劃工作內容。首先，要加強對領導班子的建設，使其認識到事業單位檔案管理信息化的重要性，要依照國家法律法規來嚴抓事業單位檔案信息化管理，將其看作是一項重要、制度化的工作內容，對檔案管理專職人員進行合理配比，加大信息化建設當中所需要的硬件與軟件措施，以此來裝備好檔案管理信息化建設的隊伍。其次，事業單位要深入開展調研活動，定制適合事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃，落實各項需求，設立長期目標和短期目標，并提出具體的管理方法，使工作有據可循，順利推進工作的實施。

（二）完善監督管理內容。建立完善的管理制度與管理方法，是為檔案管理工作提供保障的基礎。首先，要明確《檔案法》當中的規定，以此為執行的綱領，結合自身的運營情況，靈活設計檔案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的監督機制，實現內部與外部的共同監督，要避免出現以權謀私的現象，強化監督制度，確保檔案管理工作得以順利展開。充分利用公開和社會監督的方式，接受媒體與群眾的審查與監督，及時發現在檔案信息化管理當中的隱患，為事業單位營造一個高效、安全、穩定的信息化管理環境。最后，事業單位要建立健全評估體系，對檔案工作進行合理考核，以確保信息化管理真正得以有效實施，從細節出發，把握好每一個環節。

（三）優化隊伍建設。優秀、高質量的檔案信息化管理工作需要有正確的管理觀念作為支撐，也需要有優秀的管理人才以及富有凝聚力的工作團隊。首先，領導要帶領整個團隊自上而下轉變工作觀念，樹立正確的檔案管理信息化工作的意識，明確檔案信息化管理的具體內涵，針對目前工作的優勢、不足進行調整，針對性地強化整體的應用意識。其次，強化對人才的培養與引進。在實踐中，單位可以利用內部競聘的方式來調動人才的積極性，使工作當中沒有消極怠工的人，激發其主觀能動性，同時也可以邀請專家來講座，實現定期培訓，建立高效的檔案管理團隊。使每個人都能發揮最大的價值。同時裝備好現有的隊伍。最后，要實施輪訓學習，不斷更新管理的意識、信息化管理方法與工作技能。尤其是要對隊伍整體的計算機應用能力和技能進行針對性培訓，真正培養出高素質、有責任心且熱衷于檔案管理的人才隊伍。

（四）健全制度和機制。目前我國部分事業單位在進行檔案管理時仍舊沒有做到真正的信息化管理，需要在事業單位建立信息化管理機制，其目的是提高信息管理的規范化以及制度化。在管理過程中可以通過以下幾個不同的步驟，健全和完善信息化管理機制。第一，在實際開展建設時，應明確考慮到事業單位自身的發展狀況以及事業單位所處的地域環境，立足于自身發展的實際狀況才能夠針對管理機制進行完善，并且提高事業單位檔案管理工作人員在實際應用時對該機制的應用效果。作為事業單位管理者，應始終明確檔案信息化在建設過程中的重要意義，并且讓檔案管理人員與網絡技術人員的溝通交流質量得到提高。作為檔案信息管理人員，能夠明確不同的功能應如何使用，網絡技術人員在開展程序設定時應該考慮到檔案管理人員的工作方式、工作效果以及工作習慣，只有兩者不斷地加大交流才能夠提高合作的質量，并且確保更好地在事業單位中開展工作，提高檔案建設的信息化質量。第二，事業單位管理者應結合事業單位的實際發展效果，并且將績效考核制度落到實處，無論是管理人員或者是網絡技術人員，通過績效考核都能夠調動其工作的積極性。確保在開展信息化檔案管理建設時，能夠讓更多的檔案管理人員了解自身工作的意義。事業單位內還可以將獎懲制度與績效考核相融合，針對績效考核質量較好的工作人員給予獎勵，這種獎勵既可以是物質獎勵，也可以是精神獎勵。讓檔案管理人員在事業單位工作時看到自己工作的開展、前進方向。差異化的獎勵和懲罰同樣能夠促進檔案管理人員在日常工作時的工作主動性，并且約束了檔案管理人員在實際工作中存在的玩忽職守等消極現象。第三，針對網絡技術人員而言，同樣需要加大管理。網絡技術人員在事業單位中的存在，是根據事業單位的實際發展狀況以及當下的市場經濟狀況，對事業單位內所使用的檔案管理系統進行定期的維護、更新，確保檔案管理系統能夠始終滿足事業單位的整體發展，作為網絡技術人員，更需要在固定的時間維護軟件，目的是確保數字化存儲和運用的安全性。而固定的時間進行更新，也可以防止由于更新時間不穩定而對檔案管理人員造成的措手不及，其工作難以在短時間內暫停，更無法對工作中的內容進行有效保存。

目前事業單位所處的是我國經濟發展的轉型期，當下是一個全新的時期，同樣也面對著一個全新的平臺。事業單位管理者想要在當前真正實現信息化建設，需要依賴信息化的平臺建設。在信息化平臺建設中應做好硬件設施的建設，每一個事業單位在發展中，其發展的目標以及公共服務體系都存在一定區別。而單位在發展過程中需要有自己的管理平臺，才能夠提高檔案管理的整體質量，同時也可以利用檔案管理平臺隨時調出事業單位所需要使用的檔案，開發出一個相對統一又相對獨立的檔案管理功能模塊，可以根據事業單位在不同項目時的需求調出相關檔案。而作為網絡設計人員，在設計檔案管理時也應該根據檔案管理的職能、流程特點，進行有針對性的功能設計，始終服務于事業單位的整體發展。并且讓事業單位的全部軟件走向合理化，其應用效果得到提高。在實踐過程中，所有網絡管理人員需要不斷完善和升級硬件軟件，比如說可以盡可能地將系統平臺的價值散發出來，提高事業單位工作人員在實際工作時的整體工作質量與工作效率，讓更多的工作人員感受到工作的便捷性。與此同時，可以將一些常用的檔案管理功能以及檔案放在系統相對較為明顯的地方，這一目的是為了讓工作人員在短時間內找到自己所需要的檔案，同時做好資源的整合。所謂資源整合是要求網絡管理人員在硬件設施建設好之后，將信息化建設過程中另外一個重要的內容進行整合。也就是說，需要借助相關的管理軟件，比如說ERP、EDP等。除了需要硬件設施，軟件建設同樣尤為重要，作為網絡技術管理人員，應該加強與檔案管理人員的溝通，并且根據檔案管理人員的實際需求來制定相關的信息化建設目標。

四、結語

事業單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術的進步，也是社會效率提升的必然選擇。事業單位在檔案管理信息化建設上要做好與社會共同進步的準備。在這個過程中，需要優化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結合，探索真正適合自身發展的科學道路。了解最新的網絡信息、計算機技術以及應用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎。

【參考文獻】

[1]劉洪宇.“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新探討[J].中外企業家，2019（36）：106.

[2]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析[J].科技與創新，2019（22）：114-115.

[3]李欣.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科學大眾（科學教育），2019（11）：194.