淺談企業數字檔案館建設策略

陳靜 王慶

[摘 要]隨著社會經濟的快速發展，諸多行業均進入深化改革階段。企業運營過程中，數字檔案館建設成為企業工作的重要內容。積極建設企業數字檔案館能夠優化企業檔案管理，促進企業穩定發展。文章主要分析了企業數字檔案館建設的目標及必要性，并提出了企業數字檔案館的建設策略和注意事項，旨在為相關研究提供參考。

[關鍵詞]企業;數字檔案館;建設策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.088

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）14-0-02

0? ? ?引 言

現階段，計算機技術廣泛應用于社會生產和生活中，推動了企業辦公自動化和智能化建設。當前部分企業已經大范圍利用計算機和網絡技術辦理各項業務，出現了大量的電子文件，這對檔案管理提出了較高的要求。傳統的檔案管理模式已經無法順應時代發展趨勢，數字化檔案館建設成為企業改善經營管理工作中的重要舉措。

1? ? ?企業數字檔案館建設目標

檔案館是企業數字檔案資源管理的空間載體，能夠為數字檔案資源提供統一和安全的存儲空間。企業數字檔案館集合了企業的多項標準和規范，能將企業業務系統中不同格式的電子記錄轉化為統一的數字檔案格式，并對數據進行規范化和統一化組織、存儲和管理，同時制定科學的訪問機制。企業數字檔案館本質上是一個集成化的檔案業務運行及服務平臺，利用網絡為檔案工作者提供綜合性業務操作和服務。數字檔案館是檔案工作服務企業的信息門戶網站，為相關機構和個人提供了檔案查詢、檢索、瀏覽和利用等服務，實現信息集成化共享和系統化展示。企業數字檔案館負責弘揚企業歷史、文化，是組織開展宣傳教育工作的重要平臺，可成為檔案工作人員的素材庫，能夠將編纂成果展示給企業，以供企業利用。

2? ? ?企業建設數字檔案的必要性

2.1? ?滿足社會對檔案信息的要求

傳統的企業檔案管理工作中，主要采用人工管理和查閱等方式，在管理和查閱中需要進行大量工作，耗費較多的時間。另外，部門紙質檔案建檔時間較長，并出現紙張老化等現象，降低了企業檔案保存、管理的質量。因此，企業有必要建立數字檔案館。在數字檔案館建設中，企業的檔案信息化管理水平顯著提高，檔案資源可在短時間內順利轉化為數字信息，形成數字化檔案。這樣一來，工作人員需注重檔案信息的完整性，為用戶提供更加全面且質量更高的檔案信息服務，用戶能夠在短時間內查閱和調取檔案信息，滿足他們對檔案信息的要求。

2.2? ?順應檔案工作發展趨勢

目前，網絡信息技術日益完善，國內多個行業實現了辦公自動化，其中，檔案管理也不例外。電子文件是檔案數字化和信息化管理的主要對象，如果采用人工管理的傳統檔案管理模式，管理人員需要面對大量的信息，加大了檔案管理的難度，降低了檔案信息應用率。而建設數字檔案館則能夠減輕人員工作壓力，創新檔案管理模式，彌補以往檔案管理工作的不足，進而拓展企業檔案收集和管理范圍，豐富企業的檔案信息資源。

2.3? ?實現檔案管理現代化

目前，企業間的競爭日益激烈，企業想要在市場競爭中獲得更大的優勢，必須推進現代化發展。其中，建設數字檔案館是實現該目標的重要方式。數字檔案館能夠加快企業信息化建設步伐，提高企業管理的科學性與合理性，使其在激烈的市場競爭中占據有利位置。

3? ? ?企業數字檔案館建設策略

3.1? ?加強整體信息化建設規劃

企業在建設數字檔案館的過程中，要充分考慮其與企業業務系統規劃建設的協調性。系統設計部門需建立聯動機制，同步落實各項工作，以全面保障數字檔案館的功能。同步規劃有利于業務系統的聯動互通，為文檔一體化奠定堅實的基礎。同時，企業無須開展系統接口測試，提高了企業數字檔案館運行效率。

3.2? ?積極開展調研

啟動數字檔案館前，需深入分析和研究檔案館的內部需求、企業部門信息化發展概況及其他企業數字檔案館建設的成功經驗，并以此為基礎編制科學的數字檔案館建設及規劃方案，有效規避數字檔案館建設的盲目性。

3.3? ?建立企業數字檔案館標準體系

企業檔案部門應充分參考國家出臺的各項政策制度和規范，參照行業發展的特點建立完善的制度和規范。企業數字檔案館建設過程中，利用計算機網絡和信息平臺處理工作時，要貫徹國際和國家的規范要求;處理綜合性信息時，應以遵守國家標準為準則;處理檔案信息化工作時，可借鑒其他企業的成功經驗，并根據企業實際情況加以調整和補充，在此基礎上構建標準體系，提高企業數字檔案館建設的規范性

和科學性。

4? ? ?數字檔案館建設中的注意事項

4.1? ?系統集成

數字檔案館建設過程中，要以線上和線下等多種方式收集文件，同時與企業其他業務系統進行集成處理，將信息資源整合至檔案系統平臺，進而搭建信息資源中心，為用戶提供信息資源，規避以往的信息孤島問題。企業業務系統具有多樣性，不同的業務對應的系統有所不同，在企業發展過程中會出現新的系統。數字檔案管理系統具有較強的穩定性，投入使用后無法在短時期內更換新系統。所以，在建設數字檔案管理系統的過程中，想要集合多個業務系統，應該為系統提供通用且穩定的標準接口，為業務系統升級調整及信息資源整合與共享創造有

利條件。

4.2? ?系統建設與館藏檔案數字化共同進行

部分企業在檔案工作中均采用條目化管理模式，部分企業甚至并未建立檔案管理系統，在檔案管理工作中僅利用Office軟件輔助檔案管理，不利于檔案數字化管理。數字檔案管理系統上線后，需要以豐富的數字化檔案資源為支撐，發揮數字檔案館的優勢。同時需要注意，系統建設的周期較長，館藏檔案數字化建設也需要較長的周期。為確保系統上線后可獲取充足的數字資源，要在系統建設時同步開展館藏檔案數字化建設，如果條件允許，可指派專業的技術人員或采用外包的方式完成檔案數字化掃描工作，豐富系統內部的數字資源。

4.3? ?上線前應經多方測試

初步建立系統后，檔案管理人員應加強系統功能模塊測試，在測試系統的同時，可以以管理員的身份試用各項功能，對于試用過程中出現的問題，要及時形成書面記錄，并反饋給供應商，以及時解決各類問題。檔案管理系統需要面對用戶，因此，檔案管理人員應在工作中積極轉變自身角色，以用戶的視角測試系統，或者可在單位內部邀請其他部門的工作人員試用系統，記錄用戶反饋的問題，之后采取針對性的處理措施。

4.4? ?上線后落實答疑工作

新系統上線使用后，可能會出現前期測試中沒有出現的問題，這要求檔案管理人員與用戶保持良好的溝通，第一時間解答用戶在使用中遇到的問題，協助用戶以較短的時間適應全新的系統環境。企業數字檔案館要想實現長期穩定運行，既要依靠自身優越的性能以及完善的技術手段，又要建立科學完善的控制機制。企業在數字檔案館建設規劃設計過程中，必須嚴格遵守制度，按照規范要求做好各項工作，確保系統建設的有序性和規范性。

4.5? ?統一建設理念

企業信息化建設過程中，信息技術發揮著極為關鍵的作用，且該技術與企業戰略規劃具有十分密切的聯系，已成為企業發展戰略的一部分。目前，企業組織基礎構架、業務流程和IT構架高度結合的企業發展戰略已初步形成，該戰略極大地推動了企業平穩前行。長期盈利是企業發展的重要目標，且很多因素均會影響數字檔案館建設，如資金等。檔案系統維護具有長期性，軟件升級需要較多的資金支持。如某檔案館建設一期工程所需費用為380萬元，二期所需費用為100萬元，而這僅為建設費用，未含后續的系統維護費用。所以數字檔案館建設過程中，必須同企業發展戰略相協調，統一理念，推動數字檔案館平穩運行。

4.6? ?積極開展技能培訓

為提高數字檔案館的運行質量，企業必須高度重視人員的技能培訓，采取有效措施完善數字檔案館功能，編制詳盡的員工操作手冊，同時，基于操作手冊對出版人、檔案人員和管理人員開展個性化和系統化培訓。同時，在平臺上也要組織工作人員參與在線培訓和在線講座，不斷提高檔案管理人員的工作水平。

4.7? ?加強各部門協調工作

數字檔案館建設需要消耗大量的人力、物力和財力，這要求企業管理人員高度重視數字檔案館建設，促進數字檔案館建設平穩開展。此外，業務部門領導也應對此予以高度關注。在部門領導的支持下，協調各部門開展建設工作。另外，數字檔案館開發中要積極融合管理規范、工作流程和操作要求，這對業務部門和技術部門提出了十分嚴格的要求，只有積極溝通交流，才能確保業務規則和新技術的有效應用，改善檔案服務質量。

5? ? ?結 語

企業在經營和發展中，需要積極開發檔案信息資源，該任務成為企業檔案工作中的重要內容。為提高企業數字檔案館建設質量，企業需根據當前實際情況，采取科學有效的策略組織開展數字檔案館建設工作，注重人員技能培訓，做好各部門的溝通協調，優化企業檔案服務，為企業長遠發展做貢獻。

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