行政辦公自動化技術的應用

曲明

摘要：隨著我國經濟的不斷發展，信息化建設的腳步越來越快，自動化技術得到了廣泛的應用和發展，被推廣到了行政辦公領域當中，對人們的日常生活和工作有著巨大的影響，促進行政辦公工作道自動化和信息化。行政辦公方式方法已經發生了巨大的改變，在經濟和科技迅猛發展的今天，計算機中的自動化技術越來越受到行政事業單位的歡迎，自動化技術在行政辦公中的應用越發重要，成為行政辦公領域當中不可或缺的一個部分。本文就行政辦公自動化技術的應用進行分析。

關鍵詞：行政辦公;自動化技術;應用

自動化技術是計算機技術中的一種，在行政辦公領域發揮著重要作用和影響，自動化技術的出現顛覆了傳統的行政辦公理念和方式，有利于提高行政辦公的工作效率和水平，促進行政辦公工作的整體進步，提高行政單位的競爭力，是行政辦公工作走向正規化和專業化。自動化技術的應用是行政單位工作中的重要組成部分，隨著技術的迅猛發展，行政單位必須通過自動化的手段來進行創新和改造，讓單位的資源信息能夠得到有效的共享，這樣對信息資源的收集、存儲、分享、搜索等，方便了對行政事業單位的信息資源管理，這種方式有效的提高了行政工作效率，節省了大量的成本，更有利于統計分析的準確性、權威性，方便為相關工作提供指導與安排，大大的提高了信息資源的有效銜接，實現了資源的共享。

一、自動化技術的優勢

自動化技術的發展與經濟和科學技術水平的提升是密不可分的，經濟水平的提升和科學技術的迅猛發展是自動化技術應用而生的主要推動力，自動化技術憑借獨特的優勢得到了廣泛的推廣，行政辦公領域當中也不斷地引入了自動化技術的應用，行政辦公工作取得了一定的成就。自動化技術是推動行政單位管理工作方式變革和戰略轉型的一個有效手段，自動化技術在行政辦公領域中的應用總體來說利大于弊，自動化技術的出現，幫助行政單位節省了更多的時間成本、物力成本、資源成本，有效的降低行政單位的人力資源成本也可以規范業務流程，改變了傳統的依靠人力資源工作的模式，減輕了員工工作的壓力，提高了工作人員工作的積極性。其次，自動化技術的出現，改變了傳統行政辦公人員從事大量的日常碎事事務，一些簡單的流程可以被自動化技術、信息化技術所取代。另外，自動化技術的出現實現了對信息資源的整合和利用，縮短了信息傳遞的時間和各層級之間的意見反饋時間，提高行政單位的工作效率，使自動化技術在行政辦公中的應用更加專業化和正規化。總之，高新技術的發展自動化技術在不斷的革新，讓更多的領域得到了更大的發展空間和進步。自動化技術在行政辦公中的應用可以有效的提高行政辦公的自動化管理水平和質量，降低人為因素的影響，實現對行政單位信息資源的精確控制和處理，減輕工作人員的工作負擔。

二、行政辦公自動化技術應用存在的問題

（一）缺乏對自動化技術的重視程度

自動化技術在行政辦公中的應用最多的就是電子文檔的使用，使用電子文檔可以順利的完成辦公任務的交接工作以及對數據的有效銜接，促進辦公流程的順利進行。但是由于行政辦公單位缺乏對自動化技術的重視程度，行政領導認為自動化技術在行政辦公中并沒有太大的作用，缺乏對自動化技術重要性的認知。自動化技術在行政辦公領域中的應用離不開資金的支持，如果沒有資金的投入一切都是白談，任何的工作都運轉不起來。一些行政單位缺乏對自動化技術的資金投入，沒有為行政辦公提供一個良好的技術支撐和物質條件，所以在行政辦公中缺乏對自動化技術的引用和設備的投入，甚至一些行政辦公單位為了節約成本，購買低端的自動化設備，導致自動化設備的使用性能較差，影響了行政辦公效果。

（二）缺乏完善的管理體系

行政辦公單位缺乏對自動化技術的風險管理體系，因為自動化技術可以在電腦客戶端多人同時使用，無論是哪一個環節出現問題都會產生一定的風險，缺乏一個完善的辦公自動化系統的管理體系和風險監督機制。其次，工作人員沒有經過專業化的培訓缺乏對自動化設備使用的了解，很有可能操作不當對自動化設備造成損壞，在一定程度上也阻礙了行政辦公的效率和水平。

三、自動化技術在行政辦公中的應用

（一）應用自動化技術，節約成本

自動化技術在行政辦公中的應用比人工作業更加靈活，可以隨時隨地的進行操作，結合行政辦辦公的具體情況進行及時的調整，減少人為因素給行政辦公工作帶來的不利影響，節約了大量的人力和時間成本。其次，自動化技術對于行政辦公所需要的數據的處理準確度更高，方便工作人員隨時對信息進行調整、存儲、分享，提高了信息文件輸送的效率和流暢性，比如，工作人員可以根據辦公需求利用數據庫軟件對辦公中的相關數據進行調用、查找、分析，利用文字處理軟件對辦公文件進行可靠的管理，也可以信息內容進行編輯、修改等，簡化了行政辦公的程序而且操作簡單方便，實現了各個部門數據信息的有效銜接和工作任務對接，極大地提高了行政辦公效率。

（二）自動化技術數據庫的使用

計算機技術的快速發展推動著辦公自動化技術的發現應用，對行政辦公起到了巨大的推動作用。辦公自動化技術中包含了數據庫的應用，數據庫主要是管理行政辦公的文件，對行政辦公文件進行傳輸，在對文件和信息進行傳輸的過程中，使用自動化的數據庫技術，提高信息在運輸過程中的安全性和可靠性，及時發現信息傳輸過程中存在的問題和缺陷。其次，自動化辦公系統可以更好地滿足員工不同的工作需求，可以對辦公資料和信息進行分類和整合，在員工用戶的終端員工就可以進行快捷的操作，不斷實現對行政辦公的動態化管理，打破行政辦公時間和空間上的限制，工作人員可以進行線上線下的辦公，不再拘束于辦公室工作這樣固定的環境。

四、結束語

時代的不斷發展變化，自動化技術的產生給人們的日常工作和生活方式都發生了巨大的改變，人們的日常生活和工作都離不開自動化技術的使用。自動化技術在行政辦公領域也得到了有效的發展，在行政辦公領域中引入自動化技術是社會發展的客觀需求也是一個未來的發展趨勢。通過構建自動化辦公有效的降低了工作人員的工作量和工作負擔，提高了行政辦公的效率和快捷性，增加了行政辦公信息的可靠性管理以及對信息資源的快速傳遞和共享，節約了大量的人力資源成本和時間成本，把自動化技術在行政辦公領域的價值發揮到最大，促進行政辦公工作的順利開展。

參考文獻：

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