淺談企業員工檔案管理存在問題及對策

楊青紅

摘要：在企業內部管理中，員工檔案管理是十分重要的內容，要求管理人員嚴格依據檔案管理標準積極開展員工檔案管理。現如今，在企業員工檔案管理中，然存在一些不足，對此，本文首先對企業員工檔案管理的重要作用進行介紹，然后對當前企業員工檔案管理中的問題以及優化對策進行詳細探究，以期促進企業員工檔案管理水平的提升。

關鍵詞：企業;員工檔案;管理;作用

近年來，在企業發展中檔案管理的重要性越來越突出，但是，在員工檔案管理中依然存在很多不足，在一定程度上制約了員工檔案管理工作水平的提升。對此，要求有關部門高度重視企業員工檔案管理工作，對員工檔案管理中的問題進行詳細分析，并提出針對性改進措施，進而促進企業穩定發展。因此，對企業員工檔案管理中的問題以及優化對策進行深入研究迫在眉睫。

一、企業員工檔案管理的重要作用

企業員工檔案管理工作的重要作用主要體現在以下幾點：第一，通過加強員工檔案管理，能夠為企業領導人員決策提供可靠依據，規范企業的經營管理行為。比如，企業在制定激勵制度時，不僅需詳細了解企業盈利實際情況，同時還需掌握不同級別員工的基本檔案信息，綜合考慮上述兩點因素才可制定出符合實際需要的激勵制度。第二，企業員工檔案管理工作水平會對企業經濟效益產生較大影響，現如今，檔案管理工作已逐漸滲透至企業內部管理各項工作中，員工檔案管理與企業發展之間密切聯系，只有加強員工檔案管理，保證管理目標明確清晰，才可充分發揮檔案管理工作的作用，促進企業經濟效益的提升。

二、企業員工檔案管理存在的問題

（一）管理檔案人員責任意識不強

在企業檔案管理工作人員日常工作中，容易受到傳統管理思想的制約，不能靈活應用有效的管理方法，導致員工檔案管理工作效率較低。員工檔案管理人員工作經驗較少，面對復雜的員工檔案信息，無法采取科學有效的管理方式。另外，現如今，雖然企業領導人員對于員工檔案管理工作的重視度越來越高，但是管理人員缺乏責任意識，導致員工檔案管理工作效果不理想。

（二）檔案資料收集不全面

在進行企業員工檔案管理時，必須保證管理過程規范化。但是，現如今，我國很多企業在員工檔案管理方面依然缺乏規范化管理模式，員工檔案信息收集分類處理無序，檔案管理操作混亂，甚至在員工檔案收集方面，所采集的資料內容不完整或不符合真實情況，無法詳細正確的反映出員工工作面貌以及個人綜合素質。

（三）缺乏嚴密的檔案鑒定過程

對于企業員工所填寫的個人檔案，要求做好保存管理，當員工提交檔案信息后，企業檔案管理人員需對員工檔案進行嚴格審核，在審核通過后，即可保存至檔案室。因此，檔案管理人員要求對員工檔案進行嚴格審核分析，及時發現填寫不臺格的表格，并要求員工及時補充說明。另外，員工檔案信息中涉及個人隱私，檔案管理人員必須高度重視對于員工檔案信息的保護，避免泄漏員工隱私。

（四）存檔技術及方式落后

現如今，部分企業管理人員對于員工檔案工作的重視度和投入力度比較低，依然采用傳統的人事管理方式。有些企業對于檔案資料依然采用傳統的紙質登記和保存方式，在此過程中容易發生人為錯誤，進而影響檔案資料的準確性和可靠性。

三、企業員工檔案管理優化對策

（一）提高員工檔案管理人員素質

新時期，為了提升企業員工檔案管理工作水平，要求組織檔案管理工作人員加強培訓教育，提升自身綜合素質。在企業員工檔案管理中，檔案管理人員綜合素質參差不齊，檔案管理工作水平有限，企業應定期組織開展培訓教育活動，幫助其掌握先進的員工檔案管理理念，掌握先進的計算機檔案管理技術。另外，企業還可招聘專業的員工檔案管理工作人員，盡量避免由于人員工流動交接不當而造成檔案丟失問題，檔案管理工作人員在日常工作中必須明確自身工作職責，對員工檔案信息進行核對分析，保證員工檔案登記管理的準確性，確保符合員工檔案管理工作要求。

（二）對員工檔案分類管理

企業員工檔案管理是一項長期工作，要求檔案管理工作人員在日常工作中做好分類處理。比如，對于一些已退休員工檔案資料、已調離企業的員工檔案，應及時做好交接。另外，對于珍貴的檔案資料，需做好特殊標識并注意保密。

（三）做好檔案甄別審核

檔案管理人員在對員工檔案進行歸檔處理時，要求對檔案資料的真實性以及完整性進行審核分析，避免對未經甄別的員工檔案進行登記管理。另外，在員工檔案銷毀工作中，應堅持認真負責的工作態度，避免草率處理而造成嚴重的不良影響。

（四）采用信息化管理技術

在信息化時代，信息技術發展迅速，對于各行各業均產生較大影響。部分企業領導人員已逐漸意識到加強員工檔案管理工作的重要作用，并在一定程度上增加了對于員工檔案管理方面的投入。企業員工檔案數量多，管理要求比較高，對此，可推廣應用計算機技術，檔案管理人員通過利用現代化信息技術與計算機技術，能夠對員工檔案進行分類處理，并及時做好信息存儲。具體而言，可在傳統檔案管理工作的基礎上開發智能管理信息軟件，同時，在軟件的實際應用中加強安全管理，避免黑客盜取企業員工檔案信息，保障企業員工檔案使用價值。通過對檔案資料進行動態化管理，能夠有效提升檔案管理和查找效率。

四、結語

綜上所述，本文主要對企業員工檔案管理中的問題以及優化對策進行了詳細探究。員工檔案管理是企業日常管理的重點和難點，對此，企業領導人員應高度重視員工檔案管理工作，組織檔案管理人員加強培訓教育，使其能夠明確意識到員工檔案管理工作的重要作用，在日常工作中對員工檔案進行合理分類處理，加強檔案甄別審核，并利用信息被并推廣應用信息化管理技術，進而促進企業員工檔案管理工作水平的提升。

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