檔案管理信息化的實(shí)施策略

田志興

摘要：在信息時(shí)代，檔案管理越嚴(yán)格，檔案利用效率就越高，只有檔案管理水準(zhǔn)順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代，檔案管理才能推陳出新，展現(xiàn)出實(shí)際應(yīng)用的效果。逐步發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管理迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因而，檔案管理要更好，現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化的工作方式必不可少，只有電子檔案管理，才能為檔案建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;問題;對(duì)策

隨著我國(guó)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)水平的重要標(biāo)簽已經(jīng)變成訊息傳輸和新聞公開。檔案管理就是一個(gè)繁雜的全面工程來管理檔案，需要實(shí)現(xiàn)管理信息化，能夠直接運(yùn)用在于檔案管理，可以切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)效。但是，當(dāng)應(yīng)用到檔案管理工作中卻受到諸多問題，找到問題根源，并快速解決，就能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化快速發(fā)展。

一、開發(fā)兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理軟件

檔案管理的終極目標(biāo)就是要共建檔案資源平臺(tái)，并分享檔案管理公共信息，實(shí)現(xiàn)資源效率和利用率最大化，這樣就能充分挖掘檔案資源的實(shí)用價(jià)值，讓檔案管理逐漸適應(yīng)數(shù)據(jù)化時(shí)代發(fā)展，逐漸適應(yīng)信息化時(shí)代潮流。所以，檔案管理者要想實(shí)現(xiàn)檔案資源、平臺(tái)的共建共享，就要開發(fā)兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理軟件，建設(shè)檔案管理公共平臺(tái)，建立新型檔案管理服務(wù)管理流程，最終要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的自動(dòng)化、規(guī)范化和統(tǒng)一化，從而從根本上提升檔案信息搜索的速率，向人民群眾分享檔案管理公共信息，為單位和個(gè)人提供便利。例如在進(jìn)行檔案資料分類存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等對(duì)管理軟件進(jìn)行編程，通過計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)將對(duì)文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并儲(chǔ)存到相應(yīng)檔案信息庫中，實(shí)現(xiàn)軟件之間的兼容。在此之后，檔案管理互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)采用電子數(shù)據(jù)傳輸檔案管理的基礎(chǔ)信息，將檔案信息進(jìn)行全方位、全時(shí)段、無差別分享，這樣首先確保檔案信息的安全，也能夠通過云端平臺(tái)保存海量檔案信息數(shù)據(jù)，還能通過平臺(tái)加密保護(hù)檔案秘密信息的安全，從而也確保了原始檔案資料的安全。

二、建立統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)是用來保證檔案管理信息的存儲(chǔ)、查閱、傳輸和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)程序的唯一性，是保證檔案管理信息化高速運(yùn)行的基礎(chǔ)，一個(gè)規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)讓檔案管理更具實(shí)際操作意義。因此，建立一個(gè)完善的檔案管理信息化服務(wù)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行‘這就要求在標(biāo)準(zhǔn)之下，要有檔案管理信息操作的實(shí)施細(xì)則，要有檔案管理的兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理運(yùn)營(yíng)軟件，要有與軟件相匹配的運(yùn)營(yíng)規(guī)范和保密規(guī)定，以及檔案管理平臺(tái)運(yùn)營(yíng)相適應(yīng)的一套有效的申請(qǐng)、查閱、傳輸規(guī)范性程序，只有做到以上的標(biāo)準(zhǔn)，才能形成檔案信息管理的統(tǒng)一適用性規(guī)范。對(duì)檔案館管理人員進(jìn)行定崗定責(zé)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行量化考核評(píng)比打分，對(duì)墊底人員進(jìn)行年末懲戒。同時(shí)，要組織檔案管理人員定期學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、細(xì)則和程序，讓工作人員熟知工作職責(zé)和崗位規(guī)定要求，讓明確各崗位職責(zé)內(nèi)容，做到讓每名檔案管理信息工作人員對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)都能熟稔于心。

三、簽署保密、安全管理協(xié)議

檔案管理信息化安全保密工作的要求就是檔案管理信息處理和審定上對(duì)非法閱覽者實(shí)施的一系列暫停性處理的檔案安全保護(hù)措施，這需要檔案信息管理人員掌握檔案管理保密安全技術(shù)，對(duì)危害檔案信息安全、存在嚴(yán)重泄密風(fēng)險(xiǎn)的移動(dòng)終端，要樹立警惕意識(shí)。所以，這就要求檔案信息管理人員及時(shí)更新保密軟件，查找檔案信息管理軟件漏洞，并及時(shí)修復(fù)，對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)不法分子的涉密信息需求，建立保密隔離系統(tǒng)，對(duì)國(guó)家涉密信息還要建立多重保密密碼，并由專人保管，嚴(yán)禁他人傳閱分享。如果有條件的，檔案室可以建立互聯(lián)網(wǎng)與單位內(nèi)網(wǎng)相結(jié)合的檔案信息管理平臺(tái)，對(duì)檔案管理人員建立面部識(shí)別和指紋識(shí)別程序，以用戶信息特征建立用戶認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)協(xié)議，用安全、保密的協(xié)議來維護(hù)檔案管理者的權(quán)益，在協(xié)議條款下實(shí)時(shí)加強(qiáng)對(duì)存檔信息的保護(hù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控閱覽者閱讀檔案的內(nèi)容，并全天候管理檔案信息防火墻，緊跟著文件保護(hù)信息系統(tǒng)防木馬小程序，隨時(shí)查殺木馬和病毒程序。比如，在閱覽者通過網(wǎng)上電子檔案平臺(tái)閱讀一本檔案，突然發(fā)生了電腦提示網(wǎng)絡(luò)電子檔案平臺(tái)出現(xiàn)木馬病毒程序，存在被黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)了重要文件失泄密風(fēng)險(xiǎn)，這時(shí)管理平臺(tái)發(fā)出警報(bào)，有管理員進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控發(fā)生危險(xiǎn)的緊急狀況，啟動(dòng)檔案信息管理安全保障，啟用木馬查殺和系統(tǒng)隔離程序，對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊漏洞進(jìn)行補(bǔ)丁。同時(shí)，對(duì)病毒木馬程序的來源進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)非法、違法犯罪分子進(jìn)行m和身份確認(rèn)，并更新檔案管理密碼和密鑰，對(duì)犯罪分子進(jìn)行鎖定，并阻止其再次登錄信息系統(tǒng)，并全天24小時(shí)不間斷監(jiān)控電子檔案信息閱覽情況，將電腦安全軟件升級(jí)至最好版本，實(shí)時(shí)掃描病毒和木馬，最重要的是保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，利用的保密、安全法律協(xié)議，擴(kuò)充法律權(quán)限，在互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議上建立檔案信息安全管理基本框架，來保證檔案信息的保密與安全。

四、完善管理的法律法規(guī)

隨著信息化潮流發(fā)展，檔案管理信息保護(hù)仍存在法律保護(hù)上的漏洞，缺少檔案管理信息化服務(wù)流程和規(guī)范程序法律規(guī)定，使檔案管理信息在面臨失泄密犯罪案件時(shí)，往往是不了了之，缺少法定懲罰措施和處理依據(jù)。所以要完善檔案信息管理的法律法規(guī)，讓檔案管理信息受到法律保護(hù)，切實(shí)做到有法可依，這樣在處理盜竊檔案信息的案件中，可以切實(shí)維護(hù)檔案管理工作人員的權(quán)益，促進(jìn)檔案信息化管理向合法化、規(guī)范化發(fā)簪趨勢(shì)發(fā)展，滿足人民群眾對(duì)檔案信息閱讀的需要，通過立法實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的全方位保護(hù)，也能提高檔案信息管理的發(fā)展速度，讓電子檔案數(shù)據(jù)庫受到法律和技術(shù)的雙重保障。

總之，檔案信息化管理是檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理者要始終秉持開放、發(fā)展、創(chuàng)新三點(diǎn)原則，加快推進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)建設(shè)，開發(fā)統(tǒng)一兼容管理軟件、建立規(guī)范統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)、完善管理法律法規(guī)、做好安全保密管理，通過這四步走策略，一定會(huì)滿足檔案發(fā)展的未來發(fā)展趨勢(shì)，節(jié)約人力物力，并最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化與規(guī)范化，讓檔案管理信息化服務(wù)展現(xiàn)出更加驚艷的實(shí)際應(yīng)用水平。