檔案管理在檔案管理現代化中的運

石玉柱

摘要：檔案管理主要是指對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的綜合性業務工作，是國家檔案事業最基本的組成部分，從具體上來看，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項工作。為了充分發揮其作用，本文概述了檔案管理原理，簡述了檔案管理原則，對檔案管理在檔案管理現代化中的運用進行了探討分析。

關鍵詞：檔案管理;原理;原則;檔案管理現代化;運用

一、檔案管理原理的概述

檔案管理作為管理性工作，其工作原理與現代化管理的基礎理論是十分契合，檔案管理原理可被歸納為系統管理、反饋原理、動力原理、整合分原理、內外向作用原理等幾部分，這些原理是現代化管理理論基礎對檔案管理工作規律的總結，同時也是對現代社會檔案信息需求的適應，因此能夠對現代檔案管理工作起到非常重要的指導作用。

二、檔案管理原則的分析

（一）標準化原則。標準化主要是指在檔案管理中需要根據基礎管理標準、技術管理標準為出發點。基礎檔案標準管理需要注意，根據相關規定進行檔案管理，嚴格遵守檔案管理規章制度。技術檔案管理標準主要是現代化檔案管理中一定要積極引進先進檔案管理設備以及各種電子信息技術，合法、合理的對檔案進行管理。

（二）簡潔化原則。簡潔化主要是因為檔案管理信息比較繁雜，同時數據更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡潔化，將重復多余的檔案管理項目進行刪除，減少檔案管理的冗余環節，這樣才能真正實現檔案管理的高效、簡潔。

（三）統一化原則。檔案管理還需要嚴格遵守統一化原理。統一化主要是樹立明確的檔案管理目標，對各個類型的檔案管理都需要遵守統一的管理規范;不管是檔案還是檔案內容存在的不同，都需要進行統一管理，不斷改進檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問題;檔案管理手段以及模式積極實現統一。

（四）通用化原則。通用化在檔案管理中的體現主要在檔案重復管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號、檔案鑒定以及檔案標引等各種程序，這些程序的管理都需要統一操作，及時對各項目的管理進行更新。

（五）最優化原則。最優化是幫助檔案管理實現現代化的重要方式。對檔案管理人員展開定期培訓，幫助其掌握最新檔案管理現代化技術，并且及時對檔案管理的各種設備進行更新。還需要對檔案管理的團隊進行最優化建設，為檔案管理提供最優化的管理服務。

三、檔案管理在檔案管理現代化中的運用分析

（一）系統管理的運用。系統管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構建一個相對龐大且系統化的管理模式，從而實現對系統丁程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統管理原理則可以理解為不同工作環節、工作內容在實際工作中的有效溝通與協同合作，這對于解決當前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對系統管理的重要性進行充分的認識，將檔案管理工作看做是一項系統工程，明確自身在這一系統中的責任與作用。而管理人員則需要堅持系統管理的思想展開管理工作，加強各部門的工作信息溝通，注意對各部門工作進行有效協調，從而改變各部門的工作狀態，加深各部門間的工作聯系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

（二）反饋原理的運用。在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認識與創新。檔案信息的價值取決于其在社會中能夠發揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現代化需要以反饋原理為基礎，將檔案提供利用環節充分重視起來，使檔案信息最大化的發揮出自身價值，并實現對其社會效益、經濟效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現出來，而人們也能夠正確認識到檔案管理的現實意義，進而對檔案管理進行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現代化來說是非常關鍵的。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時體現出當前檔案信息的問題以及其在實際應用過程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎上對當前檔案管理的結構、內容、模式等多方面展開針對性的創新、改進、拓展，從而更好的滿足社會對于檔案信息的需求，促進檔案管理現代化的發展。

（三）整分合原理的運用。整分合原理要求管理工作必須要從系統工程的整體入手，了解發展過程，總結發展規律，同時將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個部分能夠合為一體，使系統工程的分工更加明確。各部分聯系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標的制定，對檔案管理工作的當前實際情況以及具體流程進行了解，確立科學合理的整體目標，之后根據檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個環節將整體目標細化為各部門的具體工作目標，同時對工作責任、職能范圍進行明確。而在實際工作中，則需要通過針對性的組織管理來將各個環節的工作內容綜合聯系起來，這樣檔案管理不僅能夠實現各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好發揮。

（四）內外向作用原理的運用。內向作用與外向作用實際卜是對檔案管理工作價值功能的一種區分，其中內向作用可以理解為其對于企業、單位或是部門內部所能夠發揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會價值。在檔案管理現代化的進程中，必須要對檔案管理的內向作用與外向作用進行明確的認識與區分，同時重視檔案管理工作外向作用的發揮，使其政治性與服務性特征能夠充分凸顯出來，并通過外向作用的來推動內向作用的發展。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作在本質上是一項管理性工作，但由于檔案管理工作同時也能夠提供檔案信息，適應并滿足社會對于檔案信息的利用需求，同時為一定階級的經濟、文化、政治工作而服務，因此為了發揮其作用，對檔案管理在檔案管理現代化中的運用進行分析具有重要意義。

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