加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的方法淺析

王林

摘要：由于我國(guó)社會(huì)整體發(fā)展水平的不斷提升，也在一定程度上帶動(dòng)了有關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的愈加重視。根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可知，檔案一方面可以用來(lái)記錄及檢索有關(guān)信息資料，另一方面在當(dāng)下大數(shù)據(jù)時(shí)代，也能夠被用以共享及利用信息。因此，檔案工作人員既要提升對(duì)工作的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)也應(yīng)隨著發(fā)展而不斷調(diào)整優(yōu)化工作模式，構(gòu)建信息化管理體系，進(jìn)而能夠?qū)n案信息進(jìn)行更為完善的管理，實(shí)現(xiàn)更為充分的利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);事業(yè)單位

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的提升，信息技術(shù)水平的進(jìn)一步完善，各行各業(yè)都開始向信息化方向發(fā)展，基于這樣的背景，檔案管理信息化也必然是大勢(shì)所趨。但推動(dòng)檔案信息化管理應(yīng)格外關(guān)注如下幾方面：其一，檔案相較于其他普通的資料來(lái)說(shuō)存在一定的差別，雖然信息化管理不斷普及，然而紙質(zhì)原件檔案也不能被完全取代，例如土地證原件、財(cái)務(wù)憑證原件等。盡管在實(shí)施信息化檔案管理的過程中很多時(shí)候無(wú)需原件也能夠展開資料的查閱，然而原件仍然具備著不可替代的必要價(jià)值;其二，當(dāng)我們實(shí)施信息化查詢時(shí)，在一定程度上會(huì)讓查閱效率更高，獲取的信息更為精準(zhǔn)，既降低了時(shí)間的耗費(fèi)，并且也減少了人員工作壓力;其三，檔案信息化管理，能夠提高查詢工作的便利性，直接調(diào)取指定需要的資料，能夠通過檔案管理軟件展開檢索，查閱有關(guān)信息，獲取授權(quán)的人員還能夠查閱對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)、人事等相關(guān)檔案信息。通過上述分析能夠得出，信息化能夠讓更多的人更為迅速、高效的使用檔案信息，讓檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

二、檔案管理信息化建設(shè)中的問題分析

（一）檔案管理信息化資源整合不夠

現(xiàn)階段，通過調(diào)查分析我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展情況來(lái)看，已經(jīng)初步完成了檔案信息化建設(shè)，然而信息資源依然并未實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)的整合。由于不具備長(zhǎng)期性的規(guī)劃造成了信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)充分利用。這就要求有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)對(duì)檔案管理制定出明確的、合理的、符合發(fā)展要求的工作規(guī)劃，同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完成信息資源的高效整合。

（二）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r而言，我國(guó)已正式邁入了信息化發(fā)展階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)在全國(guó)范圍內(nèi)得到了推廣和使用，所以，更多的資料通過多元化的形式被保存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。管理的信息化，信息的網(wǎng)絡(luò)化讓我們的日常工作變得更為便利，減少了很多不必要的麻煩，然而這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，卻增加了工作的難度和壓力。例如，一個(gè)企業(yè)中，大部分文件資料存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)企業(yè)員工需要使用到相關(guān)文件資料時(shí)就十分方便快捷，然而與此同時(shí)，管理人員卻“并不輕松”，這是由于當(dāng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理人員需要將文件根據(jù)屬性的差異及來(lái)源的不同加以分門別類。由于數(shù)據(jù)異構(gòu)性的影響使得檔案管理人員的工作效率十分低，從而在一定程度上制約了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)的解決措施

（一）健全檔案信息化管理制度

不管是什么樣的管理，均離不開健全的管理制度作為保障，當(dāng)然對(duì)于檔案信息化管理也并不例外。想要切實(shí)優(yōu)化和完善檔案管理的信息化水平，就一定要構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度，明晰有關(guān)人員的工作職責(zé)，保障相關(guān)人員承擔(dān)起對(duì)應(yīng)的責(zé)任，提升工作效率。在這個(gè)過程中，首當(dāng)其沖的一項(xiàng)工作便是應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)成對(duì)檔案管理的重視，這也是檔案管理制度得以有效貫徹執(zhí)行的重要前提。同時(shí)，也應(yīng)構(gòu)建對(duì)應(yīng)的監(jiān)督制度，通過監(jiān)管確保制度落實(shí)效果，進(jìn)而強(qiáng)化檔案信息化管理水平。

（二）充分利用數(shù)字化技術(shù)手段

結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展形勢(shì)，當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化暫且還不具備長(zhǎng)期性的規(guī)劃。針對(duì)此問題，需要進(jìn)一步調(diào)整優(yōu)化檔案管理觀念，也可通過學(xué)習(xí)或引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的方式，具體如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，借助先進(jìn)技術(shù)的力量對(duì)信息資源加以整合，完善管理，提高利用率，達(dá)到資源共享的目標(biāo)。

（三）創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)

隨著發(fā)展的不斷推進(jìn)，應(yīng)持續(xù)的保持對(duì)檔案信息化服務(wù)的改良創(chuàng)新，如此才可以保障其跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，滿足發(fā)展需求。例如，可開通網(wǎng)上檢索功能，更好的促進(jìn)資源共享，提升資源利用率。與此同時(shí)，也可設(shè)立對(duì)應(yīng)的電子文檔信息中心，利用這樣的方式，一方面可以實(shí)現(xiàn)用戶自行上傳電子文檔，另一方面也能夠讓用戶自行下載需要的資料信息。具體工作中，應(yīng)確保對(duì)檔案信息化服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新和發(fā)展，對(duì)應(yīng)的也要對(duì)工作職能加以調(diào)整優(yōu)化，具體包括自最初的檔案保管發(fā)展為當(dāng)前的檔案利用，自封閉的檔案管理發(fā)展為開放的檔案共享。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化機(jī)制

考慮到現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度之快，相應(yīng)的企業(yè)檔案管理制度也應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，結(jié)合具體發(fā)展實(shí)際而展開調(diào)整和創(chuàng)新，如此才可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)更優(yōu)化的運(yùn)行。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)可增設(shè)獎(jiǎng)懲機(jī)制及責(zé)任制，將工作任務(wù)和工作責(zé)任明晰化，具體化，讓所有部門所有員工都能夠明確自我責(zé)任，從而提高員工責(zé)任意識(shí)。利用推行獎(jiǎng)懲制度，能夠幫助企業(yè)塑造更為良好健康的氛圍，并且也能夠進(jìn)一步提升員工的使命感，提升工作積極性。同時(shí)，企業(yè)也要切實(shí)保障檔案管理信息工作的安全，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理，尤其要注重對(duì)重要內(nèi)容的管理，防止信息外泄的發(fā)生，避免出現(xiàn)損害企業(yè)利益的行為。

四、結(jié)語(yǔ)

通過上述內(nèi)容能夠得出，檔案管理信息化建設(shè)是契合時(shí)代發(fā)展需求的必然產(chǎn)物，有關(guān)部門應(yīng)積極推行，完善管理，既要確保檔案管理的安全，同時(shí)也應(yīng)推動(dòng)檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。而想要實(shí)現(xiàn)這樣的發(fā)展目標(biāo)，就一定要不斷創(chuàng)新管理理念，充分利用高科技技術(shù)開展檔案管理工作，同時(shí)也要推動(dòng)公眾對(duì)檔案管理的積極參與，最終實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案工作不斷優(yōu)化升級(jí)，達(dá)到國(guó)際化的高水平檔案管理規(guī)范要求。

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