淺談大數據時代下檔案管理業務與創新

大數據的發展帶來了社會環境的變遷，檔案管理的轉型與社會環境的變遷有著密不可分的聯系。在大數據時代下，學術專家一致認為大數據的信息處理技術具有信息數據容量龐大，信息數據收集與生成的速度極快，信息收集方式多樣，生成數據含有巨大價值這四項特點，可見，檔案管理發生了新的變化。

檔案工作是一項政治性、服務型、技術性較強的工作。隨著科技進步和時代的發展，如何推進檔案管理工作，提高檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，已成為檔案管理工作面臨的新課題。

當前，大數據時代是一次顛覆性的技術變革，對企業的業務模式、組織和業務流程都將產生巨大的影響。檔案管理事業隨著時代的進步發生變化，無紙化辦公方式產生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統的文書檔案管理帶來新課題和新挑戰，面對這種形式，如何有效利用大數據開展檔案管理工作顯得尤為重要。

一、企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。有些單位對待檔案工作思想認識模糊，缺乏大局意識，機構變革遲緩，沒有把檔案管理工作放到夯實基礎的戰略高度加以認識，實際重視不夠。使得檔案工作機制滯后于可持續發展的大環境變化，檔案管理工作的價值大打折扣。

（二）檔案管理方式存在一定的風險。隨著大數據時代的到來，有些單位對檔案管理從傳統的紙質檔案轉變成電子文檔。有很多不法分子通過高科技技術來竊取機密檔案材料，保密性嚴重受到侵害。此外，如果檔案管理人員沒有嚴格按照檔案數字化整理規范操作，造成數據完整率、有效率過低，也會影響檔案的真實性、原始性。

（三）檔案管理體系不夠完善，主要表現在：1.檔案收集不規范，在收集過程中形同虛設，沒有主動收集和移交檔案的意識，缺少積極主動性。2.檔案監管能力不夠。由于檔案部門在行政上不能對各歸檔部門進行管理，各項工作開展拖沓，效率低。著力推進制度創新，在合法不違背上級規定的前提下，根據本單位的管理體制、體制、機構變化，修改部分適合新發展形勢的規則，為檔案工作提供強有力的組織制度保障。

二、大數據信息時代創新檔案工作的思考與對策

（一）強化網絡安全管理，建立檔案信息管理服務平臺

大數據時代對信息的收集與保存提出了更高的要求，信息采集、審核、查找等多樣化服務將通過信息管理服務平臺實現。此外，通過整合檔案，將實現系統資源利用最大化。構建信息管理服務模塊，對不同資源信息進行收集、增加、刪減，形成數據庫應用模式，建立檔案數據間的關聯模型。用戶登錄系統后根據需求檢索相應的信息。結合檔案信息共享權限，將不同的審批程序進行設置，從而提供高效的信息保障。

（二）加強信息化檔案管理隊伍建設，優化隊伍結構

檔案人才是企業的知識管理者，在企業生產建設和發展中當前，一些企業針對檔案的管理，僅局限于收發、整理、存檔三方面。人才培養是檔案管理工作的重要一步，特別是大數據環境下，數據量大，管理空間廣，數據關聯性強，在檔案管理過程中一定要更好地利用大數據技術對數據進行挖掘、分析、處理、整合。加強聯動機制的建立，人員結構的培養和軟件性能技術的提高。

（二）轉變管理理念，堅持創新工作機制

要樹立現代的檔案管理理念，無論是檔案檔案業務工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應以信息時代的技術手段作為媒介，充分利用大數據及網絡進行現代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。轉變檔案管理者認為手工紙質方式更為可靠的傳統觀念，形成接受新需求、新技術、新應用的使命感。

（三）加強信息化檔案管理隊伍建設，優化隊伍結構

檔案人才是企業的知識管理者，在企業生產建設和發展中當前，一些企業針對檔案的管理，僅局限于收發、整理、存檔三方面。人才培養是檔案管理工作的重要一步，特別是大數據環境下，數據量大，管理空間廣，數據關聯性強，在檔案管理過程中一定要更好地利用大數據技術對數據進行挖掘、分析、處理、整合。加強聯動機制的建立，人員結構的培養和軟件性能技術的提高。

方便、高效、快捷是大數據時代檔案管理的特點，面對大數據發展帶來的檔案管理的新挑戰，我們不能固守紙質檔案的管理理念與方法，要將大數據與檔案管理融合起來，完成從檔案信息管理理論向檔案數據管理的轉變，重繪大數據時代檔案管理的宏偉藍圖。

作者簡介：于志云，女，山東濟南人，研究生，主要從事企業檔案管理工作。