關于企業文檔管理信息系統維護的幾點思考

蘇方偉

摘要：企業的文檔管理信息系統涉及重多內容，本文結合企業文檔管理信息系統維護的工作實踐，對管理平臺的統一性、穩定性、數據共享利用、系統授權管理和人才管理等方面提出了幾點建議。

關鍵詞：文檔管理;信息系統; 企業

一、前言

對于企業而言，人才、設備、文件是企業的三大資源，而文檔管理信息系統是文件信息資源的載體，它以文檔數據為點，以業務工作流程為線，實現了文件檔案的全生命周期管理平臺。文檔管理信息系統是考慮工程建設和生產運營的全過程，涵蓋從文件產生、流轉、分發控制、歸檔、整理、數據庫管理和利用等文檔管理活動的閉環活動而設計。文檔管理信息系統的管理主要涉及系統功能優化、bug修復、功能測試與投產、數據接口管理、授權管理等。文檔管理信息系統影響著企業信息化的同步發展，屬于企業的重要信息系統。

二、企業文檔管理信息化管理面臨的問題

（一）管理平臺不統一

早期的建設項目文檔信息系統，大多是建設單位與運營單位各成體系建立獨立的文檔信息系統，運營單位的文件生成、利用與歸檔系統彼此也相互獨立。這不僅增加了文檔管理人員各系統重復導數據的工作量，也給用戶利用文檔數據帶來諸多不便，同時也增加了各平臺文件版本不一致，增加了用戶誤用文件的風險。

（二）系統升級頻繁

文檔信息系統使用過程中，用戶經常性地提出優化需求或bug修復，有些是業務切實需要的功能，一些則是超出系統功能邊界的需求或個性化的需求。需求實施過程中不斷修改系統原有架構，而多次投產可能會影響原有系統接口的正常執行或帶來新的功能問題，影響系統運行性能，導致用戶體驗下降。

（三）系統授權管理

文檔信息管理系統是企業數據的集中管理平臺，用戶范圍廣，不僅包含企業內部員工，也包括企業合作伙伴和兄弟單位之間共享，授權管理過程中經常出現以下3類問題：

便利性

文件權限控制和利用便利性的沖突。企業的文檔一般為內部使用，不對外提供，針對長期的合作伙伴或兄弟單位查閱文件的需求，需要對可授權的文檔范圍做出規定，確保文件授權范圍可控，當可授權范圍太大時，不符合管理要求，太小時會影響工作文件使用，對現場工作造成阻礙。

及時性

授權開通時，大多需經過業務接口部門、文檔管理部門、公司領導等部門的審核環節多，周期長，不僅增加了內部審核人員的工作量，還影響用戶及時使用到文件。

授權清理時，內部員工部門間調動、合作伙伴離職一般不會主動進行授權變動申請，文檔管理人員也無法及時獲悉調動信息，導致人員授權清理不及時。

可追溯性

文檔信息管理系統權限修改日志功能不完善時，無法追蹤到人員具體授權開通或取消的時間，不利于操作記錄的記錄追溯。對于需要判斷文件操作時間的問題，無法提供依據。

（四）無法實現數據共享

企業內各業務系統建設初期未考慮到最終數據歸檔要求，形成多個“數據孤島”，由于不同時期不同開發人員所采用的技術不同，各業務系統的架構千差萬別，較難實現與文檔管理系統打通數據接口，以致較多寶貴的數字資源無法共享。

（五）復合型的文檔信息化人才短缺

傳統的文檔管理人員側重于文件檔案知識技能培養，對信息化技術了解甚少。信息化技術人員對文檔管理業務的認識也比較有限，這是制約文檔信息化制定長遠發展戰略的重要因素。

三、企業文檔信息化管理的思考

（一）明確發展方向

企業的文檔管理信息化應堅持與企業信息化協調和同步的原則，配置滿足本企業實際需要、適應本企業信息化建設發展需要。建立全生命周期文檔管理模式，搭建工程建設單位與運營單位建立一體化的管理平臺，各業務系統間實現數據互通。

（二）完善工作制度

建立完善的文檔信息化系統需求評估制度，明確需求提出、評估、開發、測試及投產全流程的管理要求。成立系統升級改造技術小組，統籌安排新增、變更和功能完善性需求，根據文檔管理工作必須、少數服從多數、個性服從共性的原則對用戶提出的需求進行客觀評價，給出明確的評估意見。

經評估采納的需求在規定時間內由文檔信息系統技術小組、用戶和運維人員三方達成一致意見，關注需求理解的一致性、實現方式的合理性。需求開發完成后要安排需求提出人及有可能受影響的功能模塊關鍵用戶共同測試、反饋問題，避免引起其它模塊功能不可用。

正式投產時安排用戶測試是必要環節，運維人員應與需求提出人就投產功能的復雜性和可測試性進行討論，確定測試范圍和內容，一般由用戶直接參與測試，盡量避免在工作時間發生系統故障的概率，確保系統的穩定性。

（三）完善授權體系

便利性上，針對文件的授權范圍，需由使用部門結合實際工作提出準確具體的需求，由公司保密管理部門給出控制意見和要求，制定既滿足現場工作需求，又滿足保密要求的文件授權范圍。同時，授權方式需與文檔信息化管理部門達成一致，確保授權要求在技術上的可行性。

及時性上，精減文件授權申請環節，必要時，授權審批人設置成群組，同一崗位人員設置A、B角，避免因工作繁忙或休假造成文件授權申請長期無人審批的情況。

授權清理時，建立文檔信息管理系統與涉及單位的人員衛星庫的數據互通，當人員崗位或在職狀態發生變動時，及時提醒到文檔管理人員。結合崗位授權固定的方式，實現人員變動到新崗位時，自動授予新崗位的授權，取消原崗位授權。

可追溯性上，可在系統日志中增加人員和文件授權處理日志記錄，明確具體人員具體授權的開通時間、取消時間及操作人等，可在必要時為問題澄清提供憑證。

（四）促進數據共享

針對企業各業務系統與文檔管理信息系統之前形成的“數據孤島”問題，企業的文檔信息化應堅持管理技術與并重的原則。

在管理上，把業務系統建設初期要具備電子文件歸檔的功能納入公司的管理程序中，要求業務系統開發或升級改造時，必須嵌入電子文件歸檔功能。

在技術上，要求信息技術供應商實現業務系統與文檔信息系統間電子文件歸檔接口功能，滿足文檔數據共享互通，提升文檔資源價值。

（五）加強人才培養

面對檔案與信息知識兼備的人才短缺問題，企業可采取“走出去、引進來”的策略。為現有的檔案工作者提供“走出去”的機會和資源，對標國際標準、融合同行經驗，把先進的文檔信息化管理理念“引進來”，制定企業文檔信息化的長遠發展規劃。

企業內部可利用邀請外部文檔信息化專家授課、知識競賽等方式，夯實基礎業務，了解行業發展方向，促進新技術在文檔管理領域的應用。

總結

企業的文檔管理信息系統要在順應公司信息化發展的基礎上，制定長期發展規劃，制定管理與技術并重、以人為本的發展策略，以方便用戶利用，提供優質數字資源為目標，不斷優化，才能安全穩定地運轉。

參考文獻：

[1].DA T42-2009 企業檔案工作規范

作者單位：福建寧德核電有限公司