探討辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑

張利

摘要：近年來(lái)，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多企業(yè)以及事業(yè)單位都面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)問(wèn)題，因此這些單位如果想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)固自身所具有的地位，那么就需要對(duì)于其內(nèi)部的管理進(jìn)行優(yōu)化和完善，提高自身的管理效率，為單位管理工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。因此，優(yōu)化完善辦公室的業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)是非常重要的，同時(shí)也能夠切實(shí)的提高每一位工作人員的實(shí)際工作情況，解決其在工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，更新辦公室管理理念，優(yōu)化辦公室管理模式。進(jìn)一步推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)管理能夠取得一個(gè)良好的提升，推動(dòng)事業(yè)單位取得長(zhǎng)久發(fā)展與進(jìn)步，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠具有一個(gè)良好的位置。

關(guān)鍵詞：辦公室業(yè)務(wù)管理;結(jié)構(gòu)優(yōu)化;有效路徑分析

一、辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)中的常見問(wèn)題分析：

（一）辦公室內(nèi)部管理理念滯后：

辦公室是企事業(yè)單位中一個(gè)非常重要的執(zhí)行部門，影響著整個(gè)單位的工作效能和工作質(zhì)量。如今，一些企事業(yè)單位在開展辦公室管理工作之時(shí)，仍然存在著一些較為明顯的問(wèn)題，首先就是存在著管理理念較為落后，對(duì)優(yōu)化辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)不到位。很多企事業(yè)單位開展實(shí)際管理工作的時(shí)候，辦公室的管理工作者沒(méi)有樹立起創(chuàng)新意識(shí)，仍然采用以往的管理模式，嚴(yán)重阻礙了辦公室管理部門的發(fā)展。降低辦公室工作人員的工作積極性，同時(shí)也可能會(huì)阻礙同事之間友好關(guān)系的建立，極易與現(xiàn)如今發(fā)展起來(lái)的時(shí)代出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，使得辦公室的管理工作不能夠在短時(shí)間內(nèi)得到轉(zhuǎn)型，降低了辦公室管理工作開展的質(zhì)量與效率。

（二）辦公室內(nèi)部管理機(jī)制不夠健全完善：

辦公室部門的管理機(jī)制決定著企事業(yè)自身長(zhǎng)久發(fā)展的質(zhì)量和進(jìn)度，因此在辦公室開展管理工作之時(shí)，必須擁有完善的管理機(jī)制，這樣才會(huì)對(duì)于辦公室工作人員的管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范，同時(shí)也能夠端正辦公室工作人員的工作態(tài)度，營(yíng)造一個(gè)良好的管理工作氛圍，確保管理工作可以得以良好落實(shí)與實(shí)施，在其企事業(yè)中可以貫徹一個(gè)良好的管理目的，及時(shí)的落實(shí)管理工作。但是現(xiàn)如今我國(guó)有一些企事業(yè)單位，在開展辦公室管理工作的過(guò)程中，并沒(méi)有建立健全完善的管理機(jī)制，從而導(dǎo)致有很多的辦公室管理工作人員在實(shí)際開展工作的時(shí)候不能及時(shí)的落實(shí)管理工作，同時(shí)也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工作的重要性，在開展工作的時(shí)候趨于表面化，并沒(méi)有將具體工作落實(shí)到實(shí)處。還有就是由于辦公室開展管理工作的機(jī)制沒(méi)有得以足夠的完善，導(dǎo)致企事業(yè)單位在發(fā)展運(yùn)行的時(shí)候可能會(huì)有很多工作的疏忽以及漏洞，同時(shí)也使得很多的管理工作人員無(wú)法保證自身工作的規(guī)范性與合理性。久而久之使得企事業(yè)單位的工作氛圍得不到良好的創(chuàng)造，從而可能會(huì)影響企事業(yè)自身運(yùn)行效率與發(fā)展質(zhì)量。

（三）精細(xì)化管理工作不夠細(xì)致：

辦公室工作在事業(yè)單位發(fā)展中起著較為重要的作用，因此其采用的管理方式應(yīng)采用精細(xì)化管理方式，避免出現(xiàn)一些問(wèn)題。但是仍然有一些是單位中的辦公室工作，存在著一些粗放型管理方式，在做很多工作上都沒(méi)有實(shí)行精細(xì)化的管理方式，有一些領(lǐng)導(dǎo)就是簡(jiǎn)單的發(fā)號(hào)施令，然后辦公室中的人員充當(dāng)“傳話筒”的作用，并沒(méi)有真正發(fā)揮出辦公室人員應(yīng)該盡的責(zé)任。還有就是，有一些辦公室人員在做服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作之時(shí)，其參謀作用發(fā)揮不夠，自身工作做的不夠細(xì)致，在服務(wù)基層、服務(wù)員工方面考慮的不周到，有很多有關(guān)于員工工作以及生活方面的問(wèn)題都沒(méi)有考慮到，致使最終工作做得不到位，影響領(lǐng)導(dǎo)的決策方案制定。

二、辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑分析：

（一）更新單位內(nèi)部管理理念：

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和改革創(chuàng)新步伐加快的新形勢(shì)，企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室管理工作及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展浪潮，及時(shí)的創(chuàng)新與改革，滿足現(xiàn)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的改革創(chuàng)新要求。更新辦公室工作人員自身的管理理念，養(yǎng)成適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)的管理思維，優(yōu)化辦公室內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)和管理體系，從而更好的做好辦公室管理工作。此外，企事業(yè)單位也要把辦公室管理工作納入長(zhǎng)久發(fā)展之計(jì)的范圍，從人員、經(jīng)費(fèi)、時(shí)間上給予足夠的支持，調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，從而不斷促進(jìn)辦公室管理工作，能夠得以良好的發(fā)展與運(yùn)行。

（二）完善健全管理制度。

一是針對(duì)企事業(yè)單位在開展辦公室管理工作的過(guò)程存在的制度不健全的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步健全管理制度體系，完善辦公運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，使辦公室工作更趨科學(xué)化、規(guī)范性。二是強(qiáng)化對(duì)辦公室工作人員的行為約束，使得每一位工作人員都能夠明確自身的工作職責(zé)，在開展日常業(yè)務(wù)管理中有所為有所不為。三是結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際需求，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)單位的辦公室管理制度和管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)實(shí)地考察、交流，取人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短，保證辦公室管理工作不斷邁上新臺(tái)階。

（三）倡導(dǎo)精細(xì)化管理制度：

一是強(qiáng)化辦公室的管理制度，由于辦公室工作無(wú)小事，主要是圍繞辦公室日常業(yè)務(wù)開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)一步分立健全工作流程，實(shí)現(xiàn)全程可預(yù)見、可控制、無(wú)縫隙、無(wú)空檔的精細(xì)化管理。二是確立以人為本的管理觀念。千方百計(jì)使辦公室日常工作盡可能貼近單位員工的實(shí)際生活和工作需求，讓員工們感受到親切感，凸顯出人性化的管理理念。三是堅(jiān)持自我改進(jìn)。本著精益求精的原則，對(duì)辦公室精細(xì)化管理過(guò)程中出現(xiàn)的不足，第一時(shí)間查找原因，剖析根源，及時(shí)加以改進(jìn)，在自我提升中樹立辦公室“創(chuàng)新高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的窗口形象。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室是單位中一個(gè)重要的組成部分，則辦公室工作人員是每一個(gè)事業(yè)單位開展行政工作的直接載體，在企事業(yè)運(yùn)行各項(xiàng)事務(wù)中都具有著非常重要的作用。所以在辦公室開展管理工作的優(yōu)化路徑分析具有非常重要的意義與價(jià)值，也能夠給予新時(shí)代下的企事業(yè)管理者對(duì)于辦公室管理工作能夠高度重視，并結(jié)合其所出現(xiàn)的問(wèn)題，科學(xué)有效的拓展出管理工作的路徑。采用一些新穎的管理方法，從而做到在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，創(chuàng)設(shè)辦公室內(nèi)良好的管理工作氛圍，全方位的提高辦公室管理工作的質(zhì)量，推進(jìn)事業(yè)單位現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展。

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作者單位：山東省農(nóng)藥科學(xué)研究院