事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

武春華

摘要：隨著我國經濟實力的增強，我國科技水平得到了提升。在這一背景下，隨著事業單位的規模、數量增加，對于檔案管理工作有了新的需求。事業單位檔案管理信息化是檔案管理的主要發展方向，能夠有效的滿足事業單位進一步發展的需要。但是，在對于事業單位檔案管理信息化建設的過程中出現了一些問題，事業單位必須要及時的解決出現的問題，使事業單位檔案管理信息化建設更加順利的開展。本篇文章簡要介紹了事業單位檔案管理信息化作用，分析了事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并提出了解決方案，希望能夠為事業單位的檔案管理信息化建設工作提供支持。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題;解決方案

我國現代化趨勢越發明顯，檔案管理工作也隨著時代的發展而出現了一些變化，只有對于管理模式進行創新，才能減少在檔案管理過程中出現的問題。我國事業單位檔案管理工作想要更加高效、優質的進行，需要相關人員合理的運用信息化技術來開展一系列的工作，使檔案數據更加精準。運用信息化技術來進行檔案管理，主要是指使用計算機、網絡技術等對于檔案進行搜集、儲存、篩選等，提升檔案管理的效率，使檔案管理工作更加高效的開展。

一、事業單位檔案管理信息化作用

（一）能夠使事業單位檔案管理工作更加高效的問題

加大力度進行事業單位檔案管理信息化建設，能夠用較短的時間對于檔案資料進行整體，使檔案管理工作更加高效的開展。根據人們的分析發現，隨著互聯網時代的到來，網絡的應用得到普及，在進行現實工作時，也需要有網絡技術作為支持，其能夠提高檔案管理工作的規范性，使其更加高效的進行。和傳統的檔案管理模式進行比較，這一模式縮短了工作人員進行工作的時間，降低了工作人員的工作負擔[1]。

（二）能夠使檔案整理水平得到提升

在進行檔案管理工作時，需要有準確的檔案數據作為支持，開展檔案管理信息化建設工作，能夠搜集到更加精準的信息，確保檔案的真實性，使檔案管理能夠更加順利的進行。特別是在對于事業單位的方案進行管理時，必須要保障其是公正、客觀、如實記載的，非常的嚴謹，只有如此才能夠確保所整理的檔案不存在問題。

（三）能夠運用多樣化的方式來對于檔案進行存儲

在傳統模式下，對于檔案進行存儲需要將紙質檔案放置到檔案室中，如果檔案材料出現泄漏或者丟失，會對于事業單位造成一定的影響。隨著科技水平的提升，現代檔案管理可以運用多樣化的方式進行保存，能夠使用先進的現代化技術將電子檔案進行保存、加密、備份，能夠有效的降低檔案丟失的概率，為事業單位檔案管理工作的順利開展提供支持[2]。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性

部分事業單位檔案管理工作人員并沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，對于檔案管理信息化建設存在著一定的誤解。從通俗的角度來進行分析，檔案管理信息化建設是指將計算機技術運用到檔案管理之中，這也是檔案管理信息化建設的主要目的。除此之外，領導人員也沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，認為工作人員只要能夠完成檔案管理信息化建設，就沒有任何問題，沒有站在工作人員的角度換位思考，幫助工作人員降低工作負擔。

（二）檔案管理工作人員信息化素養比較低

因為事業單位檔案管理工作的任務量比較大，檔案管理工作人員將大部分的時間和精力都用于檔案管理這一工作之中，對于信息化技術的認識比較少，沒有足夠的能力運用信息化技術開展檔案管理工作。這就導致檔案管理工作人員的信息化水平比較低。從某種角度來說，嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設[3]。

（三）網絡安全方面存在問題

各個事業單位的檔案具有一定的保密性，在對于檔案管理進行信息化建設時，需要通過互聯網平臺來開展相關工作，這很可能導致信息出現泄露。并且還有可能會被病毒以及黑客所威脅，這都不利于檔案管理信息化建設的順利開展。

三、事業單位檔案管理信息化建設解決方案

（一）組織工作人員進行培訓，提升其信息化水平

對于檔案管理人員而言，不僅要具備較高的思想道德水平和職業操守，還需要具備較高的專業素養。事業單位的類型不同，所進行的管理方式也存在著一定的差異，對于事業單位檔案管理工作人員的要求也存在著一定的區別。為此，事業單位應該根據自身的需求，對于檔案管理工作人員進行培訓，提升其技術水平，使檔案管理工作更加高效的開展，為事業單位的發展提供支持。

（二）構建檔案管理安全屏障

各個事業單位在進行檔案管理信息化建設時，應該構建安全屏障來對于檔案進行保護，避免由于使用互聯網平臺而導致檔案信息丟失。事業單位的領導層應該認識到網絡安全的重要性，關注屏障的構建，使檔案處在安全的狀態下，為工作人員高效的進行檔案管理工作提供支持。

（三）加大力度開展檔案管理信息化建設

加大力度開展檔案管理信息化建設，能夠使相關工作人員更加高效的對于檔案進行搜集、匯總，并且提升檔案信息的準確度。為此，檔案信息化建設是較為關鍵的，檔案管理工作人員必須要加大力度開展檔案管理信息化建設，使檔案管理工作人員的信息化能力有所提升[4]。

（四）對于檔案管理信息化建設工作進行監督

完善的監督制度能夠使事業單位檔案管理信息化建設規劃在法律允許的范圍下得到落實，提升事業單位檔案管理信息化建設效率。并且，開展監督工作，能夠使檔案管理工作人員處在被監督狀態下，更加積極主動的投入到工作之中，發散思維進行創新，提高自己，有效的保障了檔案資料的安全。事業單位要合理的運用內部和外部監督，將兩者進行補充、合作，及時的發展事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的失誤，及時的作出調整，這能夠較為有效的構建一個專業化的檔案管理信息化系統，為事業單位檔案管理工作的有序開展提供支持。

四、總結

根據上文來進行分析，信息技術水平的提升能夠為檔案管理信息化建設提供有利條件，但是在進行檔案管理信息化建設時很可能會出現一些問題，導致檔案管理工作達不到預期目標，在這一情況下，檔案管理工作人員應該對于出現的問題進行分析，有針對性的制定解決方案，使檔案管理信息化建設更加順利的進行，為事業單位的工作提供支持。

參考文獻：

[1]張偉城. 大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J]. 蘭臺內外，2020（28）

[2]李倩. 淺探事業單位財務信息化建設存在的問題及對策[J]. 財經界，2020（26）

[3]徐媛娟. 事業單位檔案管理的現代化和電子化研究[J]. 蘭臺內外，2020（29）

[4]楊婧. 關于事業單位財務智能化體系建設的思考[J]. 中國鄉鎮企業會計，2020（09）

作者單位：山東省肥城市生態林業發展中心