基層檔案管理工作中如何對(duì)檔案室資料進(jìn)行歸納和利用

張海花

摘要：檔案管理是檔案日常工作的一個(gè)重要組成部分。對(duì)檔案資料進(jìn)行有效地管理能夠更好的促進(jìn)工作的開展，極大地提高各方面工作的效率。但是通過觀察分析，現(xiàn)在我國很多單位在檔案管理工作中存在不少的問題，尤其是怎樣更好的對(duì)檔案室資料進(jìn)行有效的歸納利用這一問題。對(duì)此，本文就以此為例，從這一方面出發(fā)，詳細(xì)探究如何對(duì)基層檔案管理工作中的資料進(jìn)行歸納管理，以此促進(jìn)檔案管理工作的效能得到提升。希望本篇文章的寫作，可以給人們帶來相關(guān)有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;檔案室資料;歸納;利用

引言：

對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效歸納利用，有利于人們?nèi)粘９ぷ餍艿奶嵘?。隨著當(dāng)前社會(huì)檔案資源的逐漸增多以及對(duì)檔案的頻繁使用，在檔案的利用方法上應(yīng)該積極創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案利用方法已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，如果還是采用傳統(tǒng)的管理方式，那么將會(huì)在很大程度上影響工作效率，影響工作的正常開展。目前檔案管理現(xiàn)代化的重要性越發(fā)明顯，檔案管理工作的重心也從初級(jí)檔案的儲(chǔ)存和利用上升到“現(xiàn)代檔案管理”。所以說，在新形勢(shì)下對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的歸納、利用，是非常有必要的，下面將對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案意識(shí)

為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的歸納和利用，建立專業(yè)的檔案隊(duì)伍也是非常有必要的，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和自身的綜合素質(zhì)，養(yǎng)成良好的檔案管理意識(shí)。就以馮家鎮(zhèn)經(jīng)管站農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革工作為例，在這項(xiàng)工作中設(shè)計(jì)到大量的檔案文件資料，為了更有效的促進(jìn)改革工作開展，對(duì)這些文件資料進(jìn)行科學(xué)的管理是非常重要的。對(duì)此首先要做的就是要加強(qiáng)馮家鎮(zhèn)經(jīng)營站檔案室管理人員的檔案教育培訓(xùn)工作，提升他們的對(duì)檔案管理的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。除了這些，為了更有效的提升檔案管理的質(zhì)量，還要從他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)這方面出發(fā)，促進(jìn)管理人員實(shí)踐能力和政治素養(yǎng)的提高。另外，檔案管理工作必須要加強(qiáng)政治方面的學(xué)習(xí)，在思想道德素質(zhì)和黨性培訓(xùn)上重視起來，能夠自覺主動(dòng)的服從黨和政府工作。明確對(duì)新時(shí)期檔案信息管理的認(rèn)識(shí)，提高管理水平，積極創(chuàng)新探索，以此使用當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，以及在檔案信息上各方面的需求。同時(shí)還應(yīng)該不斷完善在文件管理上的意識(shí)，同時(shí)建立完善的檔案法律制度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)該重視指導(dǎo)。讓每一個(gè)員工都清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作過程中，如果不能采取科學(xué)有效的方式正確對(duì)待科學(xué)和技術(shù)信息，其影響是非常大的，只有重視起來，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高他們?cè)跈n案管理方面的意識(shí)，只有這樣才能有效的對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行科學(xué)的歸納和利用[1]。

二、完善檔案管理體制，建立檔案綜合管理新模式

建立完善的檔案管理體制，實(shí)行檔案綜合管理新模式也是非常重要的，比如建立一個(gè)系統(tǒng)的收集，科學(xué)的使用該系統(tǒng)，首先就要轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案管理的觀念，堅(jiān)持科學(xué)化、信息化、人本化的理念，打造檔案管理理念系統(tǒng)，通過這個(gè)系統(tǒng)來不斷完善文件管理人事檔案意識(shí)。同時(shí)還要實(shí)行檔案的動(dòng)態(tài)管理，設(shè)置文件傳輸，歸檔登記管理，通過這種方式不僅可以在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)丟失或者損壞的檔案資料，還可以及時(shí)的進(jìn)行修復(fù)，保證檔案管理資料的完整性。另外，因?yàn)樵诨鶎訖n案管理中，它具有一定的獨(dú)特性，所以在工作中建立符合單位和部門實(shí)際情況的檔案管理模式是非常有必要的，例如信息集成管理。在這種管理模式下，檔案管理人員能夠全面的了解所有信息，可以對(duì)資料、檔案、圖書進(jìn)行一體化的管理，是符合現(xiàn)代管理的新模式。在很大程度上節(jié)省了人力、物力，同時(shí)還能節(jié)約成本投入。除了這些，完善檔案管理體制，建立檔案綜合管理新模式，還應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，還是以馮家鎮(zhèn)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革為例，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作，在管理體制和綜合管理模式的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該正確把握改革方向，做好充分準(zhǔn)備。細(xì)心解讀上級(jí)政策文件，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況實(shí)際制定《馮家鎮(zhèn)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革村（組）工作流程及操作規(guī)范》和改革工作時(shí)間安排表等工作指南。嚴(yán)格按照規(guī)范要求和制度程序進(jìn)行，以此來規(guī)范各類檔案[2]。

三、多途徑收集文件資料、利用反饋信息加強(qiáng)檔案管理

在基層檔案管理工作中，除了上述兩個(gè)方法能夠有效的促進(jìn)檔案資料的科學(xué)歸納和利用，多途徑收集文件資料，利用反饋信息加強(qiáng)檔案管理也是一種重要方式，人們對(duì)此也應(yīng)該給予正確的認(rèn)識(shí)，重視起來。對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納和利用其最終的目的就是利用這些資源，發(fā)揮出它們潛在的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。所以，檔案管理人員在工作過程中應(yīng)該積極的擴(kuò)充文件信息資源的渠道和途徑，提高檔案管理工作的水平，開發(fā)和利用檔案信息，給人們提供更好的服務(wù)。這就要求檔案管理人員明確并了解檔案信息在其中發(fā)揮的作用。不斷提高檔案利用率，從源頭上保證檔案室的收藏資源。

四、實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理的現(xiàn)代化和工作的規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化也是有效促進(jìn)基層檔案資料更好的歸納、利用的一種方式。現(xiàn)在檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，這種現(xiàn)代化不僅表現(xiàn)在設(shè)備的配置上，更多的還是管理理念和管理技術(shù)現(xiàn)代化上，因此更能夠更有效的保證檔案管理的規(guī)范化。不管是什么單位，檔案管理水平和模式規(guī)范化是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。所以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和規(guī)范化是尤為重要的，首先其現(xiàn)代化，主要是現(xiàn)代管理計(jì)算機(jī)技術(shù)、設(shè)備等，還有人們先進(jìn)的思想和專業(yè)的人才。而工作規(guī)范化也就是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，它主要是體現(xiàn)在檔案管理的分類規(guī)則、文件組織方式、文件編制、格式等各方面內(nèi)容。只有將其兩者充分結(jié)合起來，才能真正符合并使用當(dāng)前新時(shí)期檔案管理的各項(xiàng)需求，保證利用和歸納的科學(xué)性[3]。

五、結(jié)語

總之，在當(dāng)前形勢(shì)下，基層檔案管理工作中，提高對(duì)檔案室資料的歸納和利用從來都不是簡(jiǎn)單就能完成的，而是需要經(jīng)過一段復(fù)雜的過程來進(jìn)行，需要相關(guān)管理人員對(duì)此有正確的認(rèn)識(shí)，給予足夠的重視，采取科學(xué)合理的方式來實(shí)行，只有這樣才能真正促進(jìn)檔案資料的利用和歸納效能的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐海龍.基層檔案管理規(guī)范化路徑研究[J].農(nóng)家參謀.2019（07）：270.

[2]侯麗娟.基層檔案管理工作中的問題分析與對(duì)策研究[J].人才資源開發(fā).2016（22）：141.

[3]趙銳.基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析[J].蘭臺(tái)世界.2018（11）：73-75.