公安檔案工作規(guī)范化管理探討

摘要：公安檔案管理工作是一項十分基礎且重要的工作，也是一項容易被忽視的工作。因為其性質的特殊性，檔案的規(guī)范化管理需要工作是一項需要長期堅持且注重細節(jié)的工作。本文將立足于公安檔案工作管理的意義及現(xiàn)有問題來探討其規(guī)范化管理的規(guī)則和有效方法。

關鍵詞：公安檔案;規(guī)范化;管理方法

一、 公安檔案的性質及特點

公安檔案是國家公安部門在遵守國家法律前提下進行各項法定工作的過程中所形成和保存下來的對工作有借鑒和保存意義的文件和各種材料，其內容之多、形式豐富，依據(jù)其內容和形式可以將公安的進行分類。根據(jù)檔案所記錄的內容可以將其分為業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案等;依據(jù)其呈現(xiàn)形式可以將其分為音頻檔案、文書檔案等。由此觀之，無論是內容的豐富性還是形式的多樣性都增加了檔案工作管理內容的復雜性。雖然如此，公安檔管理工作因為其重要意義有著十分重要的必要性，是一項再難再復雜也要不斷堅持和完善的工作。

二、公安檔案規(guī)范化管理的重要性

首先，公安檔案的有效管理能夠規(guī)范保存工作數(shù)據(jù)，對于有效執(zhí)法有重要意義。一份規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)記錄應該包括每一起完整的案件從調查到偵察再到立案以及其他處理過程，整個過程可以完整、客觀、真實、清晰應到卷宗上，成為各項案件進行復查的有效依據(jù)，從而提高辦事的有效性;對于一些需要長期性處理的案件、隱蔽性案件以及潛在性、集中性案件的偵破也有十分重要的意義。

另外，對公安檔案的規(guī)范化管理有利于為工作的改進提供借鑒意義，提高公安部門的執(zhí)法能力和執(zhí)法水平。任何一項工作都需要進行不斷的反思與改進，尤其是公安部門，與維護和保障人民利益息息相關的執(zhí)法部門。一段工作結束后，通過檔案對近期所做的工作進行方式與方法上的總結與反思，找出其中可以改進和提高的方面，從而為以后工作改變傳統(tǒng)的方式方法提供借鑒，提高辦事的效率和有效性，更好地執(zhí)法，更好地為人民服務。另一方面，對于剛剛參加公安部門工作的人員來說，工作檔案無非是一種快速了解工作內容和學習工作方法的有效示范。

最后，公安檔案的規(guī)范化管理是對公安部門實施監(jiān)督的有效途徑，是促進公安部門公開公正執(zhí)法的有效途徑。公安檔案是公安部門工作、財務支出、人事任命的直接反映，對于檔案的及時、規(guī)范化整理有利于社會直觀的了解其工作的質量與內容，為政務公開、公平執(zhí)法提供了今本的保障。也在一定程度上督促公安部門更好地改進工作，堅持公平公正的原則，最大程度上維護人民的利益，做人民滿意的執(zhí)法部門。

三、當前公安部門檔案工作存在的問題

其一，公安檔案整理與管理意識薄弱。一直以來，我國公安部門的中心工作都圍繞維護治安和懲擊違法犯罪人員上。對于檔案管理的意識較為淡薄，檔案整理的工作重視度低，并且時間投入較少。在檔案的整理與儲存上，經常出現(xiàn)不積極、不主動，應付檢查等問題。

其二，公安檔案管理與監(jiān)督機制不夠健全。首先公安部門缺乏專業(yè)的檔案管理人員;檔案的管理涉及工作的各個環(huán)節(jié)和各項業(yè)務，加上其工作量之大，都需要設置專門的管理人員來進行檔案的整理。而目前公安部門中卻缺乏專業(yè)的、具有管理素質的人員來進行操作;其次，要想實現(xiàn)對檔案的有效管理，一些專業(yè)的器械必不可少，如配備完善的計算機、打印機以及掃描儀、錄音筆等，這些裝備的投入往往會受到忽略，影響檔案收集與整理的效率。最后，由于整個部門普遍存在的檔案管理意識薄弱的問題，使得檔案管理的監(jiān)督體系不夠健全與完善。各級領導的監(jiān)督不到位，未形成完整的管理體系，導致對檔案管理的監(jiān)督出現(xiàn)不及時、不全面地問題。

其三，公安管理的信息化程度較低。隨著經濟與科技的進步，我國各項工作都開始了信息化歷程，通過計算機與大數(shù)據(jù)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速整合與運用，這個特點十分適合公安檔案的復雜性、多樣性特點。而公安部門對于檔案于信息化的結合還不夠緊密，檔案管理的信息化程度還不夠高。

四、公安檔案工作規(guī)范化管理措施

首先，提升檔案工作規(guī)范化管理意識，加大對檔案管理工作的資源與資金投入。從各級領導做起，在思想上和意識上充分重視檔案管理工作，提高對檔案管理的要求和標準，從而在全部門形成由上到下的檔案規(guī)范管理意識，并把檔案的管理與保存工作納入到日常工作體系當中去，形成管理工作的常態(tài)化和日常化;充分重視檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，完善工作的基礎設施，為管理工作的開展奠定物質基礎，這就需要各級部門對各個環(huán)節(jié)的工作開展提供必要的物資支持，技術支持以及人才支持，完善基礎物資、引進先進的技術和人才。

其次，完善相關法律法規(guī)，健全檔案管理監(jiān)督體制。我國檔案法有著十分悠久的歷史，可以追溯到1951年7月，由公安部制定《城市戶口管理暫行條例》，目的是統(tǒng)一規(guī)范全國城市的戶口登記制度，這標志著新中國城市戶籍檔案正式建立。除此之外，我國檔案法中還明確規(guī)定了許多關于檔案的登記整理與調動使用規(guī)定。隨著社會的發(fā)展，我國公安檔案的社會環(huán)境已經發(fā)生了較大的變化，原有的檔案法中的一些規(guī)定已經不再適合目前的檔案管理工作。比如，最新的綜合性檔案的政策法規(guī)距今已有20年，對公共檔案工作的指導意義已經不再突出。因此，關于檔案法的制定與完善工作迫在眉睫，并且應增加相應關于檔案整理工作的標準與法規(guī)，增加法律對檔案整理工作的約束性。除此之外，各個部門應加強對檔案管理工作的監(jiān)督與督促，在此之前，應實行檔案管理工作的層級負責制度，落實管理責任制;并將對檔案管理工作的監(jiān)督納入國家及各個部門的監(jiān)督體系之內，建立相應的考核制度，以此來督促相關人員的工作行為。

另外，增加檔案管理對現(xiàn)代信息技術的利用，提高信息化管理水平。隨著科技的進步，我國從政治到經濟都在不斷地加強與信息技術的結合，最大限度的挖掘數(shù)字化、信息化在政治經濟生活放方面的使用與投入，促成數(shù)字化經濟與政治的實現(xiàn)。檔案管理工作也應跟隨數(shù)字化的潮流，開拓信息化管理、數(shù)字化管理的投入，加強科技在檔案規(guī)范化管理中的促進作用。為此，國家應加大對此方面的科研投入，形成相關的應用技術。

結語：

公安檔案管理工作是一項基礎性的工作，但也是國家檔案的重要組成部分，具有重要的意義。而公安檔案工作的規(guī)范化是公安機關部門工作質量和效果的直接反應，也對其他工作有重要的影響。不可否認，檔案的管理工作是一項十分繁瑣且復雜的工作，其規(guī)范化對管理人員來說無疑是一種較高的追求。但公安部門作為執(zhí)法部門，必須做好每一項基礎性的工作，才能更好的為人民服務，提升執(zhí)法水平。

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作者簡介：

張涵（1988—），性別：女，民族：漢，籍貫：大竹，職務/職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。