水庫除險加固工程的檔案管理工作

尹健婷

摘要：結合除險加固工程檔案管理工作，從建設項目工程檔案管理意義及作用出發，通過建立健全資料管理機構及制度和規范資料移交歸檔程序等方面來加強建設工程檔案管理工作，希望推動檔案事業又快又好的發展

關鍵詞：工程;檔案管理;有效措施

一、工程檔案的作用

（一）工程檔案在建設維護過程中具有增值作用

工程建設活動中形成的檔案資料能夠真實的反應工程建設過程中出現的各種情況，對水利工程的安全運行和充分發揮效益至關重要，是工程建設的有力保障，它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用。

水利工程檔案整理過程中，考察學習了相關檔案整理歸檔方法，檔案室的布置，卷柜的材質擺放等，對于涉及工程建設檔案內容，在將來再建工程中，積極開展檔案開發與利用工作，通過檔案的利用使其發生增值，為今后的改擴建工程或維修工程項目上可以節約一定的成本。

（二）工程檔案在建設維護過程中具有指導作用

通過對過去工程檔案的查閱，可以有效減少工作量，確保工程按時完成，并節約資金。比如盤錦市雙臺子河閘除險加固工程深孔閘閘門防腐、船閘維修加固，均查看了老閘區圖紙，根據原有圖紙優化施工方案設計。我們還到盤錦市河務管理處查閱糧家站承擔的排水面積、排水水位等資料，為確定新建排灌站提供了可靠的設計依據。

二、工程檔案的意義

（一）工程檔案在建設工程中直接形成的資料，對此后的工程項目新建、改建、維護都有十分重要的參考意義。

工程建設過程中形成的各種文字、圖表、聲像等形式的檔案資料，它能反應整個工程檔案形成的過程和真實面貌，是工程建設的參考依據，是科研的可靠資料，是工程管理、運行、維修養護等技術工作決策、設計的重要依據，對工程的安全運行和充分發揮效益至關重要，對其他工程項目新建、改建、維護也起著借鑒與參考的作用。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發揮。

（二）工程檔案作為信息資源，是一種無形的資產，其價值在于其內容中所蘊含的知識。

工程檔案資料伴隨著建設工程的開展形成的，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經驗和教訓，其中包括施工過程及經驗，出現的問題及解決方法，是在建工程重要的知識資源。比如盤錦市雙臺子河閘除險加固工程中所用建筑材料鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據，在工程實施中還有監理旁站監督記錄和檢測記錄，出現問題變更說明等。

三、促進建設工程檔案管理的有效措施

為了保證工程檔資料的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的完整和安全，盤錦市雙臺子河閘除險加固工程檔案管理采取措施如下：

（一）組織保障

1各參建單位（建設、設計、監理、施工）設立檔案工作分管領導及成員

（1）建設單位檔案工作分管領導1名，檔案管理員1名，會計檔案工作分管領導1名，檔案管理員1名;設計、監理單位檔案工作分管領導及檔案管理員各1名;施工單位檔案工作分管領導1名，檔案管理員7名。

（2）組成檔案管理網絡，由建設單位負責組織、協調各參建單位（設計、施工、監理）和建設單位內部各有關部門做好檔案的形成積累和竣工文件的編制，由綜合部（檔案部門）負責整個工程檔案工作的業務指導、監督和接收工作，建設部門負責收集、整理、歸檔。

（3）建設管理局提供全面系統學習檔案的機會，定期派檔案管理人員去省檔案局學習，對已完工、并取得獎項的國家重點工程，我們都會實地參觀考察，為檔案管理提高吸收、補充新知識的機會，彌補一次性教育的缺陷。完善建設管網工程竣工檔案的驗收移交手續，保證建設管網工程竣工資料的真實性、準確性和完整性。

2明確各成員職責：實行參建單位項目法人責任制;分管檔案工作領導責任制;檔案管理員崗位責任制;兼職檔案員責任制。檔案人員和工程技術人員密切配合，使檔案的形成、積累、收集、編制、整理、歸檔、移交等工作處于嚴密的組織控制狀態。檔案人員要愛崗敬業加強基礎業務工作，努力提高檔案業務水平，自覺接受檔案行政管理部門的指導與監督。

（二）制度保障

1集中統一管理原則

（1）納入合同管理，在簽訂設計、施工、監理合同、協議時應當設立專門條款，明確有關方面提交項目檔案的套數、案卷質量、移交時間，以及對應提交檔案的整理歸檔的責任。（2）健全工程檔案的形成、積累、整理、歸檔制度，堅持“三參加”“三同時”管理，即：參加工程進度例會等會議，參加單項或階段竣工驗收，參加設備開箱，并形成記錄;下達項目任務同時下達歸檔要求，檢查工程進度同時檢查文件形成情況，竣工驗收同時檢查驗收項目檔案的完整、準確、系統情況，上報項目評優。

（3）項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門和人員的職責范圍、工作標準和崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施。

2明確各參建單位職責與任務

嚴格遵守水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）的文件要求，明確建設、設計、監理、施工、財務部的檔案整理職責與任務。

3加強《保密法》教育，提高檔案的保密性

檔案管理人員要嚴格履行職責，加強自身修養、忠于職守，盡心盡責做好每一件事，嚴格按照《保密法》的要求進行管理，嚴格執行檔案借閱利用制度，一旦涉及到保密內容必須依法執行，發生失、泄密事件，及時上報分管領導，并立即追查，視情節輕重進行處理。檔案室要有保密措施，加強檢查，確保安全。

4檔案歸檔要按各級文件要求歸檔

認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《環境保護檔案管理辦法》，自覺接受檔案行政管理部門的指導與監督。

5確保檔案不壞、不丟、不散、不亂

工程檔案要避免受到其他因素而損壞，一旦發現損壞立即搶救。不丟就是確保檔案安全性，避免由于工作疏忽等原因導致檔案丟失，為了防止這類事情發生，我們采取借閱檔案登記表的方式。對監理上報的文件處理，以前均是手工操作，隨著計算機技術的出現，我們采取電子表格方式登記，以方便查找。不亂就是檔案管理工作要做到有條不紊，檔案排架整齊規范，有目可查。對歷史悠久的檔案進行保護性搶救。蟲蛀進行滅蟲、裱糊等，對不清楚的進行復制，對圓珠筆書寫的、復寫紙、熱敏紙等也要進行復印，與原件同時保存。

四、結語

要想做好檔案管理工作，各個參建單位就要充分認識到檔案資料的重要性，主管領導應將其作為自己的一項重要工作內容，定期檢查和監督，同時加大對檔案管理人力和資源的投入，采用現代化的科學技術手段提高檔案管理的效率，形成建設工程檔案管理的長效機制，確保形成有價值的檔案資料。

參考文獻：

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[4]《水利部關于印發水利工程建設項目檔案驗收管理辦法的通知》（水辦[2008]第366 號）