機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略探討

摘要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要組成部分，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作量與日俱增，人工整理、保管、管理檔案模式難以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求，基于此，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)速度，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)化，成為當(dāng)前重要的研究課題。本文就優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新管理辦法進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化檔案;管理水平

引言：現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，具體應(yīng)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，便于檔案保存、不易丟失和損壞，便于檔案信息的補(bǔ)錄和查找，大大提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，因此，相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。

一、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

就當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，仍繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人工管理方式，嚴(yán)重影響工作效率，增加了檔案查找的難度，優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作模式，可有效提升檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化、無(wú)紙化方向發(fā)展，有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度，促進(jìn)檔案管理工作更加專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，有效助推機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。通常，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案具有一定的機(jī)密性，所有保存的檔案均是對(duì)歷史資料的記錄，在檔案無(wú)紙化、數(shù)字化技術(shù)支持下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，與時(shí)俱進(jìn)、緊跟信息化時(shí)代發(fā)展，提升檔案資料管理水平，不斷優(yōu)化檔案管理手段，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公效率。

將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)引入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，最大程度上優(yōu)化了資源配置，將大量的人員從繁重的檔案整理、收納工作中解放出來(lái)，以無(wú)紙化的形式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，便于人員隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用，保證檔案利用率，為各部門(mén)調(diào)取檔案，提供了參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)不同時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)檔案信息的查閱和瀏覽，方便快捷;在信息化檔案管理系統(tǒng)的支持下，方便檔案信息錄入和歸檔，簡(jiǎn)化操作手續(xù)，提升檔案管理時(shí)效，促進(jìn)管理手段的升級(jí)，為推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供良好的契機(jī)[1]。同時(shí)，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)的影響下，相關(guān)人員軟件操作能力不斷提升，自身的綜合素養(yǎng)得到提高，更好借助機(jī)關(guān)事業(yè)單位先進(jìn)的管理設(shè)備，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用優(yōu)勢(shì)。

二、創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作模式的有效途徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，優(yōu)化人員配置

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，不斷突破傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，緊跟新時(shí)代發(fā)展理念，建立檔案監(jiān)督管理機(jī)制，加快引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，按照具體崗位設(shè)置，分配檔案管理工作職責(zé)，并將具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，尤其對(duì)于機(jī)密性的檔案資料，確保在監(jiān)督機(jī)制管理下，提升檔案管理的安全性[2]。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員行為的約束，要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照信息化檔案管理流程和程序進(jìn)行，在實(shí)際將進(jìn)行檔案錄入過(guò)程中，要不斷創(chuàng)新檔案管理方法，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

（二）加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)用，可避免檔案丟失和損毀，便于檔案查找，同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)的依托下，實(shí)現(xiàn)檔案共享和傳輸，提升工作效率，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平。同時(shí)，為提升檔案管理水平，有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)等，便于相關(guān)管理人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案異地傳輸，提高檔案查找效率，為后續(xù)的檔案管理工作開(kāi)展夯實(shí)了基礎(chǔ)。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大資金的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，不斷優(yōu)化檔案管理工作，逐漸建立起檔案信息管理系統(tǒng)，加快資源共享確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理同步進(jìn)行，確保利用檔案信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案專(zhuān)業(yè)化管理水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快構(gòu)建本單位信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確保通過(guò)創(chuàng)新檔案管理辦法，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供可行性、真實(shí)性的數(shù)據(jù)資料依據(jù)。并且機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格規(guī)劃?rùn)n案編寫(xiě)要求，包括編號(hào)、頁(yè)碼等，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，為后續(xù)的查找、補(bǔ)錄提供便利;通過(guò)建立完善檔案管理體系，將互聯(lián)網(wǎng)碎片化的交通檔案信息資源進(jìn)行整合，編制檢索工具、匯編文件資料，做好檔案利用工作，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作成效，減少人為操作失誤因素的發(fā)生，避免檔案管理漏洞，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供了便利條件。

（三）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)

要想全面保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成效，需要定期組織和開(kāi)展人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化人員檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并在人員選拔上，選聘與檔案管理專(zhuān)業(yè)相匹配的人員，并在培訓(xùn)中，培養(yǎng)人員的信息化素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的考核，確保檔案在無(wú)紙化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案的價(jià)值和功能。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要針對(duì)新員工，做好崗前培訓(xùn)工作，管理和引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善自我，更好在檔案管理工作中貢獻(xiàn)力量。

另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，不斷優(yōu)化線上檔案管理水平，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)的同時(shí)，要加大普及力度，強(qiáng)化人員的認(rèn)知，建立激勵(lì)機(jī)制，提升人員參與檔案管理工作的積極性，點(diǎn)燃相關(guān)人員的工作熱情，并配合機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案管理工作。

（四）提升檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?/p>

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代發(fā)展下，海量的信息數(shù)據(jù)高速傳播，人們更加重視各項(xiàng)信息傳輸?shù)陌踩裕诖耍訌?qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息傳輸?shù)陌踩裕莾?yōu)化檔案管理的有效手段。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要安排專(zhuān)業(yè)的安全技術(shù)人員，進(jìn)行軟件更新，安裝防火墻等殺毒軟件，避免黑客等不法分子的入侵，進(jìn)而造成信息泄露，增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失;同時(shí)，在系統(tǒng)登錄界面設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，最大程度上保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的安全性。

三、結(jié)論

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位加快檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐，可有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正面形象、樹(shù)立良好的口碑、提升服務(wù)質(zhì)量，更好優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理水平，塑造高素質(zhì)的服務(wù)形象，為推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫樹(shù)清.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析[J].中國(guó)新通信，2020，22（11）：105.

[2]黃娜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：77-78.

作者簡(jiǎn)介：

孫來(lái)杰（1977.02.09—）男，漢族，籍貫：山東省日照市五蓮縣，職稱(chēng)：助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。