企業科技檔案管理工作探究

陳瑜

摘要：企業科技檔案管理極為關鍵，是一項與技術相關的基礎工作。做好這類檔案管理，既能提高技術資源的利用率，又能促使其轉化，推動生產力發展。本文針對科技檔案管理進行討論，分析在企業中這個部分檔案管理作用和價值，并結合工作經驗提供檔案管理策略，僅供借鑒。

關鍵詞：企業;科技檔案;管理工作;具有問題;優化策略

引言：科學技術有助于生產力提升，企業發展與科技有著密切關系，所以科技檔案管理極為重要。房產測繪離不開技術支持，過程中會形成科技檔案，做好這部分檔案管理，既能提高技術資源的利用率，同時也能記錄測繪技術發展過程，擁有很高的參考價值，真正做到共享科技發展成果。

一、科技檔案管理作用和價值

科技是企業發展根本，房產測繪中需要運用各種技術，過程中就會產生科技檔案。收集和整理與測繪相關的數據信息和資料，將其建成檔案，妥善的保管起來，這樣不僅能記錄測繪過程，以及技術發展歷程，還擁有極高的參考價值，對于房產測繪技術發展有好處?？萍紮n案是企業最為寶貴的東西，當測繪出現糾紛的時候，或者是由一些危害自身利益的事情時，就可查閱科技檔案，運用其中記錄的數據資料和技術等，保護自身權益。也就是說，科技檔案可幫助企業規避風險，并且是后期房產測繪工作開展的關鍵依據，有助于技術資源轉化為生產力，促進測繪技術的發展【1】。一般情況下，科技檔案都涉及機密性內容，企業需要保護好這類檔案，避免泄露，同時還要提高利用率，保證相關人員可快速查閱科技檔案，找到所需信息資料，從而更好指導測繪工作。目前，我國科技檔案管理還有不足，不能實現預期檔案管理效果，導致科學技術資源無法有效利用，并存在著不完整和泄露風險。一旦出現上述問題，對于企業來說十分不利，科技檔案將難以發揮其作用，影響到企業發展和房產測繪技術提升。科技檔案如此重要，企業一定強化管理，促進房產測繪更好發展。

二、科技檔案管理有效策略

（一）完善檔案管理體系

房產測繪中會形成科技檔案，包含測繪相關的文件、文字材料、測繪技術資料、圖片、影像資料等。這類檔案管理要規范化，就要用制度保障。企業依據科技檔案管理實際需求，結合檔案法，制定管理制度和條例。科技檔案由很多內容組成，不能有疏忽，需將所有的資料和信息收集起來，做好整理工作，按照要求進行分類，最后則要需要保管好檔案，確保其能夠得到高效利用。這個過程說起來簡單，實際建檔和管理中要求管理人員要有很高的責任心，否則容易出現紕漏，導致科技檔案不完整，從而給企業帶來損失。故而，科技檔案管理應確定流程，劃分責任，檔案建設和管理中哪個部分出現問題，就可依據這個追蹤失職行為，并對其進行處理和懲罰。科技檔案管理要有監督機制，有制度但是不一定在實際工作中執行，這就要通過監督，促使管理人員依照制度辦事【2】。此外，監督中還能發現這種檔案管理具有問題，然后提出改進建議，促進檔案管理水平提升?？萍紮n案管理中一旦違背檔案法行為，必須嚴肅處理，對其他人員有警示作用，從而促使科技檔案管理更加規范，每個環節都符合標準。

（二）創新檔案管理方法

過去科技檔案管理手段比較落后，工作人員收集紙質資料，然后對其整理、分類、歸檔。紙質檔案多，建檔和歸檔任務重，容易遺漏資料，導致不夠完整。紙質檔案保存對環境要求高，不能過于潮濕，還要做好防水和防火工作。紙質科技檔案查詢難度大，影響其利用。傳統科技檔案管理有不足，新時期應引入信息技術，將其有效運用到科技檔案管理中。企業建立科技檔案管理系統，將紙質檔案轉化為電子檔案，各種檔案信息錄到系統中。系統建設中應做好分類、編目等工作，錄入和保存檔案要分門別類【3】，這樣在查找和使用科技檔案時效率就會變高，在最短時間找到目標檔案，提升利用率。這并不是說紙質檔案沒用，還是要保存紙質檔案，以備不時之需。建立電子檔案過程中，備份很有必要，可防止檔案丟失，或者是遭到破壞不完整，這時就要啟用備份檔案。

（三）做好風險防控

科技檔案對于企業尤為重要，檔案管理工作存在一定風險，所以在實際操作中就要防控風險，提高檔案管理安全性。紙質檔案管理要規范，收集和整理好資料，完成建檔后，保存在指定位置。檔案室鑰匙由專人保管，其他人員不得進入檔案室。查詢科技檔案，應與管理人員溝通，使其幫助其找到所需檔案。檔案室要防潮、防火、防腐蝕，不能使用明火。信息系統管理檔案效率高，而且從理論上講，只要不丟失，可以一直保存下去?？萍紮n案建成電子檔，查詢方便快捷。這些都是優勢。這種檔案管理安全風險高，科技檔案事關企業機密，保密工作要做好，但是網絡環境下，科技檔案容易丟失，或者是被惡意修改?；诖耍萍紮n案在運用系統管理中，使用加密技術，即使被攔截或者盜取，也無法打開，以提高這類檔案安全性。為了防止外部攻擊，科技檔案管理系統要設置防火墻，并依據需求提高等級。這就相當于設置一個屏障，保證檔案安全。檔案管理人員按照要求維護系統， 及時進行補丁修復，定期查殺木馬。通過各種防控手段，降低檔案被損毀和修改的發生率，確保檔案真實和完整性?？萍紮n案管理要嚴格依據檔案法，管理人員信息技術素養要高，具有極高建立電子檔案與數字化管理能力?？萍紮n案管理系統要設置密碼，每次登陸都要輸入，以防止他人盜取科技檔案。

三、結束語

綜上所述，科技檔案對于企業來說，是極為寶貴的財富，既能利用其維護自身利益，又能記錄科技發展過程，參考價值高，所以應強化這類檔案管理。這項管理工作應完善制度，規范檔案管理流程，同時還要創新檔案管理模式，采用紙質與電子檔案結合的辦法，并要提高檔案管理風險控制能力，以確?？萍紮n案完整與安全。

參考文獻：

[1]高麗紅. 企業科研檔案管理問題研究[J]. 魅力中國， 2013（7）：302-302.

[2]王彬. 對科研檔案管理工作的思考——我辦科研檔案現狀調研[C]// 北京教育科學研究院學術年會. 2014.

[3]邵興蘭. 淺析企業檔案管理存在問題之我見[J]. 城市建設理論研究：電子版， 2013（20）.