簡論秘書人員做好企業庫存管理的方法與策略

張麗婭

摘要：做好企業的庫存管理工作是順利開展其他工作的物質保障和根本前提，秘書人員要做好企業庫存管理工作就要做到登記好信息，填好庫存控制卡，建立庫存目錄并對物品進行合理擺放。

關鍵詞：企業秘書;庫存管理;庫存控制卡

企業在運營中所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公設備應當滿足需求，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此需要進行庫存管理。一個有效的庫存系統對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很大的作用。一般來說，辦公室用品和辦公用品進庫后，必須保存在安全的地方并有序擺放，以防物品損壞、浪費或失竊，還要消除事故和火災隱患，但當需要時又能很容易找到。有些大型的公司有專門的庫存管理人員，他們相對比較專業。但是有些企業，尤其是小型企業是沒有專職的庫存管理人員的，庫存管理工作大多由企業的秘書人員充當。這就要求秘書人員要學習一些庫存管理知識，做好辦公用品、消耗品、小型辦公設備的進貨和出貨記錄。秘書在收到貨物后，應該立即辦理辦公用品和耗材的進貨登記、檢驗、核對等各項工作，保證辦公用品和耗材準確無誤地入庫。入庫前核對三單（訂購單、交貨單、入庫單）。本文就簡單的談談秘書人員如何做好企業庫存管理工作。

1.庫存控制的作用

在一個有效的庫存控制系統中，準確的庫存記錄可以起到以下作用：保證大量的資金不被不必要的庫存占用;保證空間不被用來存儲不必要的貨物;能監督個人和部門對物品的使用;保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作延遲;避免任何偷竊和破壞造成的損失;可利用準確的庫存進行估價。由此可見，良好的庫存管理工作對企業開源節流是非常重要的。

2.庫存定義

庫存定義涉及到三個概念，秘書人員要做好庫存管理工作首先得弄清這三個概念，即最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。

最大庫存量是為防止物品超量存儲而保存該項物品的最大數量。庫存物品的數量在任何時候都不能超過這個最大量。確定這個數字時要考慮到費用、存儲空間和保存期限。

最小庫存量是以防物品全部消耗完而保存該項物品的最小數量。當庫存余額達到這個水平，必須采取緊急行動檢查是否已經訂貨，并與供應商聯系，確定可以接受的交貨時間。緊急時有必要向供應商緊急訂購，以保證在很短的時間內就能交貨。

再訂貨量，也稱重新訂購線。當庫存余額達到這個水平，必須訂購新的貨物來使余額達到最大庫存量。這個數字是由物品的平均使用量和物品交貨時間的長短決定的，一般用下面的公式計算：重新訂購線=日用量×運送時間+最小庫存量。

例如，每天要用去半包A4復印紙，運送時間需要6天，最小庫存量是10包，重新訂購線就是：0.5×6+10=13包。

3.秘書人員做好庫存的管理的策略

3.1做好庫存管理工作

這就要求秘書人員在收到貨物以后，應立即輸入辦公設備和耗材的進貨登記，保證辦公設備和耗材準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。辦公設備和耗材出貨時，秘書應實時辦好出貨手續，對發放什么物品，發放給誰，哪些物品還存儲在庫里等項目做好記錄。辦公設備和耗材的庫存管理要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。對決定報廢的辦公用品做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。

3.2填好庫存控制卡

庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計算機中使用庫存控制軟件包、電子表格或數據庫。無論使用什么系統，都是記錄同樣的信息。每一種物品都要有一張庫存卡。庫存卡用以登記、接收和發放物品，并使管理人員隨時掌握物品的最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。

庫存控制卡上的內容主要有：

（1）項目。庫存項目要準確描述，包括大小、顏色和數量。

（2）單位。貨物訂購、存儲和發放的單位，如盒、包等。

（3）庫存參考號。給每一庫存項編號，一般與存放位置相聯系，例如C4，代表柜子編號為C，架板編號為4。

（4）最大庫存量。一項物品應該存儲的最大數量。

（5）再訂貨量。當庫存余額達到這個水平，必須訂購新的貨物。

（6）最小庫存量。庫存余額達到這個水平，須采取緊急行動檢查訂貨情況，并確保盡快交貨。

（7）日期。必須記錄所有行動的日期。

（8）接收。記錄所有接收信息，包括發票號和供應商的名字。

（9）發放。記錄發放物品的數量、申請號和物品發給的個人/部門。

（10）余額。在每一次處理后計算物品庫存余額。接收物品時在余額上加上接收的數量，物品的發放將從余額中減去發放的數量。余額應該代表庫存物品的實際數量，并用于執行庫存檢查。發現差異要通知和報告給管理人員。

庫存的每一項都應該記錄在庫存控制卡片上。秘書在每次物品發放或接收時都要填寫庫存記錄卡，并記錄該項庫存的余額。

3.3建立庫存目錄

庫存目錄包括庫存目錄系列序號、財產描述、財產消耗、供應商名稱、接收日期、存放位置。各類物品要清楚地貼上標簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。

3.4合理擺放

確保安全庫房內的物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發出去，以保證物品不會因過期而不得不銷毀。體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少和避免從架子上取物時發生事故的危險。小物品、常用的物品，如訂書釘盒，應放在較大物品的前面，以便于察看和領取。

儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。儲藏需要的面積取決于單位的大小，儲藏間要有良好的通風、照明設施，房間要保持干燥，平時加強清點和檢查，切實做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盜等工作。

只有如此，做好了庫存管理，做好了辦公用品的管理工作，才能提高工作效率，保證企業其他工作得以順利完成。

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