數字化檔案信息的安全保障措施研究

李艷波

摘要：檔案管理工作是事業單位發展的重要保障，這是由于檔案資料詳細記錄著事業單位的各項活動開展情況以及人員信息，不僅能夠對以往的工作開展進行總結，還可以為今后的發展提供重要參考。以往的事業單位檔案管理工作未受到足夠重視，并且檔案安全管理投入不足。新時期，隨著信息技術的發展，檔案資料得以在更加安全的環境下得到保管，同時也需要加強人員培養和制度建設，進而實現事業單位更加健康的發展。本文從數字化檔案的內涵入手，討論數字化背景下檔案管理的原則，闡述我國事業單位檔案管理的現狀與問題，并分析如何在數字化的背景下加強檔案安全管理，希望對檔案管理研究具有借鑒意義。

關鍵詞：數字化;檔案信息;安全保障措施

在數字化技術得到利用的今天，檔案管理的利用效率得到進一步提升，不過當前也存在嚴重的網絡安全問題，如果檔案管理人員沒有重視檔案的安全管理工作將會存在很大的安全隱患，因此，在新時期需要事業單位全面加強檔案管理工作質量，加快數字化、信息化、網絡化建設。

1.數字化檔案的內涵

檔案的數字化管理是對計算機技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術有效利用的全新檔案信息形態，在數字化技術的支持下可以將多種檔案形式轉化為數字化檔案，可以在網絡中存儲，還可以建立檔案管理數據庫，以此實現檔案信息的共享。傳統的檔案管理需要大量的空間存放，而檔案的信息化管理可以利用計算機以及一些掃描設備，在使用和操作上更加便捷。數字化管理模式下的檔案管理安全性更高，所以也成為了事業單位檔案管理的主要手段[1]。

2.數字化背景下檔案管理的原則

首先，規范化原則。在信息時代背景下，充分利用數據開展檔案資料管理工作已經成為促進事業單位發展的重要途徑，當前隨著事業單位工作量的增加以及規模的不斷擴大，需要對大量的業務信息和人員信息進行搜集存儲與利用，并且需要對不同時期的相關信息進行管理，如何提升檔案管理規范性與安全性是重要問題，借助大數據技術能夠對各種檔案分門別類的管理，為事業單位的各項工作開展提供有力保障。

其次，實事求是原則。在事業單位的檔案資料管理中，必須確保收集與利用的各種數據和資料具有準確性，要求檔案管理人員根據工作需要進行信息收取，而借助大數據技術可以最大程度保證數據信息的真實性，比如信息的編碼提取加密技術已經成為部分事業單位檔案管理部門利用的主要手段。

最后全局性原則。做好事業單位的檔案管理工作不僅對其自身發展產生影響，也會對事業單位的服務水平與社會發展產生影響，所以需要保證辦案資料的完整性、真實性和安全性。從全局性的角度講，在事業單位自身的發展過程中，大量的檔案資料不斷堆積，需要及時的將檔案資料價值體現出來，進而服務于相關部門和社會發展[2]。

3.我國事業單位檔案管理的現狀與問題

首先，管理制度需要完善。新時期事業單位要想高質量開展檔案管理工作，保證檔案資料的安全性，必須建立完善的檔案安全管理制度，之后讓各項檔案管理工作圍繞該制度進行，目前部分事業單位存在檔案制度不完善的情況，或者即使制定出辦案管理制度相關部門未能嚴格落實，比如在搜集整理與利用檔案資料的過程中沒有遵守有關規定。此外，各部門與檔案管理部門發生業務往來的過程中也未能遵守檔案管理規定，最終造成檔案資源利用效率偏低，安全性無法得到保證，也影響到各部門工作的開展。

其次，檔案管理手段需要創新。在大數據技術得到廣泛利用的今天，事業單位也在充分利用該技術，不過部分事業單位對一些信息技術的利用程度不充分，很多檔案管理部門指示進行掃描、打印、錄入以及電子傳輸。相關部門也未能開展信息化辦公，導致數字化檔案管理的優勢無法充分體現出來，最終造成檔案信息管理整體水平偏低。

再次，人事檔案與財務檔案管理存在問題。事業單位的檔案管理工作中，人事檔案與財務檔案是主要的管理內容，分別對人資管理部門和財務工作開展產生影響，也會對事業單位的決策制定以及發展產生重要影響。然而當前一些事業單位的管理人員僅僅重視人員調配與資金利用，未能對檔案管理工作和信息資料利用重視起來，導致這兩種檔案的利用率偏低[3]。

第四，基礎設施需要完善。當前的基層單位主要是將精力放在各部門建設當中，以此更好地發揮出其服務功能，不過部分事業單位未能將資金用于檔案管理和建設當中，存在檔案管理部門信息化建設水平不高的情況，一些數字化技術未能得到有效利用，該問題影響到了檔案管理效率，也不利于有價值信息的及時共享。

第五，檔案數字化建設意識缺乏，在事業單位中部分管理人員未能更新其思想，在檔案管理部門的信息化建設中，依然利用傳統的管理模式，主要是進行檔案的收集、整理與存檔，隨著事業單位的發展，檔案資料數量在增多，存放的空間開始變小，加之受到自然因素的影響，一些檔案容易受潮，對檔案管理工作人員開展工作帶來很大難題，所以忽視信息化建設將嚴重影響檔案管理工作的開展效率。此外，部分事業單位未能制定出科學的檔案維護與管理制度，也導致了一些檔案管理人員工作熱情不足。

最后，單位員工整體素質偏低。在事業單位的檔案管理部門中，部分工作人員專業素質未能達到工作要求，比如缺乏主動服務意識，沒有掌握信息技術，檔案分類整理方法不科學，甚至部分檔案管理人員沿用傳統的檔案管理模式。從事業單位的角度講，也沒有加強對人才的培養，該問題將嚴重影響事業單位的檔案信息化建設[4]。

4.如何在數字化的背景下加強檔案安全管理

首先，加強檔案信息安全管理。對于事業單位的檔案管理工作來說，其主要內容是最大程度的保證檔案資料的安全性，在大數據時代下可以借助計算機、掃描儀等實現紙質檔案信息的備份，同時也可以建立專業化的檔案數據庫，通過該方法可以有效保證紙質檔案資料的完整性與真實性，節約紙質檔案的存放空間。具體說來：一方面，檔案管理人員需要對檔案內容進行深入分析，科學的對紙質檔案信息進行轉化，比如對于機密文件需要采取檔案信息加密措施;另一方面，事業單位要結合檔案管理工作實際情況設置監管人員，保證檔案錄入環節不存在數據詳實問題、惡意篡改問題。在檔案信息轉化之后還需要保證對檔案的查閱在可控范圍內，以此杜絕檔案使用風險問題。此外，為了保障檔案信息的安全性，需要在大數據背景下安裝防火墻與殺毒軟件，合理利用數字簽名、數字證書等措施，避免病毒和木馬入侵檔案管理系統[5]。

其次，對檔案信息資源深入挖掘。在大數據背景下，事業單位開展檔案管理工作會存在一些操作問題，所以新時期要求檔案管理人員詳細記錄檔案信息并定期完善和更新。在大數據技術有效的利用下，可以讓檔案管理模式更加合理，相較于傳統的檔案管理方法操作更加便捷，能夠有效提升檔案錄入和分類的效率，也能夠有效避免信息資源浪費，比如新時期的檔案管理工作可以檢索人員、文件名、檔案編號，要想對原有檔案信息進行完善，可以添加圖片音頻或者視頻，使得檔案資料逐漸完善，具有更大的利用價值[6]。

再次，完善檔案管理制度。在大數據技術的支持下，開展檔案管理工作更加便捷，不過檔案管理工作依然離不開檔案管理人員的操作，這就需要通過制度的完善，確保檔案管理人員具有專業能力。從事業單位的角度講，必須要對檔案管理制度進行完善，明確檔案管理流程，避免檔案使用風險，以此發揮出檔案的價值。在建立檔案制度的過程中必須結合事業單位自身情況，對檔案管理人員作出明確要求，完善相關獎懲措施。此外，事業單位需要定期開展教育和培訓工作，使檔案管理人員具有高度的責任意識，并且不斷提升對數字化技術的利用水平。

第四，提升檔案管理工作重視程度。在事業單位中，相較于其它部門的工作檔案管理工作更為基礎，但普遍重視程度不足，盡管檔案管理工作不能直接創造價值，不過會對各部門的工作開展產生重要影響，所以要求事業單位各領導部門重視起來，避免數據上交不及時不詳實等問題。具體說來：一方面，今后要求各部門管理人員轉變觀念，確保紙質文件與電子信息及時上交，并且要嚴格遵守檔案管理部門的相關規定，共同提升事業單位辦公效率;另一方面，需要加大資金與技術投入，事業單位在多年的發展中積攢了大量寶貴的文字信息，積極響應著黨和國家的各項決議和精神，為了保證檔案信息的安全性，新時期需要加強資金投入，不斷加快信息化建設，進而為當地經濟發展提供促進作用。在重視資金與技術投入的同時，也需要檔案部門優化資源配置，積極引用現代化辦公技術，縮短檔案查閱分享的時間，以此有效提升檔案管理部門的服務水平。

第五，打造檔案管理安全系統。要想在大數據技術支持下提升檔案管理工作效率，需要事業單位自身打造出完善的管理系統。目前事業單位主要是對檔案原件以及統計數據進行管理，其中檔案原件是上級所下發的各種文件資料，可以對下級工作開展起到有效指導作用，并且檔案自身也是重要的憑證，尤其是一些機密文件由國家和省市共同簽署，更加需要做好安全保護工作，要求檔案管理部門完善檔案管理系統，在各部門之間建立檔案管理OA系統，以此為各部門交流提供平臺，還可以直接下達上級的會議精神。同時事業單位必須切實加強信息化的安全建設，要求檔案管理人員利用身份識別技術，防止檔案管理系統被黑客入侵[7]。

第六，加強檔案的虛擬化建設。一方面隨著計算機技術用于檔案管理，工作當中可以為數據共享提供巨大支持，比如事業單位的員工從入職到離職會產生大量數據，利用大數據技術可以保證信息安全并且永久存檔;另一方面事業單位需要加強網絡合作，促進信息共享，共同提升服務水平。此外，事業單位還會定期開展各種文體活動，一些獎章、獎杯長期存放難度較大，所以可以利用虛擬化的檔案管理對實物進行分門別類存檔，不僅節約了存放空間，同時也有利于提升檔案管理效率。

第七，加強檔案的數字化建設。在當前的事業單位中，可以利用電子版檔案對傳統的紙質檔案內容進行記錄，比如可以根據關鍵詞檢索搜集相關資料。此外，還可以借助微縮影像技術，將現有的紙質資料等比例縮小之后，通過高清處理讓檔案的完整性得到保存，之后檔案管理人員可以建立數據庫，對各種電子檔案進行存儲，為后期的信息利用提供便利。

最后，加強檔案管理的法律建設。事業單位開展檔案管理工作進依靠內部的管理制度無法保障風險出現后的處理質量，還需要國家在法律層面加強安全制度建設。數字化檔案管理是一項系統的工作，需要對數字化技術的利用，也需要法律作為與有力保障。新時期，需要將檔案管理的相關規范以法律形式確定下來，對網絡規劃與建設、網絡經營與管理、網絡安全等內容明確，進而對網絡數字化的犯罪行為有效打擊，最大程度保證事業單位的安全發展。在今后的檔案管理工作中，需要在人員培訓的過程中對檔案的數字化安全管理進行宣傳與教育，以此進一步提升檔案管理人員的責任意識。

5.結束語

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，檔案管理工作也在創新管理模式，隨著計算機技術的普及以及對大數據等技術的有效利用，讓檔案管理更加規范化與科學化，使得傳統的紙質檔案能夠有效保存，避免了內容丟失的問題，讓我國事業單位的檔案管理工作效率得到顯著提升。不過在當前的部分事業單位信息化建設過程中，受諸多因素的影響導致檔案信息的安全性無法得到保障，因此今后需要繼續加強人力物力的投入，建立健全管理制度，重視信息資源共享。使得檔案信息的價值得到進一步挖掘，同時還需要積極研究檔案的安全管理，以此全面提升檔案管理服務水平，為事業單位的良好發展提供有力支持。

參考文獻：

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