高校專業(yè)建設(shè)中的項(xiàng)目實(shí)施過程管理研究

張旭

摘 要：從啟動(dòng)國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃，到全國各地區(qū)支持高職院校開展的特色專業(yè)建設(shè)、骨干專業(yè)建設(shè)，直至正在進(jìn)行中的“雙高計(jì)劃”，近二十年間，高職教育建設(shè)與改革大踏步的前進(jìn)著。在高職院校持續(xù)不斷推進(jìn)自身建設(shè)與改革的過程中，不約而同地將重點(diǎn)工作和核心工作放到專業(yè)建設(shè)環(huán)節(jié)。專業(yè)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，專業(yè)定位要結(jié)合學(xué)院情況、所在地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、行業(yè)動(dòng)態(tài)等多方因素，建設(shè)過程也要充分、合理利用有限資源，組織協(xié)調(diào)大量具體工作。專業(yè)建設(shè)的管理工作與項(xiàng)目管理有很多相似之處。因此，天津?yàn)I海職業(yè)學(xué)院嘗試在專業(yè)建設(shè)中，應(yīng)用項(xiàng)目管理的工具和方法，以提升專業(yè)建設(shè)工作的效率和效果。筆者結(jié)合實(shí)際工作，在專業(yè)建設(shè)過程中進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施過程管理的實(shí)踐和研究。文章重點(diǎn)從執(zhí)行過程管理、過程控制管理和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理三個(gè)方面，結(jié)合實(shí)際論述專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目過程管理中運(yùn)用的具體方法和工具。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；流程管理；高校專業(yè)建設(shè)

中圖分類號(hào)：G642.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-9052（2020）06-0242-02

筆者所在的專業(yè)先后參與了學(xué)院內(nèi)重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)、地區(qū)特色專業(yè)建設(shè)、省市級(jí)提升辦學(xué)能力骨干專業(yè)建設(shè)等項(xiàng)目。在不斷持續(xù)升級(jí)的建設(shè)中，天津?yàn)I海職業(yè)學(xué)院明確辦學(xué)定位，制定符合高職要求、專業(yè)特色鮮明的人才培養(yǎng)方案，提升教育教學(xué)能力。在專業(yè)建設(shè)中，在建設(shè)項(xiàng)目的引領(lǐng)和學(xué)院的總體指導(dǎo)下，專業(yè)教研室從專業(yè)建設(shè)需求出發(fā)，應(yīng)用項(xiàng)目管理方法，建立專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程管理模型，運(yùn)用項(xiàng)目管理工具及方法，且在多次的專業(yè)建設(shè)中不斷驗(yàn)證和完善。

一、專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目全過程管理模型

在圖1中，縱向以時(shí)間序列為基準(zhǔn)，結(jié)合幾次專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程與建設(shè)內(nèi)容要求的實(shí)際情況，總結(jié)了專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目重要工作并劃分為四個(gè)項(xiàng)目階段，每個(gè)階段展開為具體的建設(shè)工作與內(nèi)容；橫向?yàn)樵趯I(yè)建設(shè)項(xiàng)目全過程中的管理工作，包括執(zhí)行過程中對(duì)資源、流程的管理，建設(shè)實(shí)施中對(duì)事物的監(jiān)控，專業(yè)建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)。項(xiàng)目全過程中的具體工作任務(wù)可以因?qū)I(yè)建設(shè)項(xiàng)目要求不同而有所差別，而貫穿項(xiàng)目始終的每一項(xiàng)管理工作則不可或缺。

二、執(zhí)行過程管理

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)時(shí)間緊，任務(wù)重，要做出成效，須把握兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：即組織好人和協(xié)調(diào)好事。

（一）建立矩陣制組織結(jié)構(gòu)，形成高效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

1.專業(yè)帶頭人引領(lǐng)

骨干教師是主力，專業(yè)教師齊上陣，眾人拾柴火焰高。專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，影響著其未來的發(fā)展。在思想上、認(rèn)識(shí)上提高對(duì)項(xiàng)目重視程度的同時(shí)，更要發(fā)揮專業(yè)有生力量：專業(yè)帶頭人要把握專業(yè)建設(shè)方向，專業(yè)定位具有前瞻性；課程建設(shè)、實(shí)訓(xùn)建設(shè)和社會(huì)服務(wù)等幾個(gè)重要任務(wù)要由骨干教師牽頭，術(shù)業(yè)專攻；項(xiàng)目完成具體事務(wù)須要專業(yè)每個(gè)教師參與其中，出謀劃策，發(fā)揮所長(zhǎng)。

2.根據(jù)任務(wù)建立項(xiàng)目矩陣，實(shí)行責(zé)任制

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)類別多，內(nèi)容豐富，需選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、有所特長(zhǎng)、主觀意愿強(qiáng)烈的教師（骨干教師）為任務(wù)組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)任務(wù)始終；根據(jù)專業(yè)方向、科研方向、個(gè)人發(fā)展方向等情況選聘專業(yè)教師組成任務(wù)組，既保證任務(wù)完成與質(zhì)量要求，又與教師個(gè)人成長(zhǎng)緊密相連。由于專業(yè)教師數(shù)量有限，可同時(shí)從屬不同任務(wù)組，也可根據(jù)需要聘請(qǐng)其他專業(yè)教師、職能部門教師甚至外聘教師，作為項(xiàng)目有力補(bǔ)充。

（二）專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目做好協(xié)調(diào)，引入流程管理思想完成事務(wù)性工作

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目具體工作的實(shí)施主體主要在專業(yè)，項(xiàng)目中多數(shù)任務(wù)可并行完成，但資源有限，需協(xié)調(diào)好各任務(wù)的時(shí)間進(jìn)度和人員安排，有效、充分且均衡地開展和推進(jìn)項(xiàng)目。多任務(wù)間也可以資源共用，互相促進(jìn)。

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中很多輔助工作需要各職能部門的支持，在相關(guān)事務(wù)性工作中，需要合理簡(jiǎn)化和優(yōu)化流程，將教學(xué)部門看作客戶，以客戶價(jià)值為核心，在職能范圍內(nèi)做有力支持，做好信息共享，以“外不轉(zhuǎn)內(nèi)轉(zhuǎn)”的流程優(yōu)化思維模式，服務(wù)于專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工作。

三、過程控制管理

項(xiàng)目實(shí)施過程控制管理的主要著眼點(diǎn)有三個(gè)，分別是項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量、完成時(shí)間進(jìn)度及項(xiàng)目資金的使用。

（一）“一把手”原則很重要，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制需建立

在項(xiàng)目組成立之初，項(xiàng)目的領(lǐng)頭人中必須有“一把手”的參與。在項(xiàng)目執(zhí)行全過程中，“一把手”有三重身份：項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人（之一）對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果負(fù)責(zé)，使“一把手”真正關(guān)心項(xiàng)目、參與項(xiàng)目；項(xiàng)目的管理者為項(xiàng)目的具體實(shí)施提供資源支持，為具體工作提供物質(zhì)保障；項(xiàng)目的監(jiān)督者從三個(gè)著眼點(diǎn)出發(fā)，督促、審查項(xiàng)目各項(xiàng)工作執(zhí)行情況，保障項(xiàng)目完成質(zhì)量。“一把手”管理和實(shí)施控制的有力工具是獎(jiǎng)懲制度。建立與專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目完成情況直接掛鉤的激勵(lì)機(jī)制，可以有效提升項(xiàng)目完成質(zhì)量和工作成效。

（二）應(yīng)用PDCA循環(huán)，不斷總結(jié)提高

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目一般需要持續(xù)一年以上，從立項(xiàng)到驗(yàn)收，按照時(shí)間劃分多個(gè)完成階段，安排多次階段性檢查。每個(gè)階段性檢查的結(jié)果和經(jīng)驗(yàn)，都可以作為下一個(gè)階段的基點(diǎn)；每個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)不同，此任務(wù)的完成經(jīng)驗(yàn)亦可遷移應(yīng)用于彼任務(wù)。每階段（任務(wù)）的完成，都經(jīng)歷了P（Plan，計(jì)劃）、D（Do，實(shí)施）、C（Check，檢查）、A（Action，處理）的過程，工作不斷迭代提升，保證了項(xiàng)目整體的質(zhì)量。

（三）應(yīng)用目標(biāo)管理，激發(fā)工作動(dòng)力

持續(xù)的專業(yè)建設(shè)已是高校建設(shè)的常態(tài)。專業(yè)建設(shè)中所設(shè)置的任務(wù)，也都和高校專業(yè)教師的日常工作密不可分，和教師個(gè)人發(fā)展密切相關(guān)。高校教師在完成專業(yè)建設(shè)的各項(xiàng)任務(wù)工作時(shí)，具有一定的原動(dòng)力。在專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中應(yīng)用目標(biāo)管理，讓高素質(zhì)、高智商的高校教師參與任務(wù)目標(biāo)的制定，提高項(xiàng)目的可行性，有助于項(xiàng)目的開展和執(zhí)行；實(shí)施教師的自我控制和管理，給教師自由發(fā)揮智慧和自主完成工作的空間；目標(biāo)明確，績(jī)效透明，最大限度地激發(fā)了教師的工作熱情和積極性。這些都是項(xiàng)目保質(zhì)保量完成的有力保障。

四、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工作重，內(nèi)容龐雜，參與人多，周期相對(duì)較長(zhǎng)，也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目全過程中，應(yīng)樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控。

（一）環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的依據(jù)是立項(xiàng)之初形成的項(xiàng)目建設(shè)方案。雖然項(xiàng)目工作人員投入大量精力，依據(jù)現(xiàn)有自身情況、企業(yè)調(diào)研情況、區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展預(yù)測(cè)、對(duì)標(biāo)分析等，經(jīng)過廣泛研討、綜合分析、專家論證等環(huán)節(jié)，所制定的方案仍難免在建設(shè)期結(jié)束時(shí)，與實(shí)際的發(fā)展存在偏差。這要求項(xiàng)目工作人員，調(diào)研工作要細(xì)致、務(wù)實(shí)，研討、分析要深入、有前瞻性。方案制定需要有一定的靈活性，對(duì)于重要、關(guān)鍵的問題，進(jìn)行二次調(diào)研分析，對(duì)方案進(jìn)行微調(diào)。

（二）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)

在專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中，信息化教學(xué)改革是建設(shè)的重要組成部分，涉及課程改革、教學(xué)資源、實(shí)訓(xùn)條件、教師能力等多個(gè)方面。信息化是和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化技術(shù)緊密鏈接的。諸多信息化相關(guān)技術(shù)日新月異，層出不窮。專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中在具體的實(shí)訓(xùn)室規(guī)劃、專業(yè)及教學(xué)軟（硬）件選擇等方面，因?yàn)橥度胭Y金大、建設(shè)周期長(zhǎng)、建成后調(diào)整門檻高等問題，面臨一定風(fēng)險(xiǎn)。這就要求項(xiàng)目工作人員，廣泛收集、了解和對(duì)比專業(yè)領(lǐng)域的信息化教學(xué)軟件、硬件，對(duì)信息化教學(xué)的前沿科技有一定地認(rèn)識(shí)和了解，應(yīng)用發(fā)展的眼光規(guī)劃專業(yè)教學(xué)改革與建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高教師信息化教學(xué)水平。

（三）執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)

建設(shè)方向不正確會(huì)使建設(shè)成果南轅北轍。能力不足、溝通不暢、主觀不積極等都有可能導(dǎo)致執(zhí)行效率不高或效果不好。防范執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)必須建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，堅(jiān)持專業(yè)與業(yè)務(wù)研修，擴(kuò)大對(duì)外交流，不能閉門造車。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，加強(qiáng)宣傳教育，建立有效激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)格督導(dǎo)檢查，即做好前述的執(zhí)行和控制管理工作。

（四）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)

專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為資金使用的必要性和利用率兩個(gè)方面。首先，項(xiàng)目的各項(xiàng)具體任務(wù)都可以分配資金，具體任務(wù)是否必須花錢，花多少錢，都需要列出詳細(xì)預(yù)算。其次，專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)之初制定建設(shè)方案時(shí)，就需要給出各建設(shè)任務(wù)內(nèi)容及相應(yīng)預(yù)算。而且資金都是專款專用，即一項(xiàng)任務(wù)在實(shí)施后的資金相比預(yù)算有所剩余時(shí)，也很難挪作他用，被其他任務(wù)利用。再次，因?qū)嵤┻^程中某些原因調(diào)整方案，增加或未完成某些任務(wù)，預(yù)算還會(huì)出現(xiàn)不夠或剩余過多的情況。

規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要從以下幾個(gè)方面著手：在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上確定建設(shè)任務(wù)，要有前瞻性；充分論證，資金的使用本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，仔細(xì)斟酌；多途徑了解，貨比三家，準(zhǔn)確詢價(jià)，力求不多花一分錢浪費(fèi)建設(shè)資金、不少花一分錢影響建設(shè)效果。

經(jīng)過多次參與專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目工作人員在進(jìn)行專業(yè)建設(shè)的同時(shí)，不斷嘗試、完善專業(yè)建設(shè)的組織管理工作，并驗(yàn)證了將項(xiàng)目管理應(yīng)用于專業(yè)建設(shè)過程是切實(shí)可行的，提高了專業(yè)建設(shè)工作的效率，保證了專業(yè)建設(shè)內(nèi)容的質(zhì)量，有效促進(jìn)了專業(yè)建設(shè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，實(shí)際效果很好。在專業(yè)建設(shè)的工作中，高校始終“在路上”。

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（責(zé)任編輯：林麗華）