高校檔案信息化建設存在的問題及對策思路

謝暉

摘 要：檔案信息化在高校的實現，能夠使檔案管理緊跟時代腳步，這是社會不斷發展的必然趨勢，有利于檔案服務整體水平的提升。但是在進行信息化建設過程中仍存在基礎設施不夠健全、缺少規范性體系、數據信息安全難以得到保證等問題，針對問題的出現需加強設施建設、實現檔案信息管理標準化、重視網絡維護、提升工作人員專業素質等，進而使信息化建設在標準和水平上獲得提高。

關鍵詞：檔案信息化建設；問題及對策；管理制度

中圖分類號：G647.24；G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2095-9052（2020）06-0295-02

檔案信息化具有系統性特點，在管理模式上由原本實體保管向數字化形成轉變，將分散資源運用信息化的方式存儲，進而使管理更標準。在此情況下，能夠使信息資源以網絡化的形式連接，實現資源整體利用率的提升，并且有效進行資源共享。但是就當前發展現狀來講，仍然存在較多問題需解決[1]。

一、檔案信息化的主要含義與內容

高校檔案是對學校科研、教學、黨政等各種活動的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發展和人才培養等多個方面，內涵比較豐富，經濟價值、歷史價值以及文化價值明顯，能夠將學校整個發展過程系統呈現出來，也能使高校持續發展獲得歷史依據[2]。檔案價值的發揮需通過信息開發、信息處理、信息利用、信息傳遞等多個方面實現。如果檔案僅僅是放置在檔案庫中，其中蘊含的價值難以得到充分體現。檔案部門實際上屬于服務機構，信息化建設的實現能夠促進其服務質量和水平的提升，因此信息化建設在高校當中發揮著十分重要的作用。信息化建設在實施時主要是將檔案資源作為中心，確保各種檔案數字化的實現，在此過程中，能夠實現對電子文件的自動化管理，保證高校對電子文件、數據資源的有效利用，并且實現管理的動態化。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

（一）基礎設施不夠健全

檔案信息化的實現需有與之對應的設施作為輔助，但是當前高校中，硬件配置方面有所欠缺，只有臺數不多的計算機，也沒有積極引進先進管理系統。在這種情況下，信息化建設難以達到實際要求，檔案管理存在嚴重滯后、效率不高的問題。同時在實際操作時，存在操作缺乏系統性、工作隊伍不能滿足實際需要的問題。

（二）缺少規范性體系

規范性體系的建設，能夠實現對文件歸檔、形成、存儲、查詢、管理、傳輸等方面的有效管理，促進檔案信息化在快速、有序的狀態下開展。但是多數高校在進行信息化建設過程中沒有進行統籌規劃，建設時分散性、隨意性特點比較明顯。文件歸檔、檔案管理、信息公開、網站管理、網站建設等方面在標準上還需進行統一和規范[3]。教務系統、招生系統、人事系統、科研系統以及檔案系統之間存在各自為政的問題，彼此之間的數據難以實現共享。

（三）數據信息安全難以得到保證

在互聯網快速發展背景下，信息獲取渠道逐漸拓寬，促進了信息資源彼此之間的共享。但是高校在進行檔案信息化過程中，信息數據在安全方面存在較大隱患，信息被竊取、服務器被攻擊的可能性較大。這主要是由于高校當中人員技術有限，并且多數檔案部門在安全意識方面比較差，在安全防護水平上比較低。在進行信息管理時往往是利用安裝殺毒軟件、定期備份等方式，如果遇到系統癱瘓或者是數據丟失問題，造成的損失將難以估量。

（四）檔案管理人員專業水平有待提升

隨著高校的擴展，生源規模逐漸擴大，學校在科研、教學管理以及基礎建設等方面的工作量逐漸加大，在此情況下，檔案資料在數量上也呈急劇增長狀[4]。隨著對檔案信息資源開發力度的加大，檔案部門在實際工作中對檔案服務工作、編研工作越來越重視，并積極轉變在實際工作中的形式。但是高校中很多負責檔案管理的工作人員并不是專業出身，也沒有經過系統培訓，在實際工作中對數據存儲、安全技術、壓縮技術等方面的使用還不夠熟悉。信息化建設的長遠需要難以得到充分滿足，工作人員專業水平的欠缺，在一定程度上影響了信息化建設的整體進程。

（五）管理理念缺乏創新性

在多數人的思想認識中認為高校當中的檔案管理是一項比較輕松的工作，技術含量低、工作輕松、操作簡單。多數高校對檔案管理缺乏足夠重視，在篩選工作人員過程中沒有體現出精細性，這在一定程度上使管理工作在實施時存在明顯滯后性。同時管理人員對工作也不夠重視，以致于高校在進行信息化建設過程中存在觀念守舊、認識不夠到位的問題。

三、高校信息化建設問題的解決策略

（一）加強設施建設

高校在進行信息化建設過程中需基礎設施作為支持和保障。在設施完善的基礎上，才能促進信息化管理的有效實現，體現出管理的高效性。

就硬件建設來講，高校需結合自身實際情況，選擇先進系統進行管理，同時需對系統的實用程度、耐用性以及操作便捷性等有充分認識和了解，然后針對這些方面進行系統比較，最后選擇優質系統，這樣才能使設備在使用時充分發揮其作用，達到有效管理的目的。高校除了從外部購置系統之外，在條件允許的情況下，可以對系統進行自我開發，量身定制和自身情況相符的系統，在使用過程中如果感覺有缺陷可以對其進行改進和創新，在此情況下能夠使檔案信息化建設更便捷、高效[5]。

就軟件方面來講，需注重對專業人才的引進，并且聘請專業人員對管理人員進行指導，發現在信息化建設中的具體問題，然后在商討中找到解決問題的具體策略，進而使信息化建設的整體質量與效率得到保證。除了注重設施建設之外，也需對人力、財力、物力等進行科學、合理安排，加強對管理中各個方面的監管，保證信息化建設在開展時的高水準和高效率。

（二）實現檔案信息管理標準化

高校檔案管理部門需在充分利用當前信息管理標準的基礎上，對信息化建設中的體系進行規范和完善，進而使信息化建設在實施過程中做到有所依據。高校在此過程中需加強電子校務建設，對校內當中的數字資源進行統一指導與協調[6]。并且在建設時將國家規定的標準規范作為依據，制定數據傳遞標準、數據轉換標準等。同時將校園網作為依托，加強教學系統、科研系統等的銜接，負責檔案管理的工作人員可以將獲得的信息內容制作成電子數據。其它部門也能通過網絡實現信息共享，使信息化服務實現良性循環。

（三）重視網絡維護

互聯網的發展給社會各個領域帶來了便利，信息化在高校檔案管理中的運用，能夠使整個管理工作更具活力性。由此可見，信息化建設的有效實現需有成熟、先進的管理系統作為保證。為了降低安全隱患發生概率，高校應對檔案管理系統進行不定時檢查與更新，及時更換不適用系統。聘請專家是使數據安全得到保證的有效途徑。因為專家對網絡安全有獨到的方法和見解，在維護時專業性也更強，一旦發現網絡漏洞能及時處理，進而使信息安全得到有效保證。除此之外，管理人員需認識到信息數據保密的重要性，不隨意向他人泄露信息，實現職業操守和職業素養的不斷提高。

（四）提升工作人員專業素質

首先，注重檔案管理領導干部建設。領導干部建設的有效實施能夠保證各項政策的貫徹和落實，關系著信息化建設整體質量的好壞。因此高校應為檔案部門配備責任心強且具有前瞻性的領導，將信息化建設實施情況與個人業績之間掛鉤，促進檔案管理和信息技術之間的有效結合。

其次，注重對計算機人才的培養與配備。信息化建設中需運用計算機知識，在文件歸檔、館藏資源數字化轉換、檔案利用等方面都會涉及計算機知識[7]。高校在進行檔案信息化建設過程中，應為檔案部門積極配備靈活掌握計算機的人員，并且對其進行業務培訓，這樣才能使其充分了解檔案工作在開展時的具體業務、流程，在推進信息化建設過程中貢獻出自己的一份力量。

再次，加強對現有管理人員的培訓工作。在進行信息化建設過程中，不能單純依賴計算機人員。因此檔案部門需對現有管理人員進行培訓，并且運用針對性措施使培訓效果得到保證。在具體實施時，可以通過定期開設培訓班、傳達文件精神等多種方式，促進工作人員綜合能力的不斷提升。

最后，檔案管理人員需注重自身管理理念的轉變，樹立危機意識，利用空余時間學習檔案管理相關知識，積極借鑒其它高校的先進管理經驗，注重對網絡的運用，通過網絡獲得最新的管理信息。通過學習的方式使自身管理方式得以改變，并且對管理理念進行不斷更新，不斷提升自身職業道德與管理水平，在管理中不斷對自身工作進行反思與總結，形成良好責任意識，進而使自身發展適應現代化建設需要。

（五）創新管理理念

檔案管理屬于校園建設中的重要內容，因此高校在進行信息化建設過程中應注重高度的上升，加強對管理工作的重視程度。根據高校實際情況針對信息化建設問題提出合理建議與意見，然后制定科學規劃，進而為檔案管理的順利實施創造良好條件。同時需制定對應的規章制度，形成獎懲機制，強化對工作人員的監管，使其在行為上得到規范。獎懲機制的建立，能夠發揮對工作人員的約束作用，也能使管理工作在開展時有所依據。政府應增加相關投入，這樣才能使高校在進行信息化建設過程中獲得可靠、充足的資金投入。除了通過政府渠道籌措資金以外，也可以運用多方籌措的方式，利用專項資金開展信息化建設，進而使投入經費得以不斷增加，信息化建設過程中得到足夠的輔助設備，使信息化建設中的物質基礎得以夯實。

四、結語

綜上所述，高校檔案進行信息化建設是時代發展的必然趨勢，是高校在現代化推進過程中的重要工作內容，也是高校在檔案管理中實現及時、高效的重要手段。通過信息化建設的實現，能夠使檔案管理工作變的更快捷、輕松，使理中遇到的難以處理的信息問題得到有效解決，推進校園建設現代化的實現。而對于在建設中存在的問題，需運用科學方式進行有效處理，促進信息化建設整體進程的優化。

參考文獻：

[1]元紹菊.高校檔案信息化建設對高校檔案文化建設的價值研究[J].現代職業教育，2019（34）：232-233.

[2]許淼，等.高校檔案信息化建設的新思考[J].辦公室業務，2019（22）：99-100.

[3]李佳.民辦高校文書檔案信息化建設探討[J].輕紡工業與技術，2019，48（11）：113-114.

[4]游建雄.高校黨建工作檔案信息化建設研究[J].湖北成人教育學院學報，2019，25（6）：82-85.

[5]趙純.高校檔案信息化建設現狀與對策思考[J].南方農機，2019，50（24）：114-115.

[6]劉曉麗.高校人事檔案信息化建設的實現及其優化[J].環渤海經濟瞭望，2019（12）：136.

[7]楊杰.高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發展[J].蘭臺世界，2019（10）：59-60.

（責任編輯：林麗華）