淺談新時代事業單位檔案管理信息化建設

于俊龍

摘要：新時代下，隨著社會的進步和人事制度改革的不斷深入，檔案管理交流工作日趨頻繁，而傳統的管理方式因為方法陳舊，已適應不了新時代下社會發展的需要。近年來，在新型信技術息的帶動下，檔案管理信息化建設革新更快，尤其是檔案數字化管理開展的如火如荼。此外，在經濟社會發展過程中，新型檔案管理是必不可少的重要戰略資源。增強檔案管理信息化建設完全符合新時期社會發展的客觀需求。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;對策

一、檔案管理信息化的意義

（一）內需動力——提高檔案管理工作的內在效率

在過往的事業單位檔案管理中，很多事業單位的管理方法和方式比較陳舊，并且某些單位沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的新時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，提高檔案管理工作的內在效率。真實性強的檔案在工作中起到決定性具有重要作用，是工作資料的重要參考，在檔案管理中加強對信息化的應用，能夠提高工作內在效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和可靠性的查詢工作提供正確時間，促進檔案的發展，幫助檔案的準確真實。而且，利用信息化技術，能夠準確掌握檔案大數據化，為檔案管理工作提供了方便條件，促進增強檔案管理工作的關聯性。

（二）外需放置——促進檔案管理工作的保存和使用

在過往的檔案管理工作中，檔案硬件條件水平不足，紙質檔案盒是主要是保存形式，這種紙質檔案盒的保存是有時間限制的，如果保存時間太長，就可能需要重新調整檔案和放置檔案，甚至有可能會影響檔案的完整性。利用檔案信息化技術，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的使用時限，更有利于檔案管理人員掌握檔案的信息，在檔案閱讀過程中會很少受損，對檔案管理的工作進行了有利的補充。除此之外，利用信息化技術中的科技技術，還能夠提高檔案管理工作的融合性和擴展，為檔案的質量和要求提供技術支撐。

（三）與時俱進——增強檔案管理工作的時代發展變化

提高檔案管理的技術水平信息化、數字化、網絡化是未來事業單位發展的大方向，各個事業單位都應該在檔案管理工作投人更多的人力。只有順應時代發展變化，實現檔案管理工作的信息化，才能和事業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。

二、檔案管理信息化面臨的主要問題

（一）檔案管理人員專業素養不足

隨著時代的不斷發展，人們對傳統檔案管理人員提出了更高的要求，特別是在信息化大數據時代，檔案管理者需要不斷完善自己，不斷提升專業素養和掌握信息化的能力，并且需要綜合性稿。利用現代信息化工具和互聯網可以實現新時代檔案的管理和使用。目前，事業單位檔案管理人員缺乏專業的檔案綜合知識，在現代信息技術方面還差強人意。盡管部分管理人員對人事檔案的傳統管理技能有一定的了解，但對網絡技術缺乏深入了解，對檔案信息化技術的掌握不夠，導致檔案管理的信息化技術存在問題。

（二）檔案管理硬件設施不足

為了完成人事檔案信息管理工作，勢必離不開一些硬件設備作為方法導向，比如，電腦、打印機、光盤、打印儀器等硬件設備，只有基礎設備健全，才能安全、快速地傳輸檔案相關信息，但目前，許多事業單位基礎設施不夠完備，大大限制了檔案管理信息化建設工作。

（三）網絡化管理發展太慢

相對于其他先進地區，我所在的地區的信息技術起步較晚，發展較慢。近些年，很多事業單位已經將紙質檔案轉換為電子信息化檔案，實現了電子信息共享和存儲管理。雖然網絡有了一定的發展，但是事業單位的檔案卻沒有跟上新時代的步伐，檔案和信息記錄的存儲仍然都是紙質記錄的形式。據相關部門統計，一是電子信息檔案缺乏先進的管理經驗;二是在經濟成本方面，許多事業單位人力物力不足，信息化發展太慢。

三、事業檔案管理信息化建設工作的幾點建議

（一）改進理念，更新思想

目前，各行各業信息化發展可以說如火如荼，事業單位應把檔案信息化建設納入發展規劃，納入日常工作管理日程。經過思想理念轉變，將檔案工作的定位由紙質檔案整理向信息化管理的模式過渡，進而加大投入，積極建立先進、適用、高效的檔案軟件系統，把檔案資源的加以開發和利用，助力工作長久發展。

（二）人才建設，培訓先行

影響事業單位檔案是否良好的管理工作在于管理人員的綜合能力，當今大數據時代，檔案管理人員提高信息化能力是必然趨勢。應將檔案信息化專業培訓納入重要日程，有針對性地開展專業培訓，尤其是檔案管理人員對檔案信息技術應用，試行激勵機制，促進檔案管理人才快速成長。

（三）保證硬件，創新技術

要建立科技先行的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設施的投入。先進齊全的硬件設施，為工作的開展提供最大的服務。要大力引進先進軟件技術，以科技理念為指導，不斷創新實踐。選用一套健全完善的網絡信息管理系統，從而助推檔案信息化管理效率的不斷發展。

四、結語

綜上所述，新時代背景下檔案管理工作有了新的發展方向，在傳統的紙質檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術進行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為事業單位的工作提供完整的檔案資源，同時也能夠增強檔案的安全性，因此在進行檔案管理工作中，應該加強對信息化技術的應用，為建設與發展中檔案管理工作打下堅實的基礎。

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