DMAIC模式在企業檔案管理中的應用

摘要：在企業的各項生產和經營活動中，檔案不僅是具有保存價值的文件材料，也是記錄企業生產過程以及活動資料的主要媒介，更是企業的財富。而檔案管理工作主要是對企業檔案資源或者檔案中包含的信息進行管理的活動，其工作水平的高低直接關系到企業管理水平的質量。

關鍵詞：DMAIC模式;企業檔案管理;應用

引言

經濟社會發展中，檔案管理工作起著舉足輕重的作用，隨著信息化日新月異和電子檔案的誕生，檔案管理工作遇到了諸多新情況新問題，也給檔案管理工作提出了新的更高要求。

一、檔案管理涵義

檔案形成于企業的各項工作環節中，并具有一定的保存價值，通過各種形式進行記載，能夠幫助領導層進行科學、有效的決策，對企業后續工作的查考也有一定的意義。做好檔案管理，應當建立健全相關的管理制度，同時將檔案管理的相關配套設施落實到位，不斷吸收先進檔案管理的經驗，適應新時代的要求，從而逐步培養檔案管理人員，使企業的檔案管理更好地為企業服務。

二、DMAIC模式在企業檔案管理中的應用

（一）D-定義狀態，確定目標

由于各企業文件材料產生的復雜性、多樣性、離散性等特點，企業需依據10號令的要求，結合本企業的管理特點，對企業文件材料進行全面梳理、分析、研究，系統做好企業文件材料歸檔范圍與保管期限表的編制及管控工作。企業檔案管理以“零缺陷”為目標，以六西格瑪質量管理水平為標尺，通過改進和優化過程，不斷提高顧客滿意度和提升企業效益。

（二）M-收集信息，對比差距

企業通常具有完善的質量管理體系，對項目研制程序都有嚴格的要求，科技檔案收集范圍按文件簽署表進行，并納入計劃考核。檔案員依據簽署表分階段對歸檔文件進行監視和測量。項目定型（鑒定）、驗收時提供全套文件材料接受專家組審查并按要求整改，以確保科技檔案的完整、準確、系統。會計檔案由財務部門負責管理，干部和職工人事檔案由人力資源部門負責管理。管理類檔案主要包括黨群工作、行政管理、企業經營管理、生產技術類檔案。與其它門類檔案相比，存在管理松散、監管薄弱等諸多問題。長期以來，很多企業保管的管理類文件主要是往來紅頭公文，大量的非紅頭文件未能進入檔案管控范圍，這些“散落”在各處的重要文件存在著泄密、失控、丟失等風險，將會給企業和國家造成難以估量的損失。

（三）A-分析問題，尋找突破

1.文件材料不完整

各部門之間缺乏協調和系統性，造成文與文之間脫節，如合同資料齊套表中（包括前置程序、招投標、簽訂合同、合同履行等階段）部分文件缺失;許多應納入歸檔范圍的重要文件沒有列入附表中，如新業務產生的文件材料（重大社會事件等）及非紙質載體、介質（三維、多媒體、軟件等）。

2.管理手段落后

各部門采取各自為戰、松散管理模式。現有流程對實際運作適應性不強，不能確保上下游流程和接口流程間的協調和流暢，使得文件材料在部門內外無法順暢流通，限制了文件價值的發揮。信息的不對稱，導致無法整合資源，文件材料散落在個人手中，這些優質的資源很難被挖掘和獲取。

（四）I-改進方法，逐步推進

文件材料歸檔范圍是企業檔案管理整體策劃和根本抓手。歸檔范圍必須全、準、精。應成立企業檔案管理核心團隊，運用過程方法，識別、梳理業務流程，編制附表，與各業務部門多輪對接、討論各部門應歸檔文件材料的歸檔范圍、保管期限等，并將修改后附表下發各部門征求意見，實行歸檔范圍確認制（各部門確認歸檔范圍、歸檔形式、歸檔頻次等），避免后續運行時的扯皮現象。最后，形成修訂稿發布實施并貫徹執行。使歸檔工作能夠按計劃有序實施，保證了檔案收集齊全;明確了各部門必須歸檔和有則必歸的文件材料，凡是各部門在職責履行過程中形成的文件材料，都要在歸檔清單中反映出來，只有這樣，才能做到應收盡收、應歸盡歸，確保文件材料“顆粒歸倉”。

（五）C-控制過程，持續優化

積極拓展新的管理思路和方法，應用在企業檔案管理的日常活動中，調動員工的主觀能動性，激發員工的才智和潛能，營造和諧、進取的文化共享氛圍。以用戶需求為目標，以數字檔案管理平臺為抓手，數字檔案管理平臺通過功能建設形成了檔案庫和知識庫。通過網頁形式來發布和共享檔案信息資源，實現數字檔案信息資源的快速傳播和及時利用，提高檔案的復用率;建立經驗反饋、技術訣竅、技術成果、研究報告等知識庫，實現共同知識的實時共享，發揮知識價值，提升員工業務水平和效率。

結語

綜上所述，檔案管理工作對企業發展的重要性不言而喻。六西格瑪管理理念融入到檔案管理活動中推動檔案管理工作的改進，促進檔案管理的創新，提升企業檔案管理質量，實現管理由粗放分散向精益化協同型的轉型，使管理更加科學、規范、精細，從而形成一種創新的文化，助推企業轉型升級。

參考文獻：

[1]王淼.規范化管理在企業檔案工作中的應用[J].城建檔案，2020.

[2]陳霞.新形勢下企業檔案管理問題探究[J].智庫時代，2020.

作者簡介：

張穎（1985-），女，山東人，中國核工業建設股份有限公司，中級經濟師。