行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理與服務(wù)的必要性

摘要：行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理，有助于提高檔案管理質(zhì)量，提升行政服務(wù)中心管理效率，運(yùn)用數(shù)字化管理模式，保證服務(wù)人員管理指標(biāo)，縮小文件檢索時(shí)間，提高檔案管理程序效率，本文主要針對(duì)行政中心檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生的作用對(duì)管理服務(wù)必然性的探討，有效集合檔案管理現(xiàn)狀提出改革策略，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;管理策略;分析

數(shù)字化檔案管理有效整合行政服務(wù)中心檔案資源，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理成效，管理人員結(jié)合檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一體化數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)，有效提高對(duì)人們檢索檔案效率，體驗(yàn)優(yōu)質(zhì)的檔案綜合服務(wù)水平，行政服務(wù)中心應(yīng)加強(qiáng)管理人員檔案數(shù)字化操作能力，不斷提升高質(zhì)量的檔案服務(wù)水平，側(cè)面提升檔案的使用效率和辦公職能。

一、行政服務(wù)中心檔案管理數(shù)字化的作用

（一）提升了檔案的利用率

針對(duì)檔案管理的相關(guān)工作，目前我國的行政服務(wù)中心仍然采用傳統(tǒng)的方式為主。然而，伴隨我國行政服務(wù)中心的有效拓展，檔案的數(shù)量也隨之有所提升，因此傳統(tǒng)方法下的檔案儲(chǔ)存勢(shì)必會(huì)遇到諸多的問題與困難，原有的空間無法滿足契合檔案存放的需求，服務(wù)中心也不能壓縮其他的辦公正常空間，使得檔案的儲(chǔ)存率與利用率都較低。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)占地面積大，而且長期檔案若處在超時(shí)環(huán)境下很容易造成紙質(zhì)檔案文件的孫桓，所以數(shù)字化電子檔案管理有效避免此弊端，提高檔案的利用效率，降低檔案查找的時(shí)間，但數(shù)字化檔案要注意儲(chǔ)存存在的安全隱患，要加密數(shù)字檔案訪問權(quán)限，針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)共享檔案資源平臺(tái)實(shí)行安全監(jiān)控，在有效提高檔案利用效率同時(shí)保證檔案安全。

（二）提高了辦公效率

通過將原有的紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，能夠切實(shí)快速完成檔案的歸檔處理，提升其利用率。這一點(diǎn)在相對(duì)較為大型的形成服務(wù)中心的價(jià)值更高，一旦涉及到退休、入職等各方面的問題，為了能夠做到第一時(shí)間的信息取用與數(shù)據(jù)查詢，數(shù)字化檔案能夠發(fā)揮更大的作用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的步驟較多。不僅能夠有效減少工作人員的任務(wù)，還能夠進(jìn)一步提升人事調(diào)動(dòng)信息的準(zhǔn)確率，避免人為誤差的現(xiàn)象發(fā)生，使得相應(yīng)的職能人員無需二次離開工作崗位，即可快速、效率地獲得信息，提升效率。數(shù)字化檔案不光具備簡(jiǎn)化查找程序特性，同時(shí)數(shù)字化檔案害有檔案資源隨時(shí)獲取整合更能，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查找上程序復(fù)雜，而且真多檔案查找內(nèi)容隨時(shí)做相關(guān)記錄，大大降低檔案服務(wù)的辦公速率，嚴(yán)重影響檔案管理人員的辦公熱情，加深與服務(wù)對(duì)象之間的矛盾升級(jí)，所提數(shù)字化檔案管理有效提升辦公效率和服務(wù)意識(shí)，數(shù)字化檔案管理便民利民，同時(shí)大大提升管理人員的辦公積極性。

（三）提高了經(jīng)濟(jì)效益。

對(duì)目前我國所實(shí)行的社會(huì)主義制度而言，信息成為越發(fā)重要的載體與數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)難以跟上社會(huì)的步調(diào)。尤其是形成服務(wù)中心的檔案處理工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案為了有效跟上當(dāng)前的社會(huì)需求，需要職能單位耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)成本，而新型的數(shù)字化檔案模式的出現(xiàn)，相較于傳統(tǒng)的傳統(tǒng)模式能夠有極大的作用與優(yōu)勢(shì)。首先，由于不需要紙質(zhì)化檔案，因此在原材料上得到了極大的節(jié)省，并與此同時(shí)減少了儲(chǔ)存空間所需要的成本。最為重要的一點(diǎn)在于，由于信息化檔案更為便捷、操作更為迅速，因此專職檔案管理的人員工作強(qiáng)度也能夠有效降低，最大程度上節(jié)省了經(jīng)濟(jì)成本，提升了經(jīng)濟(jì)效益。

二、行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理策略

（一）創(chuàng)建行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

正如前文中所提及的，對(duì)目前行政服務(wù)中心的數(shù)字化檔案工作而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案方法已經(jīng)無法滿足日常需求，數(shù)字化檔案是發(fā)展的必然走向與趨勢(shì)，而為了滿足數(shù)字化檔案管理首要任務(wù)，即為建立專門的管理系統(tǒng)。相關(guān)的職能工作人員，應(yīng)當(dāng)充分考量自身日常工作過程之中的實(shí)際情況，選擇契合性更高的設(shè)備與系統(tǒng)用以設(shè)計(jì)專門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，用以對(duì)相關(guān)軟件的整理、掃描，并且針對(duì)已有的檔案做好數(shù)字化的轉(zhuǎn)變工作，針對(duì)重要的檔案內(nèi)容做備份處理，保證檔案及時(shí)查找和管理全面升級(jí)，對(duì)更換變動(dòng)文檔文件，做實(shí)時(shí)監(jiān)管及時(shí)更新檔案系統(tǒng)。

（二）做好文書處理工作

就日常行政服務(wù)中心檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)來看，文書處理是最為重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，文書的質(zhì)量會(huì)直接影響到整個(gè)行政服務(wù)中心的日常工作。因此，針對(duì)現(xiàn)有的檔案處理工作、文書處理工作，必須做到積極主動(dòng)的調(diào)整和完善，用以更好契合全面地?cái)?shù)字化檔案更新工作，推動(dòng)行政服務(wù)中心更好發(fā)揮作用。數(shù)字化檔案文書處理不光是紙質(zhì)內(nèi)容的轉(zhuǎn)化，同時(shí)也是信息數(shù)據(jù)模式的轉(zhuǎn)變，信息化內(nèi)容以互聯(lián)網(wǎng)作為轉(zhuǎn)變載體，在文檔內(nèi)容處理上要加大重視程度，對(duì)檔案轉(zhuǎn)化留存的歷史記錄及時(shí)做有效清理，保障檔案關(guān)機(jī)的實(shí)用性和可靠性，將處理過的紙質(zhì)文檔信息進(jìn)行密封保存，為數(shù)字檔案文書文件提供有效的事實(shí)依據(jù)，保障文檔的真實(shí)性，只有完善文書處理體系才能建設(shè)健全的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

（三）不斷優(yōu)化性能

我國現(xiàn)如今的市政服務(wù)檔案管理體系，因?yàn)榈赜虬l(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)等特性，對(duì)于數(shù)字檔案管理的技術(shù)水平和工作效率還有待加強(qiáng)，首先，要充分全面落實(shí)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案多元化多角度管理發(fā)展布局，檔案管理系統(tǒng)按照數(shù)據(jù)邏輯進(jìn)行分類存儲(chǔ)，有利于行政單位的辦公效率更加快捷規(guī)范，其次，根據(jù)數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性和安全性，提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)管職能，文檔內(nèi)容畢竟是文字存儲(chǔ)模式，針對(duì)檔案文獻(xiàn)內(nèi)容通過音頻技術(shù)轉(zhuǎn)變文音頻視頻相結(jié)合的檔案模式進(jìn)行存儲(chǔ)，有效加強(qiáng)文檔管理的安全性可可靠性，最后，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，對(duì)文件檢索設(shè)置加密防火墻刺痛，保證檔案文件在共享是不出現(xiàn)存留歷史記錄竊取網(wǎng)絡(luò)安全弊端。

（四）做好完善銜接工作

需要注意的是，盡管數(shù)字化檔案管理工作是目前行政服務(wù)中心發(fā)展的必然趨勢(shì)，但在紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變過程之中，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的銜接工作，不僅是檔案的銜接，相應(yīng)的工作人員也要做好完善的銜接。首先，需要做好相關(guān)規(guī)章制度的更新與完善，給予相應(yīng)職能人員更好的指導(dǎo)，做到有依可循。其次，服務(wù)中心還要做好專門的培訓(xùn)工作，幫助廣大工作人員及時(shí)掌握全新的數(shù)字化檔案處理方法，以最高的效率和質(zhì)量，落實(shí)相應(yīng)的數(shù)字化檔案處理工作，最后銜接檔案管理平臺(tái)共享資源，在檔案的管理上弱化辦理程序，增強(qiáng)辦理速率，保證檔案管理高質(zhì)量高效率為使用者提供規(guī)范優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著時(shí)代建設(shè)快速發(fā)展，行政服務(wù)中心利用數(shù)字化信息技術(shù)有效對(duì)檔案進(jìn)行安全科學(xué)化管理，保障檔案資源信息長久有效儲(chǔ)存，同時(shí)促進(jìn)檔案資源最大化整合，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)水平，數(shù)字化檔案管理對(duì)使用者來說是具有時(shí)效性的服務(wù)措施，保證行政服務(wù)中心檔案流程簡(jiǎn)化和辦事效率的升級(jí)。

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作者簡(jiǎn)介：

于弘，黑河市政務(wù)服務(wù)中心。