探索優化醫院檔案管理質量的有效策略

摘要：檔案是醫院經營發展過程中的重要信息資源，代表著醫院的精神與文化內涵，也是醫院進行醫學研究工作的參考依據。當前階段，由于管理人員的意識與能力不足，同時缺乏完善的檔案管理制度與體系，導致醫院的檔案管理工作的效率和質量較低，在很大程度上影響了醫院內部管理工作的效果。因此，醫院需要提高對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作的水平，促進醫院的可持續發展。

關鍵詞：醫院;檔案管理;質量;策略

一、優化醫院檔案管理的背景

醫院檔案是醫院發展過程中各個方面的資料和資源的記錄，具有真實性和準確性，是醫院未來發展的根基和理論依據，屬于高價值的參考數據，是可以當作歷史憑證進行存在的，具有很高的參考價值。因此，保證檔案管理質量可以有效地提升領導層面的決策力，達到資源共享，提升醫院的生產效率。

優化醫院檔案的管理質量，可以將信息資源共享，將優質的素材進行文本創建，將宣傳片進行播放，可以為患者提供優質的醫療參考數據。隨著人們生活水平的不斷提高，對健康的意識不斷加深，因此，人們在選擇醫院的過程中更注重優質、服務好的醫院，因此醫院要不斷優化檔案管理質量，為提供更好的服務做努力。

二、醫院檔案管理工作存在的問題

（一）管理機制不完善

大部分醫院在檔案管理方面不具備科學化檔案管理機制，而檔案管理工作所涉及的科室較多，在實踐過程中，因檔案材料管理分散且放置隨意，所以無法確保檔案材料的安全性。另外，不同科室的責任分工也不同，工作協調性較差，嚴重影響了檔案的收集率，很難保證信息資料完整且連續，增加了資料查找與使用的難度。

（二）檔案管理現代化水平不高

伴隨科技水平的提高，計算機技術與網絡技術在醫院建設管理工作中的應用逐漸普及。然而，醫療建設的耗資量較大，檔案管理很難獲取直接經濟效益，所以普通醫院更偏向于投入醫療服務而降低檔案管理資金，所以嚴重制約了檔案管理工作現代化水平的提升。當前，大部分醫院仍采用人工管理方式，未對計算機技術加以利用，所以醫療設備檔案資料的收集并不完整，檢索難度增加且浪費了大量的人力資源。

（三）檔案利用效果不盡人意

病例檔案室全面記錄了醫院工作過程，客觀反映疾病治療與轉歸過程，所以在醫院經營發展中占據重要地位。但很多醫院并未給予檔案管理工作必要的重視，在檔案整理保管的基礎上利用率并不高。另外，檔案管理工作人員過于注重資料保密，也影響了檔案的利用效果，嚴重浪費了有價值的檔案資源。

（四）監督管理體系有待健全

醫院資料檔案管理發展的意識薄弱，很多醫院檔案管理工作是不同臨床科室的分散性管理，內容與范圍過于隨意，缺乏統一監管機制，嚴重影響了檔案資源作用的發揮。特別是社會發展速度的加快，醫院檔案管理范圍明顯擴大，但因為不具備詳細的規章制度，所以部分醫院在安排檔案管理工作人員時會選擇非專業人才，沒有嚴格考核并評價管理狀況，難以將檔案價值充分發揮出來。

三、優化醫院檔案管理質量的有效策略

（一）提升檔案管理人員的服務意識

要提高醫院檔案管理工作的質量，首先需要管理人員樹立正確的服務意識，明確醫院檔案管理工作的主要目的是提高檔案的綜合利用率。因此，在檔案管理工作中，工作人員需要時刻秉承積極向上的服務理念，提升檔案管理工作的水平。醫院通過開展相關的服務意識培訓工作，有效提高管理人員的服務精神，并掌握專業的服務技巧。為幫助管理人員提升自身的服務水平，需要開展管理人員深入基層群眾走訪的活動，充分了解大眾對檔案管理工作的要求，吸取更多的檔案管理的合理建議，進而能夠為醫院提供更好的服務。此外，管理人員在實際工作中需要針對醫院中的所有檔案進行全面整理與保存，為醫院重大事項的決策提供準確有效的依據。同時，對檔案的基本類別進行分析，依據檔案管理的基本規律，合理設置關鍵詞，保證檔案查閱的效率，提升檔案管理工作的邏輯性，提高檔案管理系統運行的效率。

（二）建立健全的管理制度，優化檔案管理工作流程

由于檔案管理制度缺失的問題，導致醫院檔案管理工作的流程缺乏規范性和標準性，工作人員沒有做到嚴格按照工作步驟進行操作，極大降低了醫院檔案管理工作的水平。因此，醫院需要依據自身的發展特點，建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理工作的標準和要求，并加強在醫院內部宣傳的力度，要求檔案管理人員明確自身的職責，保證他們嚴格按照工作的標準流程開展檔案管理工作。同時，管理人員要及時發現檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施及時進行整改，提高檔案管理工作的水平。此外，醫院需要建立專門的檔案管理部門，將醫院各項活動的開展情況進行有效整理與保存，為醫院的運營和發展提供可參考的依據。

（三）積極引進專業技能較強的復合型人才

為提升檔案管理的質量，醫院需要不斷完善獎勵機制，吸引大批專業技能較強的復合型人才，提高檔案管理團隊的綜合素質和能力。提高人才招聘的指標和要求，需要人員掌握最基本的檔案管理知識和技能，還要具備互聯網技術操作與運用的能力。同時，定期開展教育培訓工作和技術交流活動，借鑒其他醫院優秀的檔案管理經驗，不斷提升檔案管理人員的專業能力和素質。此外，醫院還應不斷加強檔案管理安全培訓工作的力度，提升管理人員對檔案信息保護的意識，并制定嚴格的檔案安全管理制度，將管理人員的績效考核與檔案管理保護工作相掛鉤，一旦出現檔案信息丟失和泄露的情況，需要對管理人員進行責任追究，有效提升檔案資料的安全性和完整性。

（四）提升檔案管理的數字化水平

醫院首先要對檔案管理數字化的標準進行統一規范，強化對檔案的收集、分類、整理、歸檔和保存工作的監督力度，提升檔案管理工作的科學性和有效性。同時，明確檔案業務處理的流程，確保各環節流程的統一性和標準化程度，并制定技術性的規范標準，嚴格要求管理人員按照技術的應用與操作流程開展檔案的管理工作，避免由于技術應用不當導致檔案數據信息丟失情況的發生。醫院要依據自身的實際發展情況，建立功能全面的檔案管理自動化系統，并提高系統對風險的防御能力，避免由于非法侵入系統導致檔案信息被竊取問題的發生。此外，通過建立統一的檔案信息化管理平臺，使檔案管理自動化系統、辦公自動化系統、圖書管理系統等形成有效鏈接，實現檔案信息的共享，醫院各部門能夠借助信息化管理平臺搜索到需要應用的檔案信息，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為醫院各部門工作效率的提升提供了可靠的技術支持。

四、結語

綜上所述，醫院檔案的作用不容小覷，特別在新時期背景下，醫院檔案管理工作更為重要。醫院應根據檔案管理的實際情況，科學合理地采用改革策略，與社會發展需求相適應，對檔案管理模式加以完善，綜合開發并保管檔案。但檔案管理具有長期性特征，醫院內部各級部門都需要給予高度重視，培養檔案管理工作人員專業素質水平，對醫院檔案信息加以充分利用，確保檔案管理的規范性發展。

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作者簡介：

李凌淩，德宏州人民醫院。