社會組織檔案管理的建議

摘要：社會組織檔案是社會組織登記管理機關在登記管理過程中形成的歷史記錄，是國家的重要資源。我國社會組織發展歷程較短，在社會組織檔案管理工作中存在很多問題。2010年，民政部、國家檔案局聯合出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，各級登記管理機關在社會組織檔案管理方面有了很大的改善，但在實踐過程中，仍有部分問題亟待解決。本文結合自身多年從事社會組織檔案管理及社會工作經驗，就此方面存在的問題、解決的措施提出對策建議。

關鍵詞：社會組織;登記管理機關;檔案管理;社會工作;建議

社會組織檔案是指社會團體及其分支（代表）機構，基金會及其分支（代表）機構，境外基金會代表機構以及社會服務機構（民辦非企業單位）在辦理申請籌備成立、成立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有考查依據、利用價值的法律文書。其中，在成立登記過程中形成的登記證書，是社會組織開展業務活動時，確定其合法地位的依據，是社工服務機構在實施社會工作服務項目時證明其專業資質，進而為服務對象提供專業服務的有力憑證。

隨著經濟社會的發展，我國社會組織登記數量劇增，由此產生的社會組織登記檔案越來越多，社會組織檔案管理工作任務加重，其在社會組織管理中的重要性日益突顯。為指導各級民政部門搞好社會組織登記檔案的管理工作，2010年，民政部和國家檔案局聯合出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，各級登記管理機關在社會組織檔案管理方面有了很大的改善，但由于我國社會組織發展歷程較短，在社會組織檔案管理工作中仍面臨各種問題亟待解決。

一、社會組織檔案管理存在的問題

社會組織檔案管理面臨的主要問題有：管理機制不健全、缺少專職管理人員、管理人員素質有待提升、檔案管理現代化程度不高。

（一）社會組織檔案管理機制不健全

目前，《社會組織登記檔案管理辦法》的相關規定只停留在政府部門對社會組織管理的層面上，對社會組織內部的檔案管理制度尚未作出明確要求，社會組織檔案管理工作缺少專門的部門監管指導。由于缺少專門的業務指導，使得檔案管理工作缺乏制度性、規范性約束，導致社會組織檔案在建檔、歸檔、保管、利用等方面面臨諸多問題，造成社會組織檔案管理工作質量不高、發揮作用不明顯。

（二）缺少專職檔案管理人員

據統計，區縣級社會組織登記管理機關大部分檔案管理人員都屬于兼職，一個業務科室2至3人的編制卻承擔著2至3類民政業務，難以專門抽出時間做檔案工作。在社會組織成立、變更、注銷活動中，產生大量登記材料，由于社會組織管理部門人員少、崗位調整、缺乏專業檔案管理知識等原因，加之檔案種類多、數量大，導致檔案不能及時歸檔。

（三）檔案管理人員素質有待提升

由于沒有接受專門的培訓，大多檔案管理人員對社會組織檔案的重要性重視程度不夠，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等具體要求不甚了解，歸檔質量有待提高。例如：歸檔文件目錄、檔案盒封面和檔案盒脊項目的設置不科學;一些項目填寫不規范，存在漏填、錯填的現象，在每份檔案盒內也沒有放入備考表;重復歸檔的現象較普遍，如籌備登記材料同時歸入文書檔案和業務檔案，造成很多檔案資料缺失、整理不規范、難以查找等現象。

（四）社會組織檔案管理現代化程度不高

目前，大多機構社會組織檔案管理硬件設施不完備，多數社會組織檔案采取紙質檔案存檔的方法，缺乏現代化的檔案管理手段，存在檔案不便保存、查找困難等問題。

二、社會組織檔案管理工作的對策建議

（一）建立健全社會組織檔案管理機制

建立業務上級與檔案管理部門聯合管理機制，進一步完善社會組織檔案管理各項規章制度，著力推進社會組織檔案工作法治化，加強檔案管理的制度約束與規范檢查，探索將社會組織檔案管理作為業務考核內容，加大賦分比例;制訂考核細則，明確標準要求，規范社會組織檔案管理工作。

近年來，威海市文登區出臺管理辦法、指定相關部門，每年對轄區內登記管理機關檔案材料進行法制化檢查，對在檢查過程中發現的問題，及時通報，責令改正，此舉在很大程度上促進了檔案管理工作向規范化方向發展。

（二）充實力量，提高檔案管理人員素質

建議相關部門在各級社會組織登記管理機關設置檔案專業崗位，配備專職管理人員，防止崗位不明、權責不清的情況發生;相關部門要加強對檔案管理人員的培訓、考核，定期檢查督導。

結合集中培訓、繼續教育等方法，提高檔案管理人員的專業意識，提升其業務水平，建設一支結構合理、開拓進取，既懂業務又懂現代化技術的社會組織檔案管理干部隊伍;增強檔案管理人員和社會組織登記管理人員的業務聯動，共同做好檔案的收集、整理、歸檔等環節的工作。

（三）改進管理手段，實現檔案管理向科學化轉變

加大對社會組織檔案管理工作的資金投入，配備相應的電腦、刻錄機、空調、去濕機、防火、防盜等現代化辦公設備，積極推進社會組織檔案信息化建設，完成社會組織檔案目錄數據庫建設，實現社會組織檔案電子化檢索，提高查閱利用效率，在保存紙質檔案的同時，將社會組織成立、變更、注銷等過程中形成的檔案資料進行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強檔案的安全性，提高檔案利用率，使社會組織檔案管理實現制度化、規范化、現代化。

社會組織的檔案管理工作只有堅持多方參與、與時俱進、改革創新，才能更好地保證檔案的真實性、完整性，充分發揮其服務社會、服務群眾的作用，保障社會組織規范、健康、有序發展。

參考文獻：

[1] 余偉.社會組織登記檔案管理工作的實踐探索與對策建議[J]. 中國民政. 2013（12） .

[2] 李紅霞.如何做好社會組織登記檔案的整理與管理[J]. 決策探索（下半月）. 2012（03） .

作者簡介：

林建強，威海市文登區社會救助中心。