文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用

范玉蘭

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和不斷進(jìn)步，自動(dòng)化辦公在各級(jí)單位和社會(huì)組織中逐漸普及應(yīng)用。信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，處理，傳遞和利用都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成。檔案是對(duì)各類信息和活動(dòng)的重要記錄，近年來(lái)，隨著檔案信息化的進(jìn)一步應(yīng)用，檔案的收集和管理都需要利用信息技術(shù)來(lái)高效的完成。該文通過對(duì)文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的意義進(jìn)行分析，研究了應(yīng)用中存在的主要問題，探討了一些解決對(duì)策，希望能夠提高文書檔案管理的工作效率，為檔案管理工作貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;信息電子化;應(yīng)用

文書檔案管理是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，隨著科技信息的發(fā)展，文書檔案管理也邁入了信息電子化進(jìn)程。信息電子化給文書檔案管理帶來(lái)了突破和創(chuàng)新，使文書檔案管理更便捷，更高效，更準(zhǔn)確，節(jié)省了人力物力和時(shí)間。文書檔案管理信息電子化進(jìn)程中也存在一些問題，例如檔案信息的真實(shí)性，安全性，以及對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。下文對(duì)電子化檔案的優(yōu)點(diǎn)和問題進(jìn)行了分析，總結(jié)了一些改進(jìn)的措施，希望能夠使文書檔案信息電子化管理得到更好的發(fā)展，也希望能夠更好的推動(dòng)文書檔案管理信息電子化進(jìn)程。

1.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的意義

文書檔案是客觀記錄單位歷程，決策，研究成果等的文件。文書檔案的管理工作非常重要。傳統(tǒng)文書檔案管理中存在諸多弊端，記錄和整理工作較為繁瑣，查詢也相對(duì)不方便，紙質(zhì)檔案也相對(duì)不安全。隨著信息化的深入發(fā)展，電子化在文書檔案管理中的應(yīng)用大大的提高了文書檔案管理的效率，滿足了檔案管理工作的發(fā)展需求。

1.1存儲(chǔ)便捷，易于保管

檔案電子化之后可以使用光盤，網(wǎng)盤，硬盤等保存，保存載體多樣化。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更環(huán)保，紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境影響，例如潮濕環(huán)境會(huì)是紙質(zhì)檔案受潮，字跡變模糊，影響檔案的使用。其次傳統(tǒng)檔案可能會(huì)由于認(rèn)為原因缺失或者出現(xiàn)其他問題。檔案信息電子化克服了這些問題，讓檔案的存儲(chǔ)變得更加便捷安全。

1.2檢索快速，節(jié)省時(shí)間

文書檔案電子化管理之后，給查閱檢索檔案帶來(lái)了便捷，通過計(jì)算機(jī)就可以處理各種檔案信息數(shù)據(jù)，節(jié)省了檢索時(shí)間，使我們?cè)谡{(diào)取檔案信息時(shí)能夠更快，更準(zhǔn)確。文書檔案電子化提升了行政工作的效率，優(yōu)化了檔案管理工作。

1.3傳輸和共享方便

文書檔案信息電子化應(yīng)用之后突破了時(shí)間和地域的限制，文書檔案信息在網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)中可以隨時(shí)隨地的傳輸和共享。要調(diào)取檔案時(shí)，可以任何時(shí)間任何地方都可以進(jìn)行操作。信息電子化提升了傳輸?shù)陌踩院捅憷浴?/p>

2.電子化文書檔案管理中存在的問題

文書檔案信息電子化給我們帶來(lái)了很多便利，但是由于電子設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)安全等問題也有很多需要注意的地方。

2.1真實(shí)性

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子化檔案信息具有可讀寫性，管理人員可以修改和讀寫，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案如果涂改或修改都會(huì)留下明顯的痕跡，而電子化檔案一版很難看出修改的痕跡，因此文書檔案電子化的真實(shí)性會(huì)遭到質(zhì)疑。其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中書寫字跡，簽名和蓋章等信息都可以進(jìn)行辨認(rèn)真?zhèn)?，而電子化檔案的字體都是電子化的，不具備字跡特點(diǎn)，無(wú)法辨認(rèn)信息真?zhèn)巍?/p>

2.2安全性

文書檔案信息電子化管理主要是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成，而木馬病毒和黑客在互聯(lián)網(wǎng)中非常多，也成為威脅檔案電子化的主要問題。電子化檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中會(huì)收到一定的威脅，導(dǎo)致檔案信息的泄露或者信息被篡改刪除，甚至是整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓，這些都嚴(yán)重威脅了信息電子化檔案的安全性。

2.3對(duì)檔案管理人員要求更高

電子化文書檔案要求檔案管理人員需要很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求檔案管理人員不僅要熟悉紙質(zhì)文書檔案的管理，還有掌握計(jì)算機(jī)的使用，信息系統(tǒng)的運(yùn)用。因此檔案管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)新理念，新技術(shù)，更好的適應(yīng)文書檔案管理的信息電子化應(yīng)用。

3.提升文書檔案信息電子化應(yīng)用的措施

3.1加強(qiáng)文書檔案的審核，構(gòu)建完善的管理機(jī)制

對(duì)于電子化文書檔案應(yīng)該加強(qiáng)審核，仔細(xì)辨別文書檔案信息的真實(shí)性，對(duì)錯(cuò)誤的或者不真實(shí)的信息要求及時(shí)的更正，并重新上傳。其次，構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)，明確分工和職責(zé)，在信息系統(tǒng)中明確劃分權(quán)限，限制信息修改的權(quán)限，保證檔案信息的真實(shí)性。

3.2提升網(wǎng)絡(luò)安全，建立安全系統(tǒng)

文書檔案系統(tǒng)中可以設(shè)立隔離帶，劃分傳播區(qū)域，防止文書檔案信息受到外網(wǎng)威脅。設(shè)置使用權(quán)限，保證檔案信息安全。其次，使用先進(jìn)的安全系統(tǒng)，設(shè)置防火墻和殺毒軟件等措施，防止病毒和黑客的破壞。設(shè)置攔截和過濾，對(duì)不安全的網(wǎng)絡(luò)信息及時(shí)攔截。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)

企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期培訓(xùn)計(jì)算機(jī)以及信息系統(tǒng)的使用與操作。提高檔案管理人員的在綜合素質(zhì)。同時(shí)還有提升檔案管理人員的保密意識(shí)和安全意識(shí)，提升檔案管理人員的管理意識(shí)。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，管理人員需要掌握先進(jìn)的技術(shù)水平，還要有較高的知識(shí)水平。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷更新，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息電子化管理是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，文書檔案管理的電子化應(yīng)用可以明顯提高檔案管理工作的效率，對(duì)檔案管理工作具有重大意義。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它具備很多新的特性，管理方法也需要不斷的完善和更新。因此，我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，加快推動(dòng)文書檔案管理的電子化進(jìn)程。

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