推動線上報銷的實踐與思考

王潤潔

隨著經濟市場的不斷發展，企業之間的競爭愈發激烈，已經拓展到全方位的競爭。對于企業而言，開源節流更是管理領域中重要的基本功，費用控制則是最為關注領域。報銷是費用控制中頻率最高的工作，對報銷制度的合理規劃也是實現費用控制的一個重要方面，尤其是涉及每位員工的報銷流程。傳統報銷工作周期較長，審批流程冗長，手工操作的局限性、是否預算外支出無法簡潔明了地展現，這些都難以滿足企業財務管理的發展需求，在這種手工報銷模式下，費用控制儼然無法有效實施，要想有所作為，必須在模式上尋求新的突破。

因此，為解決日益突出的財務報銷問題，網上報銷系統的應用可以有效彌補傳統線下報銷缺陷與不足，通過網上報銷系統不僅可以實現財務管理的科學性，同時能夠不斷強化財務管理中的風險防范。

1.S公司報銷模式的演變

S公司是一家主營施工監理服務的公司，主要特點為工地項目分散，員工大多分布在國內外各地且員工年齡普遍偏大，半數為經驗豐富的現場管理人員。以往S公司傳統報銷模式流程為報銷人員手工填寫報銷單據，通過郵寄方式將未簽字報銷單給到相關后勤人員，由后勤人員完成相關審批手續，最后由后勤人員將相關負責人審批簽字后的匯總報銷單或差旅單、相關發票、明細單等材料交給財務專管員審核，整個流程約需要5-7個工作日。但隨著公司近年來業務量的不斷增大，由于提供材料的不完整或簽字不合格等現象而導致的報銷失敗，報銷人員反復郵寄報銷材料，這也容易引起報銷人員對財務審核工作的不滿，財務審核供給與報銷需求發生嚴重的供需不平。

隨著互聯網技術的迅速發展，財務也逐漸實現信息化和智能化，S公司財務部門也開始推行網上報銷模式。在此模式下，報銷人員登錄財務網報系統，選擇相應的業務類型，根據標準化表單內容填寫項目編碼、金額、票據張數等信息，再把相應的原始票據掃描上傳至該系統，再提交這些單據至項目負責人，項目負責人可在網上或者手機端上審批，后期的財務專管員初審以及財務負責人和相關公司管理層簽字審批均在網上或者手機上完成;待審批程序完成，報銷人員打印出網上報銷單，將紙質票據和網上報銷單投遞至財務部門的投遞箱，財務專管員根據網上報銷系統中的審批結果復審報銷單，隨后完成人工完成制單、記賬及付款工作。對于有問題的業務，直接可以通過網上報銷系統與報銷人員進行溝通，通知對方進行相關更改或完善，從而實現了“程序多走路，人員少走路”的新模式。每一個合理的報銷單據都可以按相應審批類型在標準化的流程中自動流轉，員工不再為找不到領導簽字犯愁，還可實時查看單據審批狀態，越權審批的現象也徹底得到杜絕。

網上報銷可以大幅提高所有員工工作效率。網上報銷模式突破了手工報銷的時空局限，不管身處何地，只要能夠上網就可以提交、審批和審核單據，員工拿著報銷單到處找領導簽字的情景不再出現，只需要在系統提交單據，即使出差外地，領導也可以及時審批，從而大大縮短了報銷周期，員工的效率和滿意度自然也可以得到提高。

2.S公司推行網上報銷存在的問題

看上去有利于所有人的網上報銷，在實踐中遇到一定的阻力，給財務人員提出了新的問題。

2.1員工配合度低

在網上報銷模式下，報銷人員需要通過工號和密碼登錄網上報銷系統后，自行填制報銷單，這需要報銷人員有一定的財務知識，也就意味著報銷人員需要花費時間和精力去認真學習財務文件，并且能夠熟練使用網上報銷系統，嚴格按照費用報銷的具體內容與具體項目精準填報，這尤其對于年長員工來說增加了難度，因此積極性不高。

2.2網絡安全問題

使用網上報銷模式，網絡信息安全顯得格外重要，這意味著對企業的信息化建設提出了更高的要求。面對層出不窮的網上病毒和黑客攻擊等行為，公司需要配備具有極強系統安全能力的系統人員，以及對所涉及的電腦進行安全監控，建立網絡信息安全預警機制，防止數據丟失。對網絡安全的重視和資源支持仍需要一個過程。

3.推動網上報銷的實踐

3.1工地設立兼職報賬人員

以項目為單位設立一名兼職財務專管員，負責協助項目負責人進行財務政策宣傳、預算編制、財務分析和項目費用的報銷、業務指導等工作。這樣由人人參與改成關鍵節點參與，兼職財務專管員也起到了橋梁作用。

3.2網上報銷的通過率納入考核

將網上報銷填報表單的準確率、發票的合規性、報銷單的退回率作為績效考核目標，按季度或者半年度或年度進行統計，同時由財務專管員進行橫向對比，通過率最高的項目可考慮績效考核獎勵或指標達成獎勵等以資鼓勵，從制度上提升線上報銷的質量及推動多方的重視。

3.3功能需求建設更合理化，增設多元化表單

財務專管員協同網上報銷系統開發人員對報銷員工進行深入調研，從原本單一標準化、強控設置多的表單改進為多元化表單。例如差旅費表單，只需填寫出發時間、地點、回程時間等基礎信息，差旅補貼、住宿費、交通工具等標準會自動計算，不用員工查詢相關財務政策。再例如費用借支單，借支金額與授權權限直接掛鉤，總是有員工臨了到了財務審核環節，發現借支金額過大，授權權限不足以支撐完成報銷，延長了報銷周期。越是以員工為主的改變越是受到歡迎。

3.4優化網絡環境

為保證報銷系統安全性的同時不影響員工使用，在系統中建立權限控制、信息加密等安全措施。同時加強備份工作，確保數據的安全性。

4.S公司網上報銷系統對財務管理工作的影響

4.1轉變管理模式

網上報銷促使財務管理由粗放逐步轉向集約。提高了會計核算的效率和質量，使會計業務處理實現了“人機”結合。原有手工式的管理模式已不能滿足財務的需求，財務管理中必須充分利用信息技術手段，向智能型管理方式轉變，從傳統的記賬功能向支持型和智能型轉變。網上報銷是轉型的基礎工作，隨之進一步推動會計核算、資產管理等的自動化工作。隨著管理模式的轉變，相應的管理思維也發生潛移默化的變化，讓所有人員意識到信息化的趨勢和帶來的高效率，起到了統一思想的作用。

4.2在崗位職能與檔案基礎工作方面的改進

以往會計工作全部依賴于手工操作，造成會計業務處理效率低，差錯率高。網上報銷把財務專管員從繁重的手工算賬、結賬的工作中解放出來，能夠有更多的時間和精力對企業財務分析、預算管理等管理工作。

直接受影響的還有財務檔案管理工作，財務檔案的安全、完整事關重大，直接體現著財務部門的管理水平和服務理念。啟用A4版式票據粘貼單等財務表單，停止使用原非A4版式票據粘貼單等財務表單。減少了因版式不符造成的原始單據的折疊，節省了員工粘貼原始單據時間。

4.3為深度推進信息化奠定了基礎

建立在網上報銷成功推行基礎上，公司將加大對信息系統集成的研究和開發應用，加快推進與OA、NC、預算系統的整合，保證企業及時、準確地跨職能部門與組織邊界實現企業資源和信息的最優配置，達成數據信息一體化，避免出現信息孤島現象，更是讓數據信息發揮應有的價值。

4.4 財務人員專業能力的培養

財務已經成了受信息化影響變化最大的一個職業，也是推動信息化最合適的崗位，所以加強對會計信息化復合型人才隊伍的培養，對現有崗位財務人員進行培訓以提高其信息化技能。同時對財務軟件開發人員進行會計知識培訓，開展如稅法、財務會計知識、審計知識等方面的培訓，以滿足企業對會計信息化的要求。

5.網上報銷的進一步改進

相比實行網上報銷之前的傳統報銷方式，現階段的半自動化網報方式節省了報銷人員等待審批時間、反復郵寄時間、提升了財務報銷效率、突破了手動查看預算控制支出的局限、可以生成各類財務管理報告，為領導決策提供依據。在此基礎上將推動幾個重要環節。

首先是電子發票的識別與管理，尤其是解決存在的重復報銷風險;其次是紙質報銷資料的處理流程，容易受報銷人員所在時間、空間的影響而無法做到實時化和高效化;再次是標準化表單的設計通常只能滿足大多數情況，需要考慮對特殊情況的容納;最后是需要實現系統的全方位對接預算系統、OA系統、資金管理等系統，達到信息互聯互通。例如與集團商旅管理系統進行有效對接，為了提升出差效率，降低差旅成本，由專業商旅管理服務公司訂票、訂酒店等，在不影響業務辦理情況下優化差旅路線。