大數據時代下醫院人事檔案電子信息化管理分析

王志強

摘要：在大數據時代背景下，電子檔案逐漸取代紙質檔案，醫院的檔案管理信息化建設也成為大勢所趨。對此，醫院管理層應積極轉變思想，充分認識到人事檔案信息化建設對人事管理工作開展的極大助力，并通過健全信息化管理機制、加大建設資金投入力度、重視專業人才培養等方式，使人事檔案管理效率得到顯著提升，推動醫院的良性發展。

關鍵詞：大數據時代;醫院人事檔案;電子信息化管理

一、醫院人事檔案信息化管理現狀

（一）建設投入不足

由于醫院管理層因思想認識不足，在檔案信息化建設方面的投入自然不足，進一步阻礙了電子檔案的發展發布。調查研究表明，阻礙人事檔案信息化的主要因素之一便是建設資金短缺。在日常工作中，部分管理者未樹立長遠眼光，將工作重心放在日常醫護工作中，認為檔案管理工作輕松、可有可無，忽視人事檔案信息化建設，使其難以跟上時代發展步伐，缺乏信息技術的支撐，管理工作也很難取得實質進展，進而影響整體檔案管理水平。

（二）專業人才缺失

在大數據時代下，人事檔案信息化建設單純依靠軟硬件設施遠遠不足，還需要具備專業人才的支持。但是，從當前現狀可知，一些醫院因重視程度不足，沒有安排充足的人員從事該項工作，檔案管理工作大多由其他崗位人員兼職負責，人員專業素質普遍較低。在實際管理中，以紙質檔案為主，在專業信息研究方面能力較弱，未能充分發揮檔案管理軟件功能，單純發揮信息存儲與記錄等作用，管理工作質量難以得到充分發揮。

（三）人事檔案利用率較低

人事檔案對人資部門日常工作開展，乃至整個醫院管理水平的提升具有重要意義。在大數據背景下，檔案管理類型眾多，內容多樣，數據信息處于動態變化狀態，在無形中加大了人事檔案管理難度，急需構建科學高效的數據庫確保數據的動態化管理。但是，當前部分醫院由于受到思想認識、資金投入、技術等因素影響，檔案管理系統較為落后，仍以人工采集信息模式為主，紙質檔案較多，電子數據庫建設滯后，缺乏先進的檔案信息管理體系，導致檔案管理與查詢十分困難，檔案信息的利用率較低，造成較大的資源浪費。同時，隨著大數據技術的更新換代，檔案管理數據功能日益豐富，不但具有查詢與存儲功能，還可對內部數據進行橫縱對比，使數據整合與利用價值不斷提升。但因醫院缺乏對檔案信息化方面的研究，導致檔案管理仍然浮于表面，沒有對檔案的深層價值進行挖掘，極大的抑制了檔案資源優勢的充足發揮。

二、醫院人事檔案信息化管理有效措施

（一）加大建設資金投入力度

在醫院人事管理工作中，人事檔案資料可為其提供切實參考。在大數據背景下，要想提高人事檔案管理效率，醫院應嚴格按照國家對檔案系統管理建設方面的相關要求，加大檔案管理工作的資金投入。結合網絡信息化需求，配置所需的軟硬件設備，為電子檔案建設與發展提供切實保障。在檔案應用方面，對真實性、完整性提出嚴格要求，應充分利用檔案數據庫，將醫院經營中的人事信息記錄下來，使檔案信息得到動態更新，內容更加全面且完整，以此提高檔案的可用性，為相關人員的信息查詢提供切實依據，同時也為人事調動與人才培養提供更多幫助。

（二）健全信息化管理機制

1構建檔案管理平臺

在大數據背景下，醫院還應充分利用信息技術，構建電子檔案管理與安全防護平臺，安裝先進的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時，構建檔案數據庫，可通過自動檢索與更新的方式調閱所需信息，使檔案信息更新與應用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺，對人力資源信息進行優化和完善，針對單位內部“有檔無人，有人無檔”現象進行全面篩查，使人力信息更加標準且全面，為人事檔案數據庫的精簡優化打下堅實基礎。

2完善檔案管理機制

針對檔案管理者的意識進行強化，還應構建激勵機制，充分調動人事檔案管理者的工作積極性，使其全心全意的投入到管理工作中。在檔案信息化過程中，還應與現有的信息資源相結合，探究當前醫療體制改革的新政策與主流趨勢，確保制度實施對檔案管理具有推動作用，以免出現檔案內容被篡改等情況發生，使檔案數據的真實性、完整性和安全性得到切實保障。

（三）重視專業人才培養

在大數據背景下，要想切實提高人事檔案管理水平，勢必離不開專業人才的支持。新時期對人才培養提出更高要求，不但要掌握豐富的理論知識與嫻熟的檔案管理技能，還要具備較高的信息素養與計算機操作能力。此外，還應重視管理者專業素養的培養，使其能夠與當前檔案管理崗位需求充分符合。

1檔案部門應重視人才職業道德素養的鍛煉與培養，通過開展多樣化培訓活動，強化管理者的專業知識與技能，使其對電子檔案管理有更加清楚的了解，深刻認識到加密檔案的重要性，并樹立強烈的責任意識與敬業精神，在確保信息安全的同時，對檔案資源進行合理的開發和利用，使其在當前醫院人事管理工作中得到充分發揮，促進醫院良性發展。

2面向在崗人員開展系統化的教育和培訓，使全體人員均可熟練掌握軟件的操作技巧，并靈活的運用到日常工作中。在專業隊伍培養時，應根據醫院的實際情況，構建科學完善的檔案管理組織架構，使從業者的工作熱情得以調動，主觀能動性得到充分發揮，自身的業務技能不斷提升，與大數據的時代要求充分符合。

（四）完善人事檔案管理系統

為了提高人事檔案信息的利用率，應積極建立和完善檔案管理系統，并對其進行持續開發與利用。在檔案開發方面，引入多功能軟件建立檔案數據庫，補充和更新員工的各類信息，建立員工電子檔案，包括個人信息、薪資、執業資格、培訓教育等等，借助網絡技術將檔案信息關聯起來，利用現代化掃描形成形式多樣、內容完善的紙質檔案;當前部分醫院的人事檔案開發不到位，過于注重員工歷史資料的獲取，忽視員工實際發展情況與個人特點。在大數據背景下，企業對員工提出多種需求，不但對其專業能力進行關注，還重視其思想品質與綜合素質。因此，在員工信息收集時應擴大范圍，將其個人特點、綜合特征等融入其中，如職業技能、工作業績、個人缺陷等等，真實全面的人事檔案更可為企業招聘提供重要參考，在較短時間內判斷該員工是否與企業需求相符。同時，完整的檔案還可對員工工作行為進行約束，在醫院內營造健康良好的工作環境。在檔案利用方面，應深刻認識到檔案開發與管理的目的便是高效利用，因此應定期對檔案信息進行分類、整合，編制全面真實的檔案管理報告，為醫院領導決策提供依據，使檔案開發與利用價值得到顯著提升。

結束語

綜上述，在大數據時代背景下，先進的信息技術逐漸滲透到醫院管理工作中，為人事管理提供先進技術支持。但是，部分管理者思想落后，加強管理體系缺失、建設投入不足、缺乏專業人才等因素影響，導致人事檔案信息化管理現狀不容樂觀。對此，醫院管理層應積極采取針對性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

參考文獻：

[1]分析大數據時代下實現醫院人事檔案電子信息化管理的思考[J].秦楊.? 經濟師. 2020（06）

[2]探討大數據時代醫院人事檔案特點及管理素質探討[J].侯仰鋒.? 科技經濟導刊. 2019（01）