淺議加強檔案管理工作的重要性

耿正臣

摘要：檔案機構作為企業的一個重要組成部門，在企業經濟運行中起到了重要的作用。檔案事業的發展不僅取決于檔案事業本身的規模，更重要的是取決于檔案事業與社會需求的協調能力。只有從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及其方向，并著力于提高檔案館室的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，檔案事業的社會功能才能相應地發展，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。因此，必須把檔案事業與社會作為一個整體看待，同步規劃、同步發展、相互促進、相互協調，做好檔案的管理工作，使檔案事業與社會系統處于良性循環，從而使檔案事業有效快速的發展。

關鍵詞：加強;檔案管理;重要性

一、加強檔案工作者的素質

檔案事業的可持續發展則是在強調檔案事業與社會經濟相互協調、同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。提高檔案工作者的素質是加強檔案管理工作的必然條件。人是生產力諸要素中最重要的要素，是各項事業發展的基礎。只要有了人才作保證，檔案事業的發展就有持續的后勁和張力。

（一）提高檔案人員的政治素質

這就要求檔案人員要認真學習習近平新時代中國特色社會主義思想，同黨中央保持高度一致樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》嚴守黨和國家的機密。熱愛檔案事業并具備全心全意為人民服務的社會主義精神理念。

（二）提高檔案人員的業務素質

檔案人員應具有較高的、相應的檔案管理的專業知識。不但要熟練的掌握檔案學理論知識，還要熟悉和通曉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。檔案人員不僅要掌握檔案管理知識還要通過自己的工作實踐創立一套科學有效的管理方法。要強化系統思維意識，樹立檔案處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

（三）加強檔案人員的信息時代意識

現代社會已進入信息時代，檔案人員應增強對經濟發展的認識程度，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。檔案人員要全面了解市場的發展方向及信息，做到檔案工作與經濟接軌，做到檔案工作的實效性。其次檔案人員要學習掌握現代化的技術及方法，熟練使用高科技的設備。同時檔案人員還必須具備法紀意識。檔案人員在履行檔案工作的服務職能中要有強烈的依法辦事的意識，遵守檔案利用工作紀律按照黨和國家有關規定進行檔案的收集、開發、統計與利用，避免一切違法的行為對檔案工作造成的損失，杜絕一切違反檔案紀律的情況發生。

二、加強檔案工作規范化、標準化管理

（一）加強檔案的公文制發

檔案的公文制發的好壞，不僅僅決定檔案本身的質量，也決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。首先是紙質的選擇，檔案的公文制作中要選擇質量好的紙質，堅決不能使用易損易碎保存時間短的紙質，同時紙質的尺寸要符合國家規定的標準。其次檔案制作的字跡的要求，要保證公文制作時字跡要牢固清晰，字體字號要嚴格按國家標準設置，各種性質的公文都應該保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。再者在擬制公文的時候擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

（二）加強案卷（件）完整化、使用便捷化

要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，尚未完成的將不予以歸檔。明確立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。檔案人員在歸檔的時候要做到分類分檔，不同性質的檔案分別儲存保管，既做到管理清晰又確保使用時的便捷性。

三、加強檔案工作的保密性管理

（一）做好檔案儲存的保密工作

檔案存檔的地點要做到安全保密，要指定專人負責管理，制定嚴格的管理制度，無關人員一律不得觸及使用。

（二）區分普通檔案和重要檔案的分檔管理

對于重要檔案要加強管理，要設保險柜、保險鎖、視頻監控，從保管條件上確保重要檔案的安全。同時要加強重要檔案的日常管理。任何人調閱、調出重要檔案都要嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，重要檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）檔案管理人員的職責

就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案管理工作的基本任務和目的。檔案管理人員要做到即使檔案保管得完好無損，對已經破損的檔案，又要及時進行補救修復。檔案人員要做到相對集中保管檔案，不使檔案分散，造成檔案丟失。檔案人員還應做到有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（四）做好檔案使用時的保密性

明確一套可行的檔案使用的規章制度對于閱覽、外借、復制等情況要有明確的規章制度。檔案管理人員要嚴格的掌握和控制非檔案人員使用檔案的歸檔范圍和標準，對于不同層次的人員使用不同級別的檔案。

總之，加強檔案工作的管理是確保檔案工作發展的最基本的因素，檔案管理必須從多方面加強制度的管理和執行，確保檔案工作高速有效的發展。