基于Excel的賬務(wù)處理流程實(shí)現(xiàn)

劉宇琛　張悅　周欣然　劉鎧

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的會(huì)計(jì)處理越來(lái)越信息化，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式將逐漸被財(cái)務(wù)軟件所取代。Excel軟件有較好的處理中小微及初創(chuàng)型企業(yè)會(huì)計(jì)工作的能力，既能避免手工記賬的煩瑣低效，又能實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)化，易于管控，在一定程度上能滿足企業(yè)不同的會(huì)計(jì)情況和會(huì)計(jì)需求，適應(yīng)性較強(qiáng)。文章詳細(xì)介紹Excel在企業(yè)賬務(wù)處理流程中的應(yīng)用與操作，供企業(yè)參考。

【關(guān)鍵詞】Excel;賬務(wù)處理流程;實(shí)現(xiàn)

【中圖分類號(hào)】F275 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）08-0095-03

社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)的會(huì)計(jì)處理越來(lái)越信息化，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式，因工作量大且易于出錯(cuò)而逐漸被財(cái)務(wù)軟件所取代。Excel是一款用于創(chuàng)建和維護(hù)電子表格的應(yīng)用軟件，有著強(qiáng)大的制表和繪圖功能，加之其內(nèi)置了數(shù)字財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)工程等多種函數(shù)，可以為企業(yè)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理和財(cái)務(wù)分析提供一種新的處理思路。使用Excel的函數(shù)功能可減輕會(huì)計(jì)工作者的工作量，最終的數(shù)據(jù)分析也有利于企業(yè)得出正確的決策，因此Excel在會(huì)計(jì)工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

使用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理的流程與傳統(tǒng)賬務(wù)處理流程理論依據(jù)一致，即采用“會(huì)計(jì)憑證—會(huì)計(jì)賬簿—會(huì)計(jì)報(bào)表”逐環(huán)處理的模式。在處理流程中，利用Excel可以進(jìn)行部分簡(jiǎn)化操作，如快捷鍵的使用、公式的自動(dòng)計(jì)算、函數(shù)的使用、圖表的分析等，都可以大為減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。以下對(duì)Excel在企業(yè)賬務(wù)處理流程的應(yīng)用操作做詳細(xì)介紹。

1 基于Excel的會(huì)計(jì)憑證實(shí)現(xiàn)

在企業(yè)賬務(wù)處理流程中，會(huì)計(jì)憑證處理是基礎(chǔ)。這一環(huán)節(jié)主要包括會(huì)計(jì)科目表和會(huì)計(jì)憑證的錄入。在進(jìn)行會(huì)計(jì)科目表錄入時(shí)，打開Excel并新建工作簿，選擇一張工作表并命名為會(huì)計(jì)科目表，將完整的科目代碼和名稱錄入表格即可。再選擇另一張工作表命名為會(huì)計(jì)憑證表，根據(jù)本月發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制相應(yīng)會(huì)計(jì)分錄。為簡(jiǎn)化工作流程，常會(huì)運(yùn)用到以下幾個(gè)功能設(shè)置。

1.1 CONCATENATE函數(shù)的運(yùn)用

Excel利用CONCATENATE函數(shù)可便捷生成憑證號(hào)，在憑證編號(hào)欄輸入公式“=CONCATENATE（年，月，日，序號(hào)）”，按回車鍵即可獲得自動(dòng)生成的憑證號(hào)。在使用此函數(shù)之前，可根據(jù)企業(yè)賬務(wù)規(guī)模，確定序號(hào)采取2位數(shù)或3位數(shù)，將序號(hào)欄設(shè)置為文本模式，輸入即可保證憑證編號(hào)長(zhǎng)度一致性與數(shù)碼連續(xù)性。

1.2 數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置

Excel憑證錄入中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性可以讓錄入更高效、準(zhǔn)確。以會(huì)計(jì)科目為例，在記賬憑證中選中科目名稱下方輸入格，切換到數(shù)據(jù)模式，選擇數(shù)據(jù)工具中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證，在允許欄下拉列表選中“序列”選項(xiàng)后，在來(lái)源欄中選取會(huì)計(jì)科目表中全部常用會(huì)計(jì)科目，按下回車鍵返回。之后在會(huì)計(jì)科目列相應(yīng)單元格中即可使用下拉列表點(diǎn)擊相應(yīng)科目輸入，同理可以對(duì)科目編碼進(jìn)行設(shè)置。

1.3 VLOOKUP函數(shù)的運(yùn)用

Excel利用VLOOKUP函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查找、數(shù)據(jù)核對(duì)及在不同表格間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)。運(yùn)用本函數(shù)通常可以在會(huì)計(jì)憑證表、科目余額表及科目匯總表中建立科目名稱與科目代碼之間的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)精確查找。當(dāng)設(shè)置好函數(shù)公式后，僅輸入科目名稱就可自動(dòng)彈出科目代碼。但使用該函數(shù)需要注意：VLOOKUP函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)即要查找的值，必須位于查找范圍表格中的第一列，否則公式使用無(wú)效。

1.4 IF函數(shù)的使用

在登記會(huì)計(jì)憑證時(shí)，為確保借貸方金額的準(zhǔn)確性，可使用IF函數(shù)進(jìn)行測(cè)試。例如，在圖1 K2欄中輸入公式“=IF（SUM（I1：I19）=SUM（J1：J19），‘平衡，‘不平衡）”，按下回車鍵即可在每一筆憑證做完后檢驗(yàn)其是否平衡，但有一點(diǎn)需要注意，若結(jié)果出現(xiàn)“#NAME？”，則說(shuō)明公式輸入有誤，“平衡”與“不平衡”是字符串，只有用引號(hào)才能保證公式的正確性。以庫(kù)存現(xiàn)金為例，在K2欄中輸入公式后得到“平衡”的結(jié)果。

2 基于Excel的會(huì)計(jì)賬簿實(shí)現(xiàn)

會(huì)計(jì)賬簿分為日記賬和分類賬，其主要是根據(jù)企業(yè)當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證來(lái)進(jìn)行相應(yīng)處理，用來(lái)全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄當(dāng)月發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。以下簡(jiǎn)單介紹日記賬和分類賬的Excel實(shí)現(xiàn)。

2.1 日記賬

日記賬的處理較為簡(jiǎn)單。以現(xiàn)金存款日記賬為例，在Excel中采用“收入金額”（借方）、“支出金額”（貸方）和“余額”三欄式。現(xiàn)金日記賬一般由企業(yè)出納根據(jù)審核無(wú)誤的現(xiàn)金收款憑證和現(xiàn)金付款憑證，逐日逐筆順序登記，因此，根據(jù)涉及庫(kù)存現(xiàn)金的會(huì)計(jì)憑證逐筆登記即可，月末匯總出現(xiàn)金余額。

在現(xiàn)金日記賬的填寫中，常涉及SUM函數(shù)的使用。在計(jì)算收入金額合計(jì)時(shí)，輸入求和公式并按下回車鍵即可自動(dòng)加總求和得出當(dāng)月收入總額。同理，支出金額也可用同樣方法得出。期末現(xiàn)金余額公式原理為“期初余額+本期收入-本期支出”，不能直接下拉填充得出。

2.2 分類賬

利用Excel可以實(shí)現(xiàn)總賬和明細(xì)分類賬的建立，以下以總賬為例介紹Excel如何在賬戶中實(shí)現(xiàn)。總賬的處理略顯麻煩，在登記總分類賬前的一個(gè)必要步驟便是制作科目匯總表，面對(duì)復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)運(yùn)算工作，手工記賬模式下會(huì)計(jì)人員采取畫“T”字形賬戶逐一填列計(jì)算，而Excel的數(shù)據(jù)透視表和函數(shù)公式的運(yùn)用，巧妙地避開了復(fù)雜易出錯(cuò)的計(jì)算，減輕會(huì)計(jì)人員的工作量，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率。針對(duì)數(shù)據(jù)透視表和會(huì)計(jì)賬簿的公式設(shè)置見下述。

2.2.1 數(shù)據(jù)透視表

以會(huì)計(jì)憑證表為依據(jù)，為了防止數(shù)據(jù)遺漏，要保證目前未處于篩選狀態(tài)，故先對(duì)表頭進(jìn)行篩選測(cè)試。檢查無(wú)誤后選中數(shù)據(jù)源區(qū)域點(diǎn)擊“插入”中的“數(shù)據(jù)透視表”命令，進(jìn)入“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表對(duì)話框”，根據(jù)工作需要放置工作表，點(diǎn)擊“確定”，同時(shí)點(diǎn)擊刷新以方便取數(shù)。在透視表的字段中間按照科目匯總表的要素要求選擇字段，選取科目代碼、科目名稱、借方、貸方，調(diào)整字段區(qū)，在“∑值”下方設(shè)置值字段，依次選擇其為求和類型。最后修改表頭，添加公司名稱，編制日期，將單元格格式設(shè)置為會(huì)計(jì)專用，并加以適當(dāng)美化即可。若會(huì)計(jì)憑證表中憑證數(shù)據(jù)有誤返回修改后，可直接在科目匯總表中右鍵點(diǎn)擊數(shù)據(jù)更新，便可將新數(shù)據(jù)傳至表內(nèi)。最終科目匯總表樣式可參考圖2。

2.2.2 快速生成明細(xì)賬

以應(yīng)收賬款明細(xì)賬為例，在完成科目匯總表后，雙擊應(yīng)收賬款科目，此時(shí)會(huì)彈出所有當(dāng)期關(guān)于應(yīng)收賬款的憑證，將其復(fù)制粘貼到一張新的空白工作表中，添加表頭名稱即可。圖3為完成后的應(yīng)收賬款明細(xì)賬，格式可供參考。

2.2.3 函數(shù)的搭配使用

如使用IF函數(shù)檢驗(yàn)其借貸是否平衡、SUM函數(shù)求余額、VLOOKUP函數(shù)引用表中數(shù)據(jù)，因前文已有說(shuō)明，此處不再贅述。同時(shí)，一般為防止數(shù)據(jù)被修改可設(shè)置保護(hù)單元格將數(shù)據(jù)鎖定，在“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)的“保護(hù)”中選擇“鎖定”即可。

3 基于Excel的會(huì)計(jì)報(bào)表實(shí)現(xiàn)

在企業(yè)會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿的處理都是為編制會(huì)計(jì)報(bào)表服務(wù)的。會(huì)計(jì)報(bào)表分為靜態(tài)報(bào)表和動(dòng)態(tài)報(bào)表，還可按時(shí)間細(xì)分為月報(bào)、季報(bào)和年報(bào)，各企業(yè)規(guī)模和內(nèi)外部需求不一致，報(bào)表編制方法也各異。但總的原則是要如實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，使用Excel編制報(bào)表方式靈活，不易出錯(cuò)，一般可較好地滿足內(nèi)部報(bào)表和臨時(shí)性報(bào)表的需要。由于利潤(rùn)表、所有者權(quán)益變動(dòng)表和資產(chǎn)負(fù)債表編制方法大同小異，故取資產(chǎn)負(fù)債表為例來(lái)介紹報(bào)表在Excel中的實(shí)現(xiàn)。

資產(chǎn)負(fù)債表是基于會(huì)計(jì)等式編制的，需要根據(jù)各科目總賬數(shù)據(jù)填列，為了簡(jiǎn)便運(yùn)算，本文從科目匯總表取數(shù)，將其借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，得出其余額，以方便資產(chǎn)負(fù)債表取數(shù)據(jù)填列。如圖2所示，先在表內(nèi)添加“本年發(fā)生額”“年初余額”“年末余額”三欄。以庫(kù)存現(xiàn)金科目為例，直接將其年初余額對(duì)應(yīng)填入“年初余額”欄;再將庫(kù)存現(xiàn)金借方余額和貸方余額匯總計(jì)算出本年發(fā)生額，將其對(duì)應(yīng)填入“本年發(fā)生額”欄;最終通過(guò)本年發(fā)生額與年初余額計(jì)算得出年末余額，將其填入“年末余額”欄即可。同時(shí)，這也使得資產(chǎn)負(fù)債表中的期末余額可以從科目匯總表中相應(yīng)科目的“年末余額”欄取數(shù)進(jìn)行匯總。

資產(chǎn)類賬戶期末數(shù)填列“=期初余額借方+期末余額借方”。以貨幣資金為例：先在科目匯總表中分別計(jì)算出庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金當(dāng)期余額，再返回資產(chǎn)負(fù)債表，在貨幣資金期末數(shù)一欄中填列貨幣資金年初數(shù)與3個(gè)科目匯總余額;負(fù)債及所有者權(quán)益類賬戶的期末數(shù)填列“=期初余額貸方=期末余額貸方”，公式設(shè)置完成后，利用自動(dòng)求和取數(shù)即可完成資產(chǎn)負(fù)債表的填列。如圖4所示，資產(chǎn)合計(jì)數(shù)等于負(fù)債加所有者權(quán)益合計(jì)數(shù)，反映資產(chǎn)負(fù)債表填列正確。

會(huì)計(jì)報(bào)表填制完成，意味著企業(yè)一個(gè)會(huì)計(jì)期間的賬務(wù)處理流程結(jié)束，對(duì)于以上利用的公式和具體的簡(jiǎn)化操作均可當(dāng)成模板，只需在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)修改相應(yīng)公式就能計(jì)算出所需結(jié)果。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上處理可以看出，Excel軟件有較好的處理中小微及初創(chuàng)型企業(yè)會(huì)計(jì)工作的能力，既能避免手工記賬的煩瑣低效，又能實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)化，易于管控。目前市面上大部分財(cái)務(wù)軟件有其自身的局限性，如功能不全、費(fèi)用較高、對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求高等問(wèn)題，而Excel則將手工與軟件高效結(jié)合，是一種值得考慮的替代方案。同時(shí)，Excel在一定程度上能滿足企業(yè)不同的會(huì)計(jì)情況和會(huì)計(jì)需求，適應(yīng)性較強(qiáng)。故對(duì)于中小微及初創(chuàng)型企業(yè)而言，Excel是一種可實(shí)施性較高的解決方案。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]張斕.小微企業(yè)如何借助Excel進(jìn)行賬務(wù)處理[J].財(cái)會(huì)月刊，2013（2）：102-103.

[2]李群.小微企業(yè)如何基于Excel進(jìn)行賬務(wù)處理[J].財(cái)會(huì)月刊，2014（12）：85-87.

[3]向桂玲.會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中常用Excel技巧[J].現(xiàn)代交際，2016（12）：243-244.