高校檔案信息化管理創新發展

摘 要：為適應信息共享時代對高校檔案管理提出來新的要求，高校檔案管理如何從管理理念、管理模式、管理技術手段等方面進行改革創新，成為新時代青年思考的問題。

關鍵詞：高校檔案;信息化;創新

創新是第一生產力，創新決定未來，信息化時代給高校檔案事業的發展提出了新的要求與挑戰。當前，高校檔案信息化發展明顯滯后于高校其他管理業務的發展，其信息化發展面對的主要矛盾有：紙質化檔案與電子化需求之間的矛盾;先進的技術要求與設備不足、專業人才缺失之間的矛盾;繁瑣的查借閱程序與共享利用需求的矛盾等。

一、高校檔案信息化管理現狀

1.信息化硬件設施

各高校都有自己的檔案館或是檔案室，但是比起學校的其它部門，檔案館屬于邊緣部門，學校對信息化建設投入經費不多，信息化基本設備高拍儀、照相機、掃描儀等不齊全，高端掃描儀、修復設備、物聯網設備、掃碼設備、智能機器人等更是缺乏。大部分人認為檔案館只是一個存放檔案的地方，只有在需要補充個人人事檔案材料的時候才會想起找檔案館辦事。究其原因，還是檔案館自身建設的原因，檔案館沒有充分地宣傳檔案知識與挖掘檔案用途，沒有充分發揮檔案查詢利用功能，雖然有檔案管理系統，但是由于系統自身功能不強大、存儲空間不大、檔案錄入不完整、采集數據不規范或存儲有限等各種原因，造成檔案檢索不到或檢索不全，利用率不高。

2.信息化專業人員配備

人事部門通常把檔案館當作是臨近退休的最后一站或是解決引進人才家屬人事關系的地方。因此，檔案部門年紀較大的女職工較多，她們思想固化、對檔案認識不夠、檔案知識掌握不多，也不會運用新技術管理檔案;年輕人學歷高，但專業五花八門，檔案類專業人才很少，信息類專業人才更是緊缺。檔案管理不是對物的管理，而是對信息的管理，對圖片處理、數據庫整理、系統維護等都需要一定的計算機應用知識。因此，檔案管理部門要注重對檔案管理人員的繼續教育培訓和專業技能培訓，經常組織檔案工作人員參加全國各高校、檔案協會舉辦的檔案類專業信息化培訓，不斷豐富自身的專業素質和業務能力，更好地做好檔案工作。

3.信息化軟件建設

高校有關檔案管理的信息化平臺有很多，但缺乏有效的管理。如學校檔案部門的網頁或微信公眾號，可以宣傳檔案管理的規章制度、辦事流程、檔案查詢的網站鏈接、檔案服務電話和郵箱等;還有專業的各類檔案管理系統，提供檔案編輯錄入、查詢管理等功能。可是還是存在一些問題：首先，網頁、公眾號上的內容沒有及時更新，官方郵箱無人管理，信息沒有及時回復，平臺不過是一個虛架子。其次，各類檔案管理系統眾多，可能一個檔案館就有可能包括照片檔案管理系統、人事檔案管理系統、文書檔案管理系統、科研檔案管理系統等數個系統，歸檔部門要分別注冊不同的用戶名和密碼，不便于檔案的收集、管理和利用，應整合到一個系統。最后，全國各高校檔案管理系統各不相同，各有各的優點和不足，缺乏一個統一的高校檔案分類標準和歸檔方法操作應用系統，不利于共享和利用。

二、高校檔案信息化管理創新途徑

創新是發展的生命線，高校檔案信息化管理需要不斷的創新。創新包括知識創新、技術創新和制度創新。信息共享時代，高校檔案信息化管理創新發展，必須在管理理念、管理模式、管理技術方法等發面不斷創新，同時作為檔案管理的工作人員也要與時俱進，不斷地更新自己的知識儲備。

1.管理理念創新

檔案管理創新第一步就要解放思想，打破一些傳統的陳舊觀念，根據當前社會對檔案需求的實際情況以及《高等學校檔案管理辦法》要求，重新審視檔案在收集、整理、錄入、應用等各環節，方法是否正確，細節是否到位。

高校檔案主要包括高校辦學過程中形成的有關學生、教師以及相關企事業單位的綜合文件，所有檔案材料都是以人為中心的，所有檔案管理各環節要體現“以人為本”“一切為了廣大師生，為了廣大師生的一切”的理念。在收集中，不漏掉任何關于師生重要信息的檔案材料;在整理檔案材料中關系著老師、學生的獎勵、名譽、學籍、工資、職稱等內容，應從錄入到檢索，把人名列入關鍵檢索詞，有利于深入挖掘所有有用信息;在查詢利用服務中，對所有人一視同仁，營造公平公正的客觀環境，不造假，不捏造。

2.管理模式創新

（1）改變傳統的進庫房找檔案的思維模式。檔案館不應只是存放實體檔案的地方，應該是高校可開發的信息資源寶庫，只要輸入關鍵詞，就可以檢索到所有相關的信息。

（2）改變被動接受檔案的收集模式。檔案管理的源頭是檔案的收集，沒有檔案，怎么利用。傳統的檔案管理部門都是坐等歸檔部門年底一次性歸檔，這種積壓式的歸檔方式，很容易丟失材料。檔案是一種信息資源，從信息的生成就應納入檔案的跟蹤范圍，檔案管理系統應與辦公系統對接，辦公系統的發文自動提交到檔案系統歸檔。

（3）改變等待上門式的服務模式。提供檔案服務也可以是網上預約、郵寄、網上電子回復等，讓檔案利用者足不出戶就可以享受我們的檔案服務。比如，學生在升學、出國留學或求職過程中，國內、外各高校需核查學生的學籍信息，高校檔案部門可提供在線網上預約功能，只要提交相關材料，就可以申請核實該生的學籍信息是否屬實。

（4）改變檔案部門邊緣化的形象。檔案管理的信息化使檔案管理部門成為信息的掌握者，這種責任感讓檔案館部門應主動參與學校的教育教學實踐和學校的管理中心工作，不斷地挖掘和開發學校的信息寶庫，為學校的管理決策提供智能化信息服務。

（5）激勵機制創新。高校檔案館屬于學校的二級管理單位，檔案管理崗位大多是專業技術崗位，為調動青年檔案工作者的積極性和創造力，檔案管理內部激勵機制在職稱評聘、人才培養、崗位待遇、職位聘用、科研創新等方面應給予青年人以支持。

管理模式創新體現在將原有的封閉式管理模式變成開放式、共享式、網絡化的管理模式。比如，檔案材料查借閱程序、紙質申請審批制，采用無紙化辦公網上辦事制度，有效地提高辦事效率和服務水平。

3.管理技術創新

采用信息化技術手段是檔案管理信息時代的顯著特征，檔案管理的過程就是信息化處理的過程。將信息化技術應用到檔案的建立、保存和利用中，有利于重要、珍貴檔案信息實現紙質、電子等多介質，音視頻多形式長久保存;有利于紙質查閱與電子查閱途徑多樣化，大大提高檔案的檢索速度與精度;大大提升檔案管理水平，更好發揮檔案價值 。目前，應用于檔案管理領域的技術手段主要有：

（1）互聯共享的檔案管理系統

互聯共享是信息化最大優勢，提高檔案的利用效率和利用價值。從單機版的檔案管理系統到互聯共享的檔案管理系統，大大提高了檔案查詢利用的寬度和效率。具備原文檢索、編研統計功能、日志管理功能、預約查詢等功能的專業、開放、共享的檔案管理系統，為高校檔案管理搭建一個有效的檔案管理平臺。

（2）云存儲和云計算技術

云存儲和云計算技術是一種基于網絡的一種信息共享服務模式，由于具備數據存儲更加可靠、安全，合理分配資源，可以提供個性化服務，受到大家的青睞，已廣泛應用于各個領域。“云技術+檔案”有效地解決獨立、靜止物理服務器容量小、運行慢、難維護、安全系數低等瓶頸限制，確保檔案服務器的可靠運行，降低服務器的出錯概率，降低相關的維護費用，擴展了信息資源共享范圍，豐富了終端設備，為數字檔案館、云檔案館的實現，整合和共享全國檔案信息資源，向公眾提供高效快捷的信息服務做了必備的技術鋪墊。

（3）大數據

世界上凡是可以表達出來的信息都是數據，為了一個具體的應用把大量的不同類型、質量各異的數據及時進行處理，這些數據就進入了大數據的范疇。傳統的高校檔案館的職責是管理好本校歸入檔案館的實物檔案，大數據檔案管理，不僅表明檔案幾何式增長速度，也預示著檔案檢索的范圍擴大，在海量數據信息中甄別真正需要的信息能力是關鍵所在。

（4）兩微一端微服務技術

兩微一端就是應用于檔案管理部門的微博、微信公眾號和移動手機客戶端，特點是精簡、準確、實時、互動。與傳統的“我有什么，就提供什么”限制性服務方式相比，兩微一端可以做到“你需要什么，我提供什么”的以用戶為中心的個性化、專題化、特殊化、差異化服務方式。高校檔案涉及黨群、行政、學生、教學、科研、基建、儀器設備、產品、出版、外事、財會等十多個門類，每個用戶需求各不相同，兩微一端可以滿足用戶細微、專業私人訂制服務需求。

（5）物聯網技術

物聯網就是給物品裝上一個存儲基本信息的微型芯片，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和 管理。在檔案管理中應用物聯網技術，借助檔案的電子標簽，通過掃描標簽實現自動記錄跟蹤檔案借閱、歸還及上下架定位每個案卷的位置信息，防止案卷丟失，使檔案實體管理更加智能化。

（6）人工智能

人工智能簡單地說就是機器人模擬人類智能的一門科學，代表技術主要有自然語言處理、模式識別、專家系統、機器學習以及分布式人工智能，由于其具備準確率高，任勞任怨、不摻雜主觀因素、無時間限制等優點，已廣泛應用到汽車、無人機、快遞、醫療影像輔助診斷、家庭服務、語音、翻譯、家居產品等領域。人工智能應用到檔案領域，可以引進指紋識別、人臉識別以及虹膜識別等智能識別技術用于檔案庫房的門禁系統，做好庫房的專人管理;可以把智能溫濕度控制技術和視頻監控技術融入人工智能，進行智能庫房管理;可以采用基于圖像識別、語音識別和視頻識別等技術的智能分類技術對多種格式的檔案資源進行智能識別和分類，建立智能檢索;編寫檔案價值鑒定專家知識庫，模擬專家進行檔案價值鑒定等。

所有的檔案管理技術都是借鑒計算機和網絡技術，各種技術之間是相互聯系，相互支撐，彼此促進的，所有的技術依托互聯網而存在，人工智能技術的應用也離不開云計算和大數據等技術的支持，且貫穿檔案的預立卷、錄入、修改、刪除、移交、查借閱利用等全過程。人工智能綜合多項技術應用，目前成本較高，且技術不夠成熟，還存在安全問題，因此還沒有廣泛應用到各個高校檔案館，但是解決方案也在不斷更新，檔案管理的信息化必將越來越先進。

4.管理人員自身素質提高

創新是第一生產力，人才是第一要素，信息時代對檔案管理業務人員素質的要求是， 具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應現代檔案工作的需要。檔案管理創新必須重視對青年檔案工作者的選拔、培養和人才儲備;積極引進政治覺悟高、事業心強、創新性強、掌握一定的信息技術的有為青年，為檔案管理自動化、網絡化配備一支素質高、結構合理的檔案管理專業隊伍。高校檔案涉及教學、科研、基建、財務、人事等各方面的業務材料，服務對象包括學校師生、企事業單位、國外各高校或企業等，出具的檔案材料展示的是高校的品質和形象，需要檔案工作者不斷優化自己的知識結構，既懂檔案理論知識，又熟知國家和學校的方針政策，還會運用現代化信息技術及其他技術，包括良好的英文水平，提取檔案信息，正確規范地表達檔案信息。

三、結語

高校是培養社會主義建設者和接班人的搖籃，高校檔案館記錄著高校的辦學理念、辦學特色、辦學歷史，蘊含著學生成長足跡的材料和先進的科研技術檔案等信息，具有很高的社會價值和科研價值。高校檔案信息化管理應緊跟“互聯網+”時代步伐，在技術管理和制度管理方面不斷創新，盡快實現檔案信息資源采集自動化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化、服務人性化的專業管理模式，打造一個展示高校真實現在和美好過去的平臺。

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（作者單位：湖南農業大學檔案館）