關(guān)于信息時代做好出租屋檔案管理工作的策略探討

林桂芯

摘 要：在信息化時代背景下做好出租屋檔案管理工作，對于社區(qū)租房市場的發(fā)展是有利的，能夠為相關(guān)人員提供更為全面的信息，幫助社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)深入地了解社區(qū)租房市場的具體情況，并做好管控。基于此，本文就圍繞信息時代背景下出租屋檔案管理有關(guān)的內(nèi)容進行了分析與探究，結(jié)合具體情況提出一系列出租屋檔案管理工作的優(yōu)化策略，希望能夠促進出租屋檔案管理工作效果的提升。

關(guān)鍵詞：信息時代;出租屋檔案管理;優(yōu)化策略;租房市場

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我們逐漸迎來了信息時代，在這一時代中，信息技術(shù)的運用率不斷提升，各個行業(yè)都開始向信息化方向靠攏，這為出租屋檔案管理工作帶來了較大的便利。由于出租屋檔案管理工作涉及到諸多細節(jié)性內(nèi)容，檔案信息較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以提升檔案管理效率，所以相關(guān)人員必須要對信息技術(shù)進行運用，借助于計算機系統(tǒng)對檔案管理工作進行優(yōu)化。

一、信息時代出租屋檔案管理工作創(chuàng)新與優(yōu)化的意義

1.有助于提升出租屋檔案管理的質(zhì)量與效率

在我國社會快速發(fā)展的過程中，我國租房市場也在不斷變化，且國家有關(guān)政策也處于變動中，這導(dǎo)致出租屋檔案管理所面臨的形勢更為嚴峻，檔案管理的重要性更為凸顯。而在傳統(tǒng)模式下，相關(guān)人員在開展出租屋檔案管理工作的時候，往往是運用手工形式，比如手工對檔案信息進行收集、手工對檔案進行分類存放等，整體檔案管理的效率十分低下，且在管理過程中容易出錯。而在信息時代背景下，將信息技術(shù)引入到出租屋檔案管理工作中，則能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理模式進行改革，充分發(fā)揮計算機的自動化功能，提升檔案管理的效率。并且還能夠降低檔案管理人員的負擔，使其有更多的時間去思考如何對檔案管理工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，這就能夠促進檔案管理效果的提升。

2.有助于提升出租屋檔案管理的規(guī)范性，促進檔案管理職能的轉(zhuǎn)變

將信息技術(shù)引入到出租屋檔案管理工作中，能夠使檔案管理人員嚴格依據(jù)有關(guān)的制度來開展檔案管理工作，運用信息系統(tǒng)對檔案管理的每一個環(huán)節(jié)進行約束，遵循檔案管理的流程，這對于檔案管理規(guī)范性的提升是十分有利的。并且，檔案管理人員在開展信息化檔案管理工作的過程中，還能夠以更為嚴格的標準要求自己，深化對檔案管理工作的認識，更好地發(fā)揮檔案管理的作用。比如及時為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案管理的有關(guān)信息，對各種有關(guān)的信息進行匯總，或者做好分類等，也可以及時為相關(guān)檔案信息運用者推送信息資料，參與到?jīng)Q策與管理過程中，實現(xiàn)檔案管理職能的轉(zhuǎn)型。

3.有助于檔案價值的發(fā)揮

出租屋檔案管理工作的目的在于對檔案信息進行科學(xué)保存，為有關(guān)信息使用者提供檔案資料，促進其更好地了解租房市場發(fā)展與變化，并及時對政策進行調(diào)整，推動租房市場的更好發(fā)展。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理者僅僅是對檔案信息進行了保存，并不注重檔案信息的運用，且很多時候檔案資料都是紙質(zhì)版存放的，在需要運用的時候，往往需要花費較長的時間去尋找，整體運用效率十分低下。而通過信息技術(shù)的運用，則能夠?qū)⒓堎|(zhì)版信息轉(zhuǎn)化為電子版信息，并借助于計算機、互聯(lián)網(wǎng)對信息進行傳遞，這就能夠為相關(guān)人員更好地運用信息提供便利，促進檔案信息價值的更好發(fā)揮。

二、信息時代做好出租屋檔案管理工作的策略

在信息時代背景下，出租屋檔案管理工作的優(yōu)化措施是較多的，檔案管理工作的創(chuàng)新空間較大，而這離不開檔案管理人員的努力與付出，結(jié)合現(xiàn)實情況本文提出如下幾個出租屋檔案管理的優(yōu)化策略：

1.對傳統(tǒng)的檔案管理思想進行更新，樹立新型檔案管理理念

隨著時代的快速發(fā)展，出租屋檔案管理的重要性更為凸顯，且對檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念已經(jīng)表現(xiàn)出較大的滯后性，因此要積極對檔案管理思維進行創(chuàng)新，認識到新時代發(fā)展變化賦予檔案管理工作的重任。首先，出租屋檔案管理工作已經(jīng)不能再局限于傳統(tǒng)的收集信息、保存信息上了，而是要對各類信息進行科學(xué)分析，根據(jù)信息具體包含的內(nèi)容對出租屋發(fā)展情況進行了解，掌握租房市場的變化，并積極為有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供最新情況，幫助其做決策。其次，要認識到傳統(tǒng)檔案管理的不足，仔細分析工作中出現(xiàn)的問題，并結(jié)合現(xiàn)實情況對問題進行解決，不斷提升檔案管理的有效性。最后，相關(guān)單位要對出租屋檔案管理的制度體系進行更新，把握行業(yè)發(fā)展特點以及變化趨勢等，對制度進行創(chuàng)新，并做好出租屋檔案管理工作流程的優(yōu)化，為檔案管理者人員更好地開展工作明確方向，使檔案管理人員對自身的行為進行約束。

2.將信息化手段引入到出租屋檔案管理工作中

信息化時代出租屋檔案管理工作創(chuàng)新離不開信息技術(shù)的運用，為了提升出租屋檔案管理的有效性，相關(guān)部門應(yīng)當積極在檔案管理部門引入信息系統(tǒng)，且在引進信息系統(tǒng)的時候要全面考慮單位的情況，確保所引進的系統(tǒng)與單位發(fā)展相符合。同時，還要進行出租屋檔案信息資源庫的構(gòu)建，檔案管理者要定期將整理好的出租屋檔案信息歸入到信息資源庫中，做好各項信息的分類，在有關(guān)人員需要運用信息的時候能夠及時調(diào)取，并發(fā)送。為了進一步提升出租屋檔案信息的運用價值，還可以構(gòu)建對應(yīng)的檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)當滿足核心文檔與檢索文檔的需求，要將文檔名稱、內(nèi)容等納入到具體的檢索目錄中，以便于后期對其進行查找。而對于那些核心文檔來說，則要做好保密，對文檔進行加密，只有資質(zhì)內(nèi)的人員才能夠?qū)@類文檔進行運用。

3.對新技術(shù)進行運用，提升出租屋檔案管理的服務(wù)水平

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，各種新技術(shù)逐漸涌現(xiàn)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，這些技術(shù)都能夠為出租屋檔案管理工作帶來有利作用。檔案管理人員要對這些新技術(shù)進行運用，積極將其納入到自身的日常工作中，借助于這些技術(shù)提升服務(wù)水平，推動檔案管理效果的增強。比如，可以對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行運用，借助于該技術(shù)對租房市場的信息進行搜集，深入了解租房市場的變化，并對各種有關(guān)的檔案信息進行完善，提升檔案管理的完整性。還可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對相關(guān)檔案使用者的需求進行預(yù)測，分析其信息運用傾向，并主動為其推送有關(guān)的信息，減輕其信息收集的難度，幫助其更好地做決策。另外，還可以運用云計算技術(shù)對該區(qū)域出租人員的數(shù)量變化進行計算，統(tǒng)計出租人員的工作情況、薪酬情況等，深化對外來人員的信息進行了解，更好地對檔案信息進行充實，這對于檔案管理效果的提升也是極為有利的。

4.提升出租屋檔案管理人員的信息化技能

出租屋檔案管理人員工作水平的提升離不開信息化知識的學(xué)習，單位要注重對檔案管理人員進行新知識培訓(xùn)，使其多學(xué)習與計算機信息化有關(guān)的知識，不斷提升綜合技能，這樣其才能夠更好地將信息化技術(shù)融入到自身日常工作中。同時，還要對單位的硬件設(shè)備進行健全，要結(jié)合單位出租屋檔案管理的實際需求引進硬件設(shè)施，比如計算機、掃描儀、復(fù)印機等，以便為相關(guān)人員更好地開展信息化工作營造良好環(huán)境。

三、結(jié)語

出租屋檔案管理是外來人員管理的基礎(chǔ)，通過有效對這些檔案信息進行管理，能夠明確區(qū)域內(nèi)外來人員的具體情況，了解租房市場的發(fā)展與變化，并及時為外來人員管理提供參考依據(jù)。由于出租屋檔案管理涉及到的內(nèi)容較多，傳統(tǒng)的管理模式較為落后，所以在信息時代背景下要及時對這些模式進行更新，將信息手段引入進來，本文提出一系列信息化檔案管理策略，希望能夠為相關(guān)人員提供一些參考和借鑒。

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