分析基層企業勘測檔案管理的新模式

朱慧娟

內容摘要 檔案管理工作是基層企業管理工作中的一項關鍵內容，關系到基層企業其他各項工作的順利進行。文章對基層企業勘測檔案管理現狀進行了分析，并針對當前存在的問題提出了加強基層企業檔案管理的有效措施。

關鍵詞 基層企業 檔案管理 措施

1 引言

隨著我國經濟的快速發展，人們對電力的需求日益增加，基層企業的檔案管理也得到了迅猛發展。在基層企業運行中，企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，加強基層企業檔案管理能夠有效地提高基層企業的工作效率，促進各項工作的正常開展。但是，當前我國基層企業檔案管理現狀不容樂觀。

2 檔案管理新模式給勘測檔案管理帶來的益處

2.1 提高了工作效率

目前，一些地方仍然采用人工整理的方式來進行檔案管理工作，存在很多弊端，如浪費時間，易出現一些錯誤等。隨著計算機的不斷發展，檔案管理通過計算機軟件系統就可以將檔案進行分類、整理、儲存等，利用計算機進行檔案管理具有簡單、方便、快捷等特點，節約了勞動力和時間。在進行文件建立和辦業務時也可以使用計算機，如此可以大大地提高辦公效率。

2.2 使檔案管理更具保密性

由于每個人的檔案中都含有很多資料，有些資料一直放在檔案袋中而得不到很好地利用，造成了空間浪費、資源浪費，進而導致了金錢的浪費，甚至有的長期存放的檔案信息因氧化等原因造成損壞，而不能翻閱。利用計算機技術對檔案管理進行管理后，人們可以輕松地把文件進行逐級存放，易查詢，還不宜損壞。檔案管理將進入系統管理時代，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，極大地提高了檔案管理系統的完善性，大大增強了檔案管理的保密性能，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供了有利的資源。

2.3 檔案的保存期變得長久

紙質檔案容易發霉，還有丟失的風險，但是如果利用計算機技術對檔案進行管理，將不僅延長檔案的壽命，還可以將檔案保存好，不丟失。紙質紙張壽命取決于紙張的抗耐性，而紙的抗耐性與做紙的材料的纖維素有很大的關系，有時纖維素在一定的外在環境下容易導致損壞。例如，纖維素在高溫條件下容易變糊，甚至燃燒;當遇到酸或者堿的時候，纖維素會被燒壞等。因此，在檔案保管的過程中，常常因為人們的一不小心就可能導致檔案信息被銷毀，長時間保存檔案具有一定的難度。隨著創新檔案管理的不斷發展，電子文件的保存、查詢設備日趨成熟，不易受其他環境的影響，因此人們可以用一些電子設備將電子檔案儲存起來，如U盤、移動硬盤等。這些設備具有儲存和讀取方便快速的特點，可以方便地傳遞信息，能長時間地保存，受外界環境的影響很小，穩定性比較強，而且不容易被破壞。

2.4 保證檔案的安全

在平時辦公的過程中，一些素質較低的工作人員會不小心弄丟一些文件。有時候當事人需要檔案中的信息，在檔案信息借用過程中不慎將其丟失，造成文件不能正常歸檔，這給當事人和工作人員帶來了很大的不便和麻煩。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

3 加強基層企業勘測檔案管理的有效措施

3.1 改善檔案管理安全措施

檔案管理也是由工作人員來完成的工作，因此工作人員是檔案安全性管理的第一個保障。工作人員對電子文件管理可以隨意進行更改，而且還可以隨意地進行傳遞，從中謀取個人利益。為此，提高檔案人員的警惕性可以從本質上防止某些不懷好意的人對信息系統造成威脅，所以可以用防火墻或者備份數據等方式，對檔案進行安全保護。

3.2 完善檔案管理規章制度

無規矩不成方圓，檔案管理也要有健全的規章制度。要想建立檔案規章制度，必須滿足以下條件：第一，規章制度要簡明扼要，符合公司需求。建立規章制度是為了管理公司，所以可使用性是必須要有的，以簡單應用為主，可以使制度正常執行，并得到很好的應用。第二，規章制度的建立要合理，要有科學性。要根據公司的情況進行規章制度的建立，使它符合公司的需求。第三，規章制度要有雙向的約束性，規章制度用來規范員工的行為，也來規范領導的行為。員工是公司的主要組成者，他們是規章制度主要的約束者，也是規章制度主要的行動者，而領導的舉措直接影響著制度的順利進行。第四，要遵守制度，保持制度的嚴肅性。在公司檔案的管理部門負責制定檔案的規章制度，因此在制度面前要規范自己的行為，遵守規章制度，要將制度的權威性表現出來。

3.3 建立高效的懲罰機制

檔案其實和人的身份證一樣，是每個人必不可少的東西，它記錄著人們的成長。檔案可以很客觀地記錄事情的真實，充分表現出信息的真實性。隨著網絡時代迅速崛起，檔案信息隨用隨取，無論何時何地，只要有網絡就可以把檔案信息獲取。所以，建立健全檔案管理信息化服務，輕松搞定信息檔案的上網檢索、查詢，也是檔案管理信息化必不可少的組成部分[1]。作為和檔案每天接觸的工作人員，其更應該看清楚新形勢下的變化，轉變老觀念，學會創新，不斷充實自己，從而更好地服務于社會。在新形勢下創造一個積極的工作環境，檔案管理部門可以設置有效的獎懲機制，根據工作人員的責任合理分配工作，確保每個員工都能在職責范圍內把工作做得更好，以此來激發工作人員的工作熱情和使命感。

3.4 提高檔案管理技術水平

勘測檔案管理建設的基礎是技術，如果技術不夠過硬，那么勘測檔案管理就不能很好地進行，不能得到充分的利用。第一，盡量找到損害的源頭，從源頭避免損害的發生。為此要選擇優良的設備，質量一定要有保障。第二，在設計軟件時盡量讓軟件具有通用性，這樣就能使其與辦公系統有效地貫通起來。第三，在計算機運行時既要確保軟件的正常運行，也要保障硬件的安全。在設計軟件系統時最好選用集成的系統，因為這樣可以增大檔案的存儲量，豐富存儲的檔案。開發的系統使其能多方面、多層次地對檔案進行收集，使檔案的資料齊全。

勘測檔案管理是一項巨大的工程，是一項長期而細致的工作，需要工作人員樹立正確的創新意識和服務意識，從而在科技發達的時代更好地服務于社會。在檔案管理信息化的實踐中，檔案管理人員不僅要立足于本職工作，還要時刻保持著一顆積極上進的心態，努力學習，提高自己的知識水平，公司也要經常組織關于勘測檔案管理的培訓活動，讓員工通過培訓更加了解勘測檔案管理的知識，并且知道其重要性，從而將學到的知識很好地運用到工作中，既方便了自己，也讓工作能夠順利進行，并且給公司帶來效益[2]。

4 結語

綜上所述，當前基層企業檔案管理工作中仍存在著許多問題，檔案管理水平較低，這對基層企業的發展十分不利。因此，基層企業要采取有效的措施，完善檔案管理體系制度，加強檔案工作的建設，提高檔案管理工作水平，從而使檔案管理規范化、科學化，促進基層企業的發展。

【參考文獻】

[1]宿偉偉.基層疾控中心檔案管理的現狀及對策分析[J].傳媒論壇，2020，3（6）：105+107.

[2]薛敏.企業干部人事檔案管理專項審核問題研究[J].企業改革與管理，2019（22）：80-81.