簡述辦公自動環境下醫院檔案管理的重要意義

張艷 劉紅艷

摘要：隨著經濟和科技的不斷發展以及數據電子化的不斷普及，醫院檔案管理工作又有了新的挑戰。由于自動化管理模式被應用的越來越廣泛，檔案管理數量和難度的不斷提高，對于醫院檔案管理的效率和質量也提出了新的要求，這些都深深影響著醫院的正常運轉。因此，為了適應新時代的要求和發展，緊跟時代潮流的步伐，在辦公自動化環境下實施良好的醫院檔案管理模式勢在必行。這對于增強醫院各科室的管理水平、提升醫院的工作效率和工作質量都有著舉足輕重的作用。本文就辦公自動化環境下醫院的檔案管理進行分析和研究，找出管理工作中存在的不足和問題，并提出相應的解決措施和方法.

關鍵詞：辦公自動化;醫院管理;檔案管理;醫院檔案

醫院的檔案管理工作是醫院管理工作之一，也是影響著醫院正常運轉的重要因素。良好的醫院檔案管理工作能夠提高醫療技術、幫助醫院的整體運轉活動、促進醫院的整體發展，一定程度上也能促進醫療事業的發展。隨著信息技術的發展和辦公自動化模式的普及，檔案管理工作也普遍呈現了自動化的特點。小到醫院檔案管理工作，大到國家單位檔案管理工作，都離不開自動化、信息化的支持、離不開專業人員的扎實基礎和規范操作。這樣不僅可以提高工作質量還能提高工作效率，整合統計好醫院的龐大數據，為醫院的進一步發展奠定堅實的基礎。

1辦公自動化的定義

1.1辦公自動化的基本信息

把計算機信息技術應用在辦公室工作稱之為辦公自動化，其主要目標便是實現數據的傳輸和接收工作，幫助實現辦公室的準確性、系統性目標。這種辦公自動化模式的應用可以從根本上完成醫院越來越龐大的數據量和工作量，減輕醫院的工作人員的工作負擔，在醫院檔案管理的應用中有重要作用和意義。

1.2辦公自動化的基本特點

第一、能夠使一定范圍內的信息實現共享。在醫院的檔案管理工作中常常存在多部門管理檔案和檔案管理較為分散的弊端，進行辦公自動化的實施能夠讓醫院檔案管理工作更加向信息化靠攏，實現檔案管理的系統化、科學化、合理化，能夠提高醫院管理檔案的辦事效率，加強文檔歸檔的規范性。

第二、技術化和人員素養提高。在醫院的檔案管理工作中塑造辦公自動化環境本身就對管理人員提出了新的挑戰。由于辦公自動化是以計算機網絡為基礎的高科技、現代化的辦公設備，對工作人員的知識要求和專業素養也提出了新的要求。傳統的手工記錄和單人操作的方式已經遠遠不能滿足辦公自動化的技術要求，所以相應的，應提高工作人員的能力和素養。

第三、醫院檔案和儲存方式逐漸多樣化發展。隨著計算機網絡的普及，在辦公區域，包括醫院的檔案管理辦公室也配備了相應的計算機網絡設施，這就使得檔案管理工作由單一的紙質儲存變為影像類儲存，這樣不僅可以減少存檔環境的占用，提高存檔空間的利用率，還能實現文檔的較好保存，避免了以往因時間過長、環境過潮和意外因素等產生的檔案損壞問題，具有很好的保護性和穩定性，使醫院檔案文件的儲存工作向前邁進了一大步。

第四、提高工作效率。根據檔案的功能和作用，具體類別包括：科研成果、患者病例、診療記錄、會計記錄、專題采訪等。醫院檔案管理的類別及其廣泛、涉及范圍也很大，從基礎設施到應用教學都有相關文件，因此醫院檔案管理的工作量巨大，而辦公自動化不僅能簡化工作流程，還能減少工作紕漏，提高工作效率，使醫院的各個環節都能正常運轉下去。

2辦公自動化的優點

2.1提高工作效率

傳統的醫院檔案管理工作有三大難題。首先，在進行檔案輸入和卷宗建立的工作，既消耗時間又消耗精力，繁重的工作量使操作記錄起來難度巨大，工作流程死板使檔案管理工作更加枯燥，程序繁重復雜，長期從事的人員不免會有精神疲勞和身體疲勞問題，嚴重的會產生懈怠的心理，影響工作質量。其次，醫院檔案管理工作難度較大，細節問題頗多，而長期大量的醫院記錄更是需要足夠數量的工作人員來完成，這就需要醫院分流出一部分人員從事檔案管理工作，容易加劇其他工作的工作壓力。最后，是工作效率的低下，檢查、重查的頻率和準確度都不高，人工作業容易出現漏檢、漏記現象。如果檔案管理員的自身素養就不高，在工作中出現失誤，文件查找起來就顯得更加困難。

由于工作人員的不合理安排和人數較少，部分醫院的檔案管理員都只有一名卻有很多都是兼管，這樣就大大加劇了工作量和工作難度。而辦公自動化可以簡化檔案規整的時間和流程、提供更加精確、便捷的信息檢索方式，大大減輕了工作人員的工作量，提高工作效率。這樣集中的工作制度可以讓管理人員隨時的查缺補漏、減少文檔的堆積問題，增強醫院文檔管理水平。

2.2實現信息共享

醫院進行的檔案管理基本上只包括科技檔案、文書檔案和一些事物檔案等，而像醫療檔案和影像檔案則普遍分布在眾科室，造成了很嚴重的檔案分散問題，讓資料不能進行實現集中收納和處理，造成檔案不完整和不完全現象。在醫院檔案管理工作中形成良好的辦公自動化環境就是加入了高科技的計算機應用和處理，將檔案卷宗的目錄和內容實現合并管理，以此來提高檔案管理工作的質量和效率，可以對所錄入的信息資源做出相應的脫機處理和適時響應，保證文件的查全率和準確率，突破空間和時間限制。

通過廣闊的互聯網平臺，可以對其他工作的進行更深入的了解，及時準確地查找檔案的信息和最新動態，從而建立一個系統性高、操作性強、規范性高的智能化辦公系統模式，為醫院提供更好的領導作用，進一步提高信息的保密程度，在實現信息共享的基礎上，避免出現盜用信息的問題。

2.3提高檔案的穩定性

與傳統的紙質保存方式相比，辦公自動化環境下的檔案壽命要比以前好很多。紙張的耐用性比較差、不容易保存，在檔案保存的工作中極其容易出現文件丟失和破損情況。而錄入互聯網的文檔信息不但使用壽命要比普通紙質文件長得多，在保存方面也更加方便，占用空間更小，其載體也從單一的紙質變為各種電子載體，例如：DVD、U盤、大容量的移動硬盤等等。辦公自動化大大提高了文檔的穩定性，讓文檔不再僅限于紙上，還增加了傳輸能力、使得醫院文檔不會因為醫院的搬遷、意外事故、環境潮濕等意外因素造成損壞。

3辦公自動化存在的問題

3.1檔案管理不規范

檔案管理工作最重要的組成之一便是檔案制度的標準和規范。隨著搬動自動化的實施不可避免的出現多個軟件共同應用的情況，這就嚴重影響著文檔管理的規范化水平，不能有一個同意的標準。雖然辦公自動化再不斷地實施和普及，但系統優化程度的有限嚴重制約著醫院檔案管理水平，沒有發揮出自動化、信息化設備應有的理想效果，對文書的檢索效率也常常因為工作人員的失誤和程序的千家出現檢索不當、效率低下的問題。

3.2保密程度有限

由于傳統的紙質記錄修改過程較復雜，信息有局限性等問題，一定程度上在保密方面要優于電子文件。電子文件常常不需要蓋章和簽字，文字不能通過自己識別，在修改后又檢查不出痕跡，對于某些加密性文件盡管可以避免偽造和修改的問題，但也不是完全的具有安全性。紙質檔案由于是認為記錄書寫，如果發生涂改、修改文檔的想象，不免出現修改痕跡，因此在偽造、修改記錄等方面的安全性反而高于電子文件。同時電子化的檔案常常會遭遇某些黑客的竊取，落到不法分子手中造成危害社會的問題。

3.3檔案管理人員素質參差不齊

由于辦公自動化的實施，涉及大量的電子信息設備和飛速發展的互聯網，因此與傳統的文檔管理模式又有大不同。醫院的檔案管理人員只有做到既能有傳統文檔管理模式的工作經驗又能熟練操作計算機網絡系統才能順利完成工作。然而，很多醫院都忽視了醫院檔案管理人員的培養和教育，對人員的重視程度較低，兼管情況更是屢見不鮮。同時，學歷和專業素養的不高也限制了醫院檔案管理人員參與學習和進修的機會，其工作質量和工作效率也十分有限。

4辦公自動化的管理策略

4.1選擇適合的信息管理系統

根據醫院的自身定位和科室分布等因素，結合醫院的整體規劃發展，選擇適合的信息管理系統，制定分期規劃，并推進其發展。事先對可能出現的問題和情況進行應對措施的總結，以此基礎開發或選擇一套適合本醫院具體情況的電子信息管理系統。

4.2增強電子文檔的保密性和安全性

由于電子文檔容易出現修改和信息丟失等問題，提高電子文檔的保密性和安全性勢在必行。進行文檔管理工作的工作人員應加強對文件的保護意識，定期對存檔系統進行檢測和維修，及時的備份重要文件，升級系統，加強防火墻，嚴禁出現人員擅自更改、下載、刪除信息的情況，保證電子信息系統的正常運轉。

4.3提高管理人員工作能力

隨著設備的更新換代和管理方式的不斷轉變，對管理人員的工作能力也提出了更高的要求。管理人員應加強對自動化設備的熟練運用，通過課余培訓、知識講座等途徑，熟練掌握和運用電子信息設備。同時，還應該有針對性的幫助管理人員樹立一顆強烈的事業心和奉獻心，對其進行思想政治教育，在學習技術的基礎上，讓管理人員養成良好的職業素養。

4.4制定科學的標準

醫療是醫院工作的重心所在，為患者提供優質的服務，提升醫院的醫療水平，提高患者的生活生存質量是醫院管理工作的中心，對于醫院檔案的管理也應該遵循上述準則。在審核文件的過程中，應做到外部審核與內部審核相結合的雙審核模式，使醫院的文檔更加規范化、現代化。定期完善醫院的各項檔案管理制度條例，明確職工的工作任務和工作范圍，落實好基礎工作。完善檔案的統計、檢索、銷毀、刪除等工作，用科學的標準規范醫院檔案管理工作。

總之，醫療檔案是記載醫療單位工作中形成的文件、圖標以及錄像錄音等多種信息載體的信息材料，是一種不產生直接經濟效益的特殊檔案，但對于醫療科研成果的產生以及患者的利益有著重要意義，也可通過形成科研成果從而實現經濟價值。而辦公自動化利大于弊，在查缺補漏的基礎上可以有效促進醫院檔案管理工作的質量和效率，故該方法值得推廣。